IRIS otimiza as operações de seu armazém de equipamentos informáticos com Easy WMS

IRIS: instalação, manutenção e reparo de hardware

Com sede em Billy-Berclau (França), IRIS oferece soluções e serviços de TI para empresas de todos os setores industriais, principalmente varejo e saúde. A empresa fornece soluções de hardware e manutenção adaptadas às necessidades de cada cliente, bem como suporte sete dias por semana para empresas localizadas em França. Fundada em 2009, IRIS é uma empresa com mais de 300 clientes, presente em mais de 30 países e com um faturamento anual superior a 15 milhões de euros.

IRIS possui um firme compromisso com a qualidade de seus serviços de TI. Com uma história de quase 15 anos, a empresa sempre priorizou a satisfação de seus clientes ao fornecer-lhes as soluções que demandam.

Para servir os clientes da maneira mais eficiente possível, a logística é um dos principais processos da IRIS. Fornecer soluções de hardware dentro do prazo só pode ser alcançado com um controle rigoroso da mercadoria. “Os equipamentos de TI não são um produto qualquer; requer condições ideais de armazenamento e distribuição rápida para alcançar disponibilidade imediata em qualquer lugar da Europa, justamente quando precisa estar operacional”, afirma Yves Courtois, responsável pela Logística da empresa.

Em Billy-Berclau, norte de França, está o armazém com 6.000 m² de IRIS. Aí a empresa armazena mais de 9.000 referências que são distribuídas pelos mais de 300 clientes que a empresa possui em toda a Europa. Recentemente, a empresa implementou o Sistema de Gerenciamento de Armazém Easy WMS da Mecalux para otimizar processos e manter um controle muito mais rígido da mercadoria.

Antes da digitalização do armazém, todas as operações eram realizadas manualmente. “Utilizávamos nosso software de gestão empresarial (ERP) para organizar tarefas e rastrear mercadorias. Os operadores inseriam diariamente no sistema os artigos recebidos e os pedidos expedidos, o que representava um alto risco de erros”, afirma Courtois.

À medida que IRIS começou a expandir a sua carteira de clientes e o ritmo de trabalho no armazém aumentou, a empresa percebeu que tinha de renovar a sua logística para continuar a prestar um bom serviço. “Sabíamos que a organização do estoque poderia ser melhorada. O ERP foi incapaz de otimizar as localizações dos armazéns, processo que nos parecia básico para facilitar operações tão exigentes como a preparação de pedidos. Precisávamos garantir a rastreabilidade da mercadoria desde a chegada ao armazém até o envio e, para isso, tivemos que instalar um software mais sofisticado e focado no gerenciamento logístico”, explica o responsável pela Logística.

Após analisar diferentes opções, IRIS decidiu instalar o Sistema de Gerenciamento de Armazém Easy WMS para melhorar o controle de estoque e aumentar a produtividade no armazém. “Optamos pela solução da Mecalux porque pensamos que ela poderia se adaptar às particularidades da nossa instalação. O sistema é escalável: ajusta-se às mudanças do negócio como, por exemplo, a progressão das vendas ou a incorporação de novas tecnologias no futuro”, afirma Courtois.

Uma das questões que mais preocupou a IRIS foi a implementação do software. “O que nos convenceu foi a simplicidade e rapidez na implementação do sistema. No nosso caso, em pouco tempo os operadores já estavam preparando os pedidos seguindo as instruções do Easy WMS”, afirma Courtois. A equipe técnica da Mecalux trabalhou em estreita colaboração com a IRIS para encontrar a melhor solução para a empresa e resolver quaisquer dúvidas.

Logística digitalizada

Easy WMS intervém em todos os processos realizados no armazém IRIS, desde o recebimento das mercadorias dos fornecedores até à preparação e distribuição dos mais de 150 pedidos diários aos seus clientes na Europa.

“A instalação do Easy WMS significou um avanço em nossa logística”, destaca Courtois. Os operadores necessitaram apenas de uma breve formação para aprenderem a utilizar as diferentes funcionalidades do sistema e familiarizaram-se muito rapidamente. Utilizando terminais de radiofrequência, eles seguem as instruções do sistema, que informa passo a passo como localizar o equipamento de hardware. “Nossa equipe está encantada com o software porque simplificou seu trabalho. Agora a preparação dos pedidos ficou muito mais rápida”, acrescenta o gerente de logística.

Na área de recebimento, por exemplo, as operadoras notaram uma grande melhora. Agora eles não precisam mais inserir manualmente no ERP os produtos que chegam ao armazém. Basta ler o código de barras de cada palete ou de cada embalagem com o terminal de radiofrequência para que o sistema os insira na base de dados e lhes atribua uma localização automaticamente.

