Solução integral para armazém o e-commerce de Global Freaks

Grande seleção de figuras de colecionador

Global Freaks nasceu em 2017 comercializando figuras importadas de Dragon Ball. Aos poucos, foi crescendo e expandindo seu catálogo de produtos para oferecer uma gama cada vez mais ampla e variada de figuras.

Atualmente, mais do que uma loja online especializada em colecionadores, a Global Freaks se tornou um ponto de encontro para os amantes de mangá e anime (animação japonesa) como One Piece, Naruto, Doraemon, Sailor Moon ou Dr. Slump.

Ao expandir o número de referências, as vendas também aumentaram e, portanto, o número de pedidos. Portanto, era de vital importância melhorar a logística. A Global Freaks queria redesenhar completamente o seu armazém em Igualada (a apenas 50 km de Barcelona) e dotá-lo de novas tecnologias que tirassem o máximo proveito de todas as operações.

Desde seu armazém de 2.000 m², a empresa distribui seus dados a centenas de clientes em qualquer país (principalmente na Espanha). Atualmente, são gerenciadas 6.000 referências (estão sendo ampliadas com o lançamento de novas figuras) que podem ser adquiridas no eBay, Amazon ou diretamente no próprio site da empresa (www.global-freaks.com) por meio da plataforma Comércio eletrônico da PrestaShop.

Daniel Vizcarra, gerente da Global Freaks, explica que “antes fazíamos todos os procedimentos manualmente, sem nenhuma ferramenta de computador, e sabíamos de cor a localização das figuras. No entanto, quando o número de referências e pedidos começaram a crescer, este método de trabalho parecia-nos insuficiente. Percebemos que tínhamos que informatizar o armazém, queríamos mapeá-lo para representar graficamente sua distribuição e controlar as localizações e referências com facilidade e precisão”.

Neste sentido, a empresa solicitou a colaboração da Mecalux porque, nas palavras de Vizcarra, “foi o único fornecedor de sistemas de gerenciamento de armazém que nos permitiu a integração com os marketplaces onde vendemos os nossos produtos (eBay e Amazon), bem como com a plataforma PrestaShop para gerenciar nosso site”.

Soluções logísticas para 'e-commerce'

Após analisar as necessidades e operações da Global Freaks, a Mecalux propôs equipar o armazém com estantes de picking de 4 m de altura. Segundo Daniel Vizcarra, “optamos por esta solução porque nos pareceu uma combinação perfeita de estantes para uso doméstico e para uso industrial. A razão é que sua altura e profundidade nos permitem armazenar todas as figuras. Além disso, os localizações podem ser adaptados aos diferentes tamanhos e particularidades da mercadoria e o acesso direto facilita o manuseio dos artigos”.

Porém, para melhorar sua cadeia de suprimentos, o que a empresa realmente precisava era de um Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS). A Global Freaks instalou o Easy WMS, o WMS da Mecalux, porque “é capaz de oferecer controle absoluto e total rastreabilidade dos produtos, desde a chegada ao depósito até o embarque, algo que antes não tínhamos”, destaca Daniel Vizcarra.

A Mecalux também implementou três módulos que ampliam as funcionalidades do Easy WMS para que este e-commerce possa despachar todas os pedidos solicitados pelos clientes no menor tempo possível e sem erros:

• Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration. Este módulo, lançado recentemente, é capaz de conectar o Easy WMS com os principais marketplaces onde a Global Freaks vende suas figuras (eBay e Amazon) e com a plataforma de e-commerce PrestaShop. Desta forma, o estoque do depósito é sincronizado em todas as plataformas em tempo real e a preparação dos pedidos é automatizada para garantir seu rápido envio.
• WMS para e-commerce. Sua função é reduzir os tempos de preparação e envio de pedidos. Para isso, classifica as figuras do almoxarifado de forma lógica e ordenada que facilita o trabalho dos operadores que fazem o picking. Ele também organiza a separação de pedidos com base em se eles são single-unit (composta por um único item) ou multi-unit (composta por vários).
• Gestão da expedição. Visa simplificar e agilizar os processos de embalagem e etiquetagem dos pedidos, cumprindo os padrões definidos pelas agências de transporte com as quais trabalha a Global Freaks (principalmente Correos Express para envios em Espanha e Portugal).

