Nota de entrega: o que inclui e qual sua função
A nota de entrega ou romaneio de entrega (packing slip em inglês), é um documento comercial essencial em logística porque é utilizado como comprovante: mostra que o pedido foi corretamente entregue ao cliente final.
Em um contexto em que os envios são cada vez mais rápidos e a terceirização do transporte logístico é cada vez maior, é fundamental ter um documento que inclua todas as informações do pedido para facilitar sua expedição, transporte e entrega.
O que é a nota de entrega?
Uma nota de entrega, também denominada romaneio de entrega, é um documento comercial que tem a função de registrar a entrega de um pedido. A pessoa que apresenta o packing slip, emitido pela empresa que vende o produto, costuma ser o motorista ou operador logístico responsável por transportar os pedidos ao destinatário final. A nota de entrega especifica a lista completa dos artigos que foram entregues ao receptor do pedido. Além disso, o documento inclui o número de referência dos artigos, suas características, assim como as unidades de cada produto. A lista permite que o receptor possa comprovar se recebeu toda a mercadoria encomendada.
A nota de entrega é útil para que o comprador possa comprovar se a mercadoria recebida é correta, assim como para que o emissor tenha um registro da mercadoria que sai do armazém. O documento é um comprovante de entrega com valor legal (proof of delivery) caso ocorra qualquer incidente.
Qual é a diferença entre uma nota de entrega e uma fatura? Embora ambos os documentos sejam comerciais, uma nota de entrega é o comprovante que indica os bens físicos recebidos e uma fatura é o documento comercial do pedido. Enquanto a nota de entrega contém as características dos produtos, a fatura especifica os bens vendidos: o preço de cada artigo, as condições ou o método de pagamento, entre outros.
Quais dados constam na nota de entrega?
Embora não exista um único formato de nota de entrega, é recomendável que o documento que confirme a entrega dos pedidos ofereça as seguintes informações:
- Número de pedido e fatura correspondente
- Data de envio
- Dados do remetente
- Dados do destinatário
- Conteúdo do envio
- Peso e volume de cada pacote
- Peso completo do envio
- Origem e destino da mercadoria
- Tipo e empresa de envio
- Data de recebimento
Os dados que aparecem no packing slip podem variar de acordo com o tipo de empresa e mercadorias entregues ao destinatário final. Por exemplo, embora por vezes especifique, não é obrigatório indicar o preço do produto. Por quê? A função da nota de entrega, ao contrário da fatura, é registrar a entrega do pedido e não seu valor comercial.
Benefícios do ‘packing slip’ em logística
Em termos logísticos, a nota de entrega oferece vantagens para a empresa que comercializa o produto, o operador logístico que o transporta, se for o caso e, o destinatário final que recebe o pedido. As mais importantes são:
- Serve como certificado de entrega: é um documento com valor legal que, de uma forma muito simples, certifica que uma mercadoria foi entregue ao seu destinatário de acordo com as condições pactuadas.
- Otimiza o gerenciamento das informações do pedido: a nota de entrega ajuda os motoristas, compradores e, inclusive, agentes de alfândega a identificar o conteúdo de um pacote.
- Detecta erros: com o packing slip, o receptor do pedido pode comprovar de forma rápida e fácil se o número de produtos recebidos coincide com os que tinha solicitado.
- Agiliza o processo de devolução ou reembolso: uma nota de entrega permite simplificar o gerenciamento das informações relacionadas às devoluções ou reembolsos de um produto que, por exemplo, possa ter sofrido algum tipo de dano durante o processo de envio. O padrão de devolução gratuita multiplicou o valor da nota de entrega.
Software para automatizar a nota de entrega
Com as novas tecnologias é possível automatizar a compilação de todas as informações que constam na nota de entrega e, dessa forma, economizar tempo e minimizar os erros decorrentes do gerenciamento manual.
As empresas que têm um software de gerenciamento de armazém, como o Easy WMS, são capazes de digitalizar a verificação e o controle documental durante a fase de expedição da mercadoria. O software considera as normas de etiquetagem e documentação da empresa transportadora para facilitar a distribuição dos pedidos. O Easy WMS é responsável por gerar e expedir a nota de entrega que corresponde a cada pedido para que o envio seja eficaz. Para gerenciar a logística de terceiros com eficiência, o software oferece o módulo avançado Sistema de expedição logística, que permite imprimir etiquetas compatíveis com as principais agências de transporte e atribuir os números de acompanhamento de cada volume no próprio armazém. A multinacional alimentar Danone utiliza o módulo Software para gestão da expedição logística em seu armazém de Valdemoro (Espanha) para se comunicar com a MRW, a agência de transporte que distribui seus pedidos. “Quando a MRW chega ao armazém, seus operadores devem apenas coletar os pedidos preparados, pois já receberam automaticamente todas as informações em seu sistema. Melhoramos muito em termos de eficiência”, explica Eduardo Puerto, Supply Chain Diretor Iberia da Danone.
Durante o processo de envio, é cada vez mais comum utilizar um comprovante de entrega eletrônico (canhoto digital), também conhecido em inglês como proof of delivery (POD). Tal como no caso da nota de entrega, o comprovante de entrega eletrônico é a confirmação de que uma pessoa ou empresa (comprador) recebeu de outra empresa (emissor) um bem ou uma série de bens na quantidade e prazo estabelecidos previamente. A confirmação é realizada de forma digital através de assinatura eletrônica.
Nota de entrega, o documento que confirma a entrega do pedido
O packing slip é o ponto culminante de uma cadeia de suprimentos eficaz e uma forma de rubricar em um papel que o objetivo final foi conseguido: entregar o pedido e cumprir o serviço logístico com eficiência. Atualmente, a logística exige que o gerenciamento de todas as informações seja o mais ágil possível, sobretudo no que se refere à terceirização do transporte. Nesse sentido, a nota de entrega é uma das melhores aliadas para todos os atores que participam da logística de saída.
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