Como fazer um inventário de estoque rápido e eficaz

Fazer inventário de estoque ou recontar a mercadoria no armazém é uma prática padrão para verificar com precisão os níveis e localizações no estoque. Isso é essencial para o planejamento das áreas de suprimento e distribuição de logística.

Em nosso artigo, revisamos as diferentes opções existentes para fazer inventários físicos no armazém e também abordamos as ferramentas e boas práticas que facilitarão essa tarefa.

O que é um inventário físico e quais são seus objetivos?

Um inventário é a lista ordenada, detalhada e com valor das mercadorias que uma empresa armazena. Esses materiais são classificados e avaliados com base em suas características, de forma que fazem parte de seu patrimônio. Fazer um inventário de estoque no armazém consiste em contrastar os estoques, suas quantidades e características com o que aparece no registro ou sistema de computador da empresa a qualquer momento.

Os principais objetivos para a realização de um inventário são detectar: 

• Produtos danificados ou vencidos.
• Estoque obsoleto: devido a modificações no próprio produto ou porque foi substituído por outro. Esse tipo de estoque deve ser muito controlado, pois tem um impacto direto nos custos de armazenagem e ocupa um espaço valioso na instalação.
• Desvios devido a erros humanos e/ou do sistema: os primeiros são mais comuns que os segundos. Quanto mais organizadas as operações diárias, menos desequilíbrios haverá.
• Produtos que desaparecem: são perdas desconhecidas, geralmente produzidas por furtos ou outros incidentes.

De qualquer forma, no final do inventário, o responsável pelo armazém deve emitir um relatório destacando:

• As porcentagens de variação por valor e por unidades entre os registros iniciais e o estoque final.
• As diferenças mais importantes encontradas e as possíveis causas por trás desses desequilíbrios.
• As ações propostas para melhorar a gestão de estoque.

Principais tipos de inventário de estoque

Se tomarmos como base a periodicidade com a qual a contagem de mercadorias é realizada, destacam-se os seguintes tipos de estoques:

- Inventário anual:

A legislação brasileira determina a obrigação de cada empresa de apresentar um inventário anual (ou trimestral), ou seja, uma contagem global, que geralmente coincide com o final do ano.

Este procedimento constitui o tipo mais comum de inventário em empresas que não possuem grandes volumes de referências. No entanto, com apenas um inventário por ano, é difícil realizar a análise dos desvios e tomar medidas para corrigi-los a tempo.

- Inventário periódico ou rotativo:

A contagem de referência e unidades é realizada a cada período determinado (mensal, trimestral, etc.) e é a empresa que a determina. Geralmente, essas contagens são planejadas em horas ou horários com menor movimentação de mercadorias, pois evitam interferências no desenvolvimento da atividade habitual no armazém.

- Inventário permanente:

O controle de estoque é realizado com o software de gerenciamento de armazém. Os dados do estoque são atualizados em tempo real e o sistema exibe todos os movimentos sem a necessidade de fazer pausas na atividade. A implementação de um software de gerenciamento também apresenta vantagens para o controle de suprimentos, pois o departamento de compras tem seu trabalho facilitado quando se trata de substituir referências.

Além disso, é possível alternar os dois tipos de inventário com outras contagens excepcionais, quando é necessário verificar o estoque disponível em uma zona ou grupo de locais específico.

Passo a passo: como fazer um inventário de estoque

Existem algumas etapas inevitáveis ​​que você deve executar para fazer um inventário físico no armazém, independentemente da tecnologia usada:

1. Determine a metodologia: dependerá do tipo de estoque armazenado. É necessário decidir quais mercadorias serão sujeitas ao estoque e como serão quantificadas (por unidades, por volume, por peso, por valor econômico, etc.). Ao priorizar as referências a serem inventariadas, uma opção é usar o método ABC para classificá-las de acordo com a rotação, embora elas também possam ser organizadas por zonas ou por famílias de produtos.

2. Prepare a equipe de operadores: a equipe deve saber exatamente quais etapas executar, o setor do armazém a ser inventariado e como usar as ferramentas, além de outras instruções (por exemplo, coletar estoque obsoleto ou defeituoso, conforme apropriado). vá identificando).

3. Aproveite os momentos fora de pico: é preciso considerar o efeito da sazonalidade e tentar organizar estoques durante períodos de menos atividade, a fim de limitar seu impacto no armazém.

4. Avise aos fornecedores: fazer o inventário paralisa a entrada e saída de produtos do estoque, sendo necessário planejá-lo com antecedência e informar fornecedores e clientes.

5. Verifique as ferramentas e os recursos documentais: pode parecer um detalhe menor, mas o tempo gasto no inventário deve ser o mínimo possível, para que os dispositivos e a documentação necessária devem ser preparados com antecedência para evitar problemas de última hora.

Do inventário no Excel aos sistemas de gerenciamento de armazém

O resultado da contagem de inventário deve ser refletido em um papel ou suporte informatizado, dependendo do tamanho da empresa. Analisamos as opções mais abrangentes:

1. Inventário com Excel ou em papel

A realização de inventários com papel é a versão mais básica do processo e só é viável nas empresas que possuem estoques mínimos. Mas, mesmo nesses casos, o inventário sem software de gerenciamento de estoque expõe a empresa a problemas que podem ser caros.