Com todas estas soluções, “ficamos mais ágeis e podemos processar três vezes mais pedidos do que antes. Neste verão, apesar das dificuldades causadas pela pandemia, batemos recordes de vendas, o que indica que, no futuro, continuaremos ampliando o número de pedidos diários. Com o Easy WMS da Mecalux, poderemos prepará-los e despachá-los no menor tempo possível”, afirma Daniel Vizcarra.

Os números falam por si: agora são expedidos até 300 pedidos (ainda mais se necessário), enquanto anteriormente, em dias excepcionais e com maior volume de trabalho como a Black Friday, no máximo 90.

Também houve uma mudança na tendência. Antes, as segundas eram os dias com maior volume de pedidos. Agora, os pedidos chegam principalmente nos dias de semana. O Easy WMS é um sistema que rege todo o armazém, por isso está preparado para organizar e otimizar as operações, adaptando-se facilmente às variações da procura.

Vamos ver como os três módulos Easy WMS impulsionaram na cadeia de logística Global Freaks:

Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration: lojas ‘online’ conectadas com o armazém

Os usuários podem comprar figuras do Global Freaks na Amazon, eBay ou diretamente no global-freaks.com com o PrestaShop. “Para adaptar a nossa logística a esta realidade, o módulo Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration da Mecalux centraliza as três plataformas num mesmo painel, fornecendo-nos informação detalhada sobre o estoque disponível e os pedidos que os clientes solicitaram”, afirma Daniel Vizcarra.

O Easy WMS se comunica constantemente com essas três plataformas (podem ser mais no futuro) com dois objetivos básicos:

• Coordenação. O estoque que aparece na Amazon, eBay e no site Global Freaks é atualizado automaticamente conforme os clientes fazem novos pedidos.
• Comunicação. Amazon, eBay e o site Global Freaks podem informar o cliente sobre o status de seu pedido (se foi despachado e qual é a previsão de entrega).

O Easy WMS se comunica diretamente com as três plataformas de e-commerce sem a necessidade de um ERP. “Todo o nosso catálogo está no site da Global Freaks e a partir daí compartilhamos com o eBay e a Amazon por meio do Easy WMS”, afirma o gerente.

Da mesma forma, o Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration ajuda a atender às especificidades e demandas da Amazon, eBay e PrestaShop. Por exemplo, no caso da Amazon, a taxa de pedidos errados deve ser inferior a 1% e os atrasos na entrega menos de 4%.

A integração é o princípio essencial para a logística da Global Freaks. Amazon, eBay e PrestaShop notificam Easy WMS dos pedidos que os clientes fizeram e, ao mesmo tempo, o WMS atualiza o estoque em tempo real. Para tal, baseia-se nas unidades físicas do armazém, ignorando os pedidos (tanto os pagos como os parcelados). Este estoque também inclui itens de pré-venda (adquiridos entre seis meses e dois anos antes de seu lançamento no mercado).

Quando um cliente solicita uma figura, o Easy WMS ordena sua preparação imediata no armazém para que possa ser despachada no menor tempo possível. Simultaneamente, comunica que começou a preparação desta encomenda ao marketplace correspondente para informar o cliente.

Com a ajuda do módulo Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration, o WMS é conectado com a Amazon, eBay e PrestaShop. Por um lado, o estoque destas plataformas é atualizado periodicamente com os estoques disponíveis no armazém e, por outro lado, Easy WMS conhece os pedidos solicitados para organizar a sua preparação imediata.

WMS para e-commerce: preparação de pedidos ‘online’

O gerente da Global Freaks diz: "Somos uma loja online, por isso precisávamos do módulo SGA para e-commerce para unificar vendas e expedições com o gerenciamento de nosso armazém”.