Para decidir a posição de cada artigo, o Easy WMS considera variáveis como a referência, o nível de demanda ou se o produto faz parte de um pedido que um cliente já solicitou. O software da Mecalux foi integrado ao ERP de IRIS para que ambos os sistemas possam compartilhar informações que impulsionam o desempenho das instalações. Por exemplo, o ERP notifica o Easy WMS dos produtos que o armazém receberá para que possa verificar se a mercadoria correspondente chegou.

A preparação de pedidos é outra das operações que mais aumentou a produtividade graças ao Easy WMS. “Os operadores não perdem mais tempo procurando produtos de TI no armazém”, afirma Courtois. O sistema os auxilia a preparar cada pedido: informa os artigos a serem localizados e sua localização exata. Também gera rotas eficientes pelo armazém para que os operadores percorram as distâncias mínimas possíveis.

“Ao organizar todos os movimentos de mercadorias e operadores, o controle de estoque é total. O software sabe a todo momento a localização precisa de cada produto e evita a ocorrência de erros”, afirma Courtois. O gerenciamento avançado de estoques resulta em operações muito mais fluidas.

Serviço personalizado

Um dos serviços que a empresa oferece é a customização de equipamentos de TI. Por exemplo, quando um cliente solicita equipamento informático para a sua empresa, IRIS faz questão de o entregar com as aplicações instaladas, considerando que cada departamento pode necessitar de programas informáticos específicos.

Para personalizar os equipamentos de TI, IRIS implementou o software VAS (siglas de value-added services). É uma extensão Easy WMS com as funcionalidades necessárias para garantir que cada pedido solicitado seja entregue respeitando determinadas exigências do cliente.

Ao preparar os pedidos, VAS informa aos operadores se os produtos retirados das estantes precisam passar por algum processamento adicional. Se for esse o caso, o software mostra para onde mover o equipamento para configurá-lo antes de distribuí-lo aos clientes.

VAS também está envolvida no processo de reciclagem de IRIS. Outro serviço prestado pela empresa, no seu compromisso com o cuidado com o meio ambiente, é a recolha e tratamento de equipamentos informáticos em fim de vida útil. Depois de destruir os dados e garantir a confidencialidade das informações, a empresa recupera e recicla os dispositivos informáticos para lhes dar uma segunda vida. Para isso, o software envia instruções aos operadores sobre o que fazer com cada produto, seja transferindo-o para a área de resíduos ou para reparos. A digitalização ajuda a empresa a gerenciar com eficiência, equipamentos de TI usados ​​e a cumprir as regulamentações.

Expedições controladas e rápidas

“Economizamos tempo nas expedições, agora estamos muito mais rápidos. Não é mais necessário gerar e imprimir manualmente documentos e etiquetas para transportadoras. O software faz isso com total autonomia e rapidez”, afirma Courtois.

IRIS implementou Software para gestão da expedição logística, uma extensão Easy WMS preparada para otimizar as expedições. O software organiza os processos de embalagem, etiquetagem e expedição de mercadorias com precisão, rapidez e sem erros.

O sistema foi integrado ao software utilizado pela TNT e UPS, agências de transporte de IRIS, para automatizar o gerenciamento de pedidos. O software simplificou as expedições: ao finalizar um pedido, o Software para gestão da expedição logística seleciona a agência marítima adequada e se comunica com ela para obter os dados necessários para gerar e imprimir as etiquetas e o tracking number.

As agências de transporte estão sincronizadas com o armazém para facilitar o trabalho dos operadores do armazém. Ao mesmo tempo, as transportadoras podem ser muito mais ágeis e fazer com que as entregas aconteçam com mais rapidez. Ao chegar ao armazém de IRIS, basta carregar a mercadoria no caminhão e distribuí-la.

Logística em constante evolução

Para IRIS, resolver as necessidades dos clientes de forma eficiente envolve controlar as mercadorias e alcançar operações otimizadas. A empresa recorreu à digitalização para dinamizar os processos logísticos e adaptar-se com facilidade às mudanças do mercado. Nos últimos anos, a empresa passou por uma grande expansão, o que a obrigou a transformar e modificar suas operações.

“Agora que temos logística digital, temos perspectivas futuras muito mais promissoras. Durante este ano, gostaríamos de inaugurar um armazém de maiores dimensões que nos permitirá continuar a fornecer aos nossos clientes e aproveitar as novas funcionalidades do software da Mecalux para continuar a prestar um serviço impecável aos clientes”, conclui Courtois.

Graças ao Easy WMS transformamos nossos processos logísticos e agora somos muito mais rápidos e eficientes na distribuição de mercadorias aos nossos clientes. Recomendamos o software da Mecalux para empresas que tenham muita atividade em seus armazéns.