A operação é a seguinte: os operadores verificam os estoques com uma lista de produtos em papel, para que seja seguido um procedimento muito manual, que aumenta a probabilidade de erro humano.

Uma evolução desse método é o uso de modelos do Excel para fazer inventários, uma vez que envolve um pouco mais de automação, já que pode executar cálculos de maneira computadorizada. Com a folha de cálculo, também há a possibilidade de instalar extensões que coletam dados diretamente dos leitores de código de barras, o que acelera o registro de dados. No entanto, apesar de melhor que o papel, essa solução também é suscetível a erros e, a longo prazo, não garante eficácia ou segurança no controle de estoque.

2. Inventário com um WMS

Os sistemas de gerenciamento de armazém, ou WMS, significaram um salto de qualidade na precisão e velocidade dos estoques no armazém. São, de fato, essenciais em empresas com um alto número de referências. Nesses casos, a complexidade da contagem do estoque é alta e um WMS reduz significativamente a probabilidade de cometer erros.

Surpreendentemente, de acordo com dados do Warehousing Education and Research Council, dois terços dos armazéns nos EUA ainda empregam métodos alternativos de gerenciamento de estoque para o WMS, incluindo o Excel. Isso é algo que provavelmente mudará devido às funcionalidades que os sistemas de gerenciamento de armazém oferecem.

Por exemplo, o Easy WMS, da Mecalux WMS, permite:

• Organizar quantas contagens o gerente de armazém precisar e com as características necessárias. Por exemplo, é possível programar contagens de contêineres, paletes, caixas ou de itens específicos.
• Limitar as áreas do armazém nas quais fazer o inventário do estoque (conta por local).
• Estabelecer regras de prioridade para produtos com base em seus parâmetros logísticos (nível de rotatividade, custo unitário, data de validade, número do lote, etc.) para poder selecioná-los facilmente e iniciar o inventário com os mais relevantes para a empresa.
• Integre todos os tipos de dispositivos de leitura de dados, sejam terminais de rádio frequência ou sistemas de voice picking, entre outros.
• Manter o controle máximo do armazém, ativando um sistema de estoque permanente, para que as informações sobre o estoque disponível sejam atualizadas diariamente. No caso do Easy WMS, o módulo Supply Chain Analytics é responsável por gerenciar esse enorme volume de dados.

Inventário logístico com código de barras ou RFID?

Um dos elementos que mais condiciona um inventário é o sistema de identificação, que varia do tradicional leitor de código de barras às sofisticadas etiquetas RFID. Vamos analisar essas duas opções:

- Inventário com código de barras ou leitores de radiofreqüência:

O código de barras é o sistema de identificação mais utilizado por sua eficiência, universalidade e baixo custo de implementação. A transferência de informações entre o mundo físico e o digital, seja Excel ou software mais avançado, é feita usando dispositivos que digitalizam esses códigos de produtos. Dessa forma, é essencial que exista uma linha direta de visão entre o leitor e a mercadoria.

O terminal de radiofrequência também é um leitor de código de barras, ao qual é adicionada a capacidade de se comunicar com o software de gerenciamento do armazém usando ondas de radiofrequência. Assim, o operador pode receber pedidos e realizar verificações diretamente no terminal, o que acelera a tarefa.

- Inventário com leitores de etiquetas RFID:

A implementação do sistema de identificação usando etiquetas RFID (Radio Frequency Identification) trouxe um enorme avanço na velocidade da contagem.

Essa tecnologia usa ondas de rádio para emitir e receber dados vinculados a um objeto. À medida que os chips são integrados a um adesivo, eles armazenam uma quantidade maior de informações, que podem ser modificadas ao longo da jornada do produto pela cadeia de suprimentos.

Em relação às tarefas de inventário, uma das principais vantagens é que ela não requer visão direta entre a etiqueta e o dispositivo. Portanto, com uma simples passagem do leitor pelo contêiner, os dados são carregados diretamente no sistema.

Duas das grandes barreiras que impediram a implementação maciça do sistema de identificação RFID são, por um lado, o preço e, por outro, a falta de precisão. No entanto, o mercado evoluiu e, em 2018, o custo médio de um sensor de IoT, como etiquetas RFID, é 200% menor que em 2004, de acordo com o Manufacturing Trends Report, da Microsoft.

Além disso, já existem inúmeras histórias de sucesso e estudos mostrando que a tecnologia melhorou claramente a precisão das leituras. Um estudo realizado pela organização GS1 US e pelo laboratório RFID da Universidade de Auburn, nos Estados Unidos, revelou que em 70% dos pedidos analisados ​​algum tipo de erro foi registrado devido ao uso de identificação de código de barras, comparado apenas 0,01% dos pedidos gerenciados com RFID.

A importância de realizar uma boa contagem de estoque

O objetivo do controle adequado do estoque é maximizar os lucros, minimizando os custos de armazenagem, sem afetar os níveis de serviço da instalação e melhorar a satisfação do cliente.

Tecnologias como software de controle de armazém e identificação RFID estão contribuindo para maior precisão de todo o processo. No entanto, ainda há um longo caminho a percorrer, uma vez que ainda existem muitas empresas que continuam a confiar em métodos mais manuais para fazer inventários no armazém.