Este módulo trata da preparação de pedidos online organizando de forma eficiente a área de recepção, pois é nela que são recebidos todos os produtos dos fornecedores, principalmente asiáticos, para que a Global Freaks os possa comercializar.

Seguindo as diretrizes do WMS para e-commerce, os operadores retiram as caixas de cada palete recebido e, com o auxílio do terminal de radiofrequência, fazem a leitura do código de barras. O WMS então informa automaticamente onde armazená-los.

O Easy WMS atribui a eles uma localização com base em diversos critérios como, por exemplo, a referência ou o nível de demanda. Daniel Vizcarra garante que “a estratégia de localização dos produtos é caótica, ou seja, os artigos nem sempre são depositados no mesmo local”.

Apesar desta paradoxal denominação, a estratégia de localização caótica segue uma ordem muito estrita, de forma que Easy WMS sabe a localização exata de cada peça em tempo real.

Esta estratégia também reduz o risco de saturação em certas áreas e aproveita as lacunas livres de forma mais eficaz. “Quando a nossa gestão era manual, tínhamos tudo ordenado por série (por exemplo, um corredor para Dragon Ball, outro para One Piece, etc.). Agora não, o Easy WMS é quem decide a localização e, embora tudo esteja aparentemente bagunçado, está bem organizado e melhor aproveitado”, completa o gerente.

Assim que todos os produtos forem identificados e armazenados, a preparação do pedido começa. De acordo com o gerente da Global Freaks, "geralmente preparamos o mesmo número de pedidos single-unit do que multi-unit, embora em épocas específicas como o Natal, geralmente despachamos mais single-unit em compras procedentes da Amazon".

Para isto, os operadores percorrem o armazém seguindo as instruções do Easy WMS. Este sistema informa para qual localização ir, qual item extrair e em que quantidade. “Antes, se os operadores coletavam o produto errado na hora de preparar um pedido, ninguém percebia até que fosse entregue ao cliente. Agora, porém, isso não acontece”, explica Daniel Vizcarra.

Os pedidos multi-unit são depositadas em cacifos, onde se unem às diferentes referências que constituem uma pedido. Depois de concluído, o WMS instrui o operador a retirar todos os itens daquele local e transferi-los para a área de embalagem e expedição.

Os cacifos também são utilizados como depósito temporário. Alguns pedidos, sejam single-unit ou multi-unit, são colocados neles esperando pela expedição (o mais comum é em pedidos a de longo prazo em que algum pagamento ainda está pendente).

Já quando os pedidos são single-unit, uma vez retirados das estantes, são encaminhados para a área de embalagem e expedição.

O módulo WMS e-commerce do Easy WMS é essencial para o nosso negócio de vendas online. Este sistema controla o estoque e organiza a separação de pedidos com base nos produtos disponíveis e pedidos pendentes. Como resultado, agora somos muito mais rápidos e atendemos mais pedidos sem erros.

Gestão da expedição: organização das expedições

A expedição de pedidos é a última operação que ocorre dentro do depósito da Global Freaks e, como tal, deve ser devidamente organizado e planejado. Antes de colocar os pedidos no caminhão de entrega, os operadores embalam, etiquetam e imprimem a documentação necessária para a transportadora.

O software Gestão de expedição é um módulo projetado especificamente para gerenciar todos esses processos automaticamente. Para começar, envia instruções precisas aos operadores sobre como embalar as figuras (por exemplo, diz se podem colocá-los em um único pacote ou em vários).

A próxima etapa é etiquetar os pedidos, para os quais a Gestão de expedição imprime uma etiqueta para cada pacote. O software sabe com antecedência qual agência vai distribuir cada pedido, então imprime uma etiqueta personalizada para cada uma delas. Esta etiqueta inclui, entre outros parâmetros, o código de rastreamento (mais conhecido como tracking number), especialmente útil para os clientes rastrearem seus pedidos.

