O estoque fantasma: o que é e como acabar com ele?

O estoque fantasma representa um grave problema logístico. O desajuste entre a quantidade de estoque que está fisicamente na loja ou no armazém e o registrado no sistema informático pode trazer graves perdas para a empresa.

Neste artigo analisamos o que é o estoque fantasma e, sobretudo, como detectá-lo a tempo para que não afete a preparação e a expedição de nossos pedidos.

O que é o estoque fantasma

O termo “estoque fantasma”, em inglês phantom inventory (literalmente "inventário fantasma"), se refere aos desajustes entre os estoques existentes fisicamente na loja ou armazém e o estoque registrado no sistema. Ou seja, é aquele artigo que aparece como disponível no banco de dados, mas que, devido ao erro humano, não está na localização prevista.

Esse desajuste entre o estoque registrado e o real implica, por exemplo, que se aceitem pedidos que não poderão ser entregues ao cliente por falta de estoque. Ao coletar o produto, o operador perceberá que não existe mercadoria suficiente e se encarregará de avisar. Também pode haver problemas no abastecimento de matérias-primas para as linhas de produção, o que eventualmente poderia interromper a fabricação de um produto.

Uma incompatibilidade entre ambos os tipos de estoque significa que as ordens de compra, conhecidas como ponto de pedido ou reorder point, não serão realizadas no momento certo, causando rupturas de estoque (quando são adiadas) ou excesso de estoque (quando são adiantadas, por ter contabilizado um número de unidades inferior à real).

O phantom inventory normalmente provém de erros humanos originados do gerenciamento manual da mercadoria. Costuma ocorrer em armazéns com um vasto leque de referências, por exemplo, em empresas de e-commerce ou de varejo. De fato, o estoque fantasma afeta tanto armazéns quanto estabelecimentos comerciais.

Em suma, o estoque fantasma se converteu em um importante perigo logístico, levando diretamente ao stockout que impede que o pedido seja entregue nos prazos e nas condições estabelecidas previamente com o cliente. Também pode dificultar a execução da ordem de fabricação de acordo com a lista de materiais (Bill of Materials ou BOM) necessários para a produção estabelecida.

Como reduzir o estoque fantasma?

O estoque fantasma normalmente se origina devido a erros humanos de diversos tipos: ao mover mercadoria de localização sem registrar a mudança, ao ficar involuntariamente escondido um produto, confusões ao extrair referências de aspecto semelhante, ao trabalhar usando a memória e errar no número de unidades ou, inclusive, no produto em si, erros ao inserir dados no sistema, furtos... Se o inventário for feito com o Excel, papel e caneta ou um software rudimentar, é mais provável que ocorram essas ações que geram um artigo fantasma.

A implementação de um software avançado de gerenciamento da mercadoria, tal como um Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS), permite que as empresas restrinjam uma grande parte desse tipo de falhas.

Um WMS organiza as tarefas dos operadores garantindo que sejam corretamente executados. Por exemplo, no recebimento de mercadoria o software envia instruções passo a passo para registrar corretamente as unidades recebidas, seu manuseio e, finalmente, a localização onde devem ser armazenadas. Também impede que se omitam passos que poderiam causar erros. Portanto, através da leitura dos códigos de barra ou de confirmações no terminal, o operador deve validar que coletou o produto correto e o colocou na posição atribuída.

Outra etapa que costuma gerar erros é a preparação de pedidos. Novamente, o objetivo é minimizar a intervenção humana, automatizando a tomada de decisão e simplificando os movimentos do operador. Tecnologias de picking guiado como pick-to-light ou picking por voz são essenciais para suprimir o risco de estoque fantasma, guiando o operador no desenvolvimento de cada tarefa de forma simples e intuitiva. Através de indicadores de luz, esses sistemas sinalizam onde coletar um determinado produto e a quantidade.

Uma opção mais sofisticada são as estações de picking de alto desempenho. Os produtos estão armazenados em caixas e um miniload se encarrega de coletar automaticamente a caixa da estante, que é depositada em seguida no posto de trabalho onde está situado o trabalhador. O operador, que não tem de se deslocar em momento algum, apenas deve extrair as unidades indicadas da caixa que está diante de si e depositá-las em outra inferior.

O objetivo, em qualquer caso, é conseguir simplificar ao máximo as operações para reduzir ao mínimo o risco de erro humano.

Automatização: a solução definitiva para eliminar o erro humano

O WMS e os sistemas de assistência para picking minimizam de forma muito notável a possibilidade de erros. No entanto, apenas os armazéns automáticos podem garantir que não se cometa absolutamente nenhum tipo de erro humano, uma vez que todas as operações são robotizadas e a presença humana se restringe a gerenciar e supervisionar. Isso fica especialmente evidente nos armazéns automáticos para paletes.

Nessas instalações, quando um palete entra no recinto, deve passar obrigatoriamente por um posto de inspeção de entrada (PIE), cuja função é verificar o status correto da mercadoria e validar se está de acordo com o produto que entrou no sistema. Depois, os transportadores são os encarregados de mover de forma autônoma a carga para o ponto desejado do armazém. Finalmente, os transelevadores para paletes automatizam a extração e depósito da mercadoria nas estantes. Para a expedição da mercadoria, se repete o processo invertendo sua ordem.

Todas essas ações são realizadas sem a intervenção humana e são controladas pelo sistema de gerenciamento de armazém, o WMS, que comprova se o gerenciamento da mercadoria é correto e dirige os movimentos no armazém. Dessa forma, é praticamente impossível a aparição do estoque fantasma.

Por outro lado, um armazém automático não só evita que se cometa qualquer tipo de erro no inventário, como também aumenta consideravelmente o desempenho da instalação e maximiza a capacidade de armazenamento (é possível trabalhar a mais altura e deixar um menor espaço entre estantes).

Acabar com o estoque fantasma é possível

O estoque fantasma representa um grave inconveniente para as empresas. Por isso, as operações manuais são substituídas por elementos automatizados que garantem a confiabilidade e segurança de todos os processos.

Implementar um WMS é o primeiro passo para suprimir o item fantasma. O sistema monitora todos os movimentos do produto e guia o funcionário durante a reposição de estoque, evitando que ocorram erros humanos. Se quisermos limitar ainda mais a intervenção humana, os sistemas de armazenamento automáticos coordenados por um WMS são a solução ideal. Exercem um controle férreo sobre o estoque do armazém e a mercadoria já não se extravia nem se deteriora. Para eliminar a margem de erro na contagem de estoques, a automatização de processos desempenha um papel fundamental.

Nossas soluções de armazenamento automáticas são combinadas com o Easy WMS, o sistema de gerenciamento de armazém da Mecalux, para atingir a máxima confiabilidade no registro de estoque. Uma operação automatizada impede o surgimento do estoque fantasma desde o início. Entre em contato conosco e um especialista consultor irá oferecer-lhe a melhor solução para erradicar esse tipo de problema de seu armazém.