Global Freaks trabalha com a empresa de encomendas expresso Correos Express para despachar encomendas para clientes em Espanha (exceto nas Ilhas Canárias, Ceuta e Melilla) e Portugal. Quando os pedidos precisam ser enviados para outros destinos, a empresa contrata os serviços de outras agências de transporte.

“Com este módulo, todas os envios são informatizados e as etiquetas são geradas automaticamente, o que nos economiza muito trabalho. Agora, dois operadores fazem o mesmo trabalho que três faziam antes”, comemora o gerente da Global Freaks. O WMS integrou as principais agências de transporte mais reconhecidas em cada país como UPS, DHL, TNT ou Correos Express na Espanha.

O módulo cria automaticamente a documentação necessária para o transportador (entre outros, a fatura comercial, o seguro de transporte ou os dados sobre onde entregar os pedidos). Os pacotes são então organizados na área de expedição para que quando o transportador chegue ao armazém, apenas tenha que retirá-los rapidamente e carregá-los no caminhão. Da mesma forma, a transportadora já possui todas as informações de que precisa, como os pedidos a serem coletados, a quantidade de pacotes ou o destino.

Com o módulo Gestão de expedição, automatizamos as expedições, eliminando assim os possíveis erros derivados do gerenciamento manual. Este software se integra com as transportadoras com as quais trabalhamos, agilizando o manuseio e distribuição dos pedidos.

Trabalho e paixão

O armazém Global Freaks é o paraíso para os amantes de filmes e séries de animação. Todos os dias, as operadoras se esforçam para despachar o maior número de pedidos para satisfazer os clientes que desejam receber as figuras de seus personagens favoritos.

Centenas de clientes na Espanha e internacionalmente se conectam todos os dias à Amazon, eBay ou ao próprio site Global Freaks em busca dos números de colecionador que desejam. “Nossa situação atual é muito boa. O confinamento e a pandemia impulsionaram o comércio eletrônico e nos beneficiamos desta expansão: tanto nosso faturamento quanto o número de pedidos cresceram”, afirma Daniel Vizcarra.

O Software de Gerenciamento da Mecalux tem contribuído para aumentar a produtividade deste armazém de comércio eletrônico. Com os módulos Easy WMS e Marketplaces & Ecommerce Platforms, WMS para e-commerce e Gestão de expedição, as 6.000 referências e pedidos disponíveis podem ser rastreados em tempo real, independentemente de sua origem.

O armazém está cuidadosamente organizado. O Easy WMS direciona e otimiza todos os movimentos da mercadoria, ao mesmo tempo que se preocupa em eliminar qualquer possibilidade de erro.
 

Easy WMS é um Sistema de Gerenciamento de Armazém ideal para nosso e-commerce. Reduzimos os erros, eliminamos as quebras de estoque, temos total rastreabilidade desde a chegada dos artigos ao armazém até ao envio e podemos gerir mais pedidos diariamente. De destacar que se trata de um software muito intuitivo e que a sua implementação tem sido impecável, apesar das dificuldades acrescentadas pela pandemia graças ao empenho das equipes operacionais da Mecalux. Agora temos um armazém moderno e logística avançada para atender às nossas necessidades atuais e futuras.

Benefícios para Global Freaks

• Digitalização e rastreabilidade: Global Freaks passou de uma gestão manual de sua mercadoria e seus pedidos a uma gestão totalmente digital. Isso não apenas eliminou os erros, mas também simplificou a preparação de pedidos.
• Integração com marketplaces: O Easy WMS se conecta automaticamente aos mercados onde Global Freaks vende seus produtos (eBay e Amazon) e à plataforma de e-commerce PrestaShop.
• Aumento de pedidos: os módulos WMS para e-commerce e Gestão de expedição triplicaram o número de pedidos que podem ser preparados no armazém.
• Controle nas expedições: Os processos de embalagem, etiquetagem e expedição da mercadoria estão sob controle com a ajuda do módulo Gestão de expedição, que se comunica com a Correos Express, a principal agência de transporte da Global Freaks.