O armazém de uma loja online de instrumentos musicais com Easy WMS de Mecalux

Desenvolvimento da cultura musical no México

A Gonher nasceu em 1956 no México, inicialmente como una empresa dedicada à venda de discos e aparelhos musicais. Atualmente, ocupa uma importante posição no mercado atacadista e está entrando progressivamente no mercado digital.

É uma empresa líder na importação e venda de instrumentos musicais e equipamentos de áudio para amadores e profissionais da música no país. Desde o início, a Gonher caracterizou-se por sua capacidade para desenvolver, projetar e instalar projetos de engenharia de áudio em teatros, hotéis, edifícios, casas noturnas, restaurantes, etc.

Também dispõe de escolas de música onde ensina a tocar guitarra acústica e elétrica, baixo, bateria, piano ou saxofone, entre outros instrumentos.

Necessidades da Gonher

A empresa possui um centro de distribuição de 6.000 m² na Cidade do México. Nesse centro se armazena uma ampla variedade de referências (ao redor de 14.900) que incluem todos os tipos de produtos relacionados à música e aos espetáculos ao vivo (instrumentos, cordas, pratos, telas LED, microfones, alto-falantes, etc.).

Anteriormente, a mercadoria proveniente de vários países (principalmente da China, Alemanha, Itália, Argentina, Espanha, Estados Unidos e Japão), era armazenada no centro de distribuição conforme ia chegando. Os operadores deviam fazer um grande esforço para localizar os produtos necessários e compor o pedido, o que tornava sua preparação muito lenta. Frequentemente, o pessoal do armazém tinha que trabalhar durante mais tempo para poder realizar todas as tarefas (recebimento, armazenamento, preparação e expedição de pedidos). “As operações estavam sob controle, mas queríamos aumentar a produtividade”, explica Esther Aguilar, gerente de operações de Gonher.

Além disso, ao não fazer um controle rigoroso do inventário, alguns produtos podiam permanecer armazenados durante muito tempo, apesar do custo que isso representa.

Em 2015, o negócio começou a expandir-se e a Gonher registrou um crescimento considerável em suas vendas. O espaço do armazém não estava bem aproveitado, por isso a empresa tinha dificuldades na hora de gerenciar todos os produtos tornando-se impossível acomodar os novos artigos que chegavam.

Diante dessa situação, a Gonher entrou em contato com a Mecalux para encontrar uma solução eficaz para seu armazém e que lhe permitisse “processar os pedidos de uma forma mais eficiente”, acrescenta Esther Aguilar.

Armazém mais produtivo

A equipe técnica da Mecalux analisou cuidadosamente as necessidades da Gonher. Sua proposta incluía, por um lado redesenhar o armazém e por outro implementar um sistema de gestão (SGA) capaz de otimizar todos os processos.

O armazém é composto por uma ampla área equipada com estantes para paletes de profundidade simples. Cabe destacar que o centro de distribuição dispõe de diferentes alturas, o que exigiu que as estantes tivessem que ser adaptadas a essa particularidade.

Também há uma área com estantes de picking. Nelas são armazenados produtos de menores dimensões e mais caros (como metrônomos, afinadores ou microfones de alta definição). Esses artigos constituem 80% das vendas da Gonher, portanto, a acessibilidade proporcionada por essas estantes facilita seu manuseio.

Finalmente, foi destinada uma área para o armazenamento de produtos no solo. Trata-se de artigos volumosos, utilizados principalmente para a construção de cenários, que são armazenados em contêineres.

Diariamente a mercadoria é recebida em contêineres. Estes são armazenados em sua localização e a partir da metade da manhã até o período da tarde, todos os pedidos são preparados e distribuídos. Os produtos são enviados aos doze pontos de venda que a Gonher tem distribuídos pelos 32 estados da República Mexicana, a outras lojas especializadas de música e aos clientes que compraram através do site. Por outro lado, a instalação do Easy WMS, o software de gestão de armazéns (SGA) da Mecalux, contribuiu para que os operadores sejam muito mais eficientes. Agora as operações são realizadas em um único turno de trabalho (suficiente para enfrentar todas as tarefas diárias).

Antes de colocar em funcionamento o armazém, a empresa transferiu uma parte de sua mercadoria para outro centro de distribuição que alugou a fim de organizar fisicamente o armazém de acordo com os requisitos do SGA. Durante esse período de tempo, a equipe técnica da Mecalux pôde analisar detalhadamente a nova distribuição e o mapa do armazém, o catálogo de produtos e cada um dos processos que geram movimentos de entrada e saída. Tudo isso, com o objetivo de personalizar ao máximo o Easy WMS e que se adaptasse às particularidades da Gonher. “Dessa forma, ativar e voltar e colocar em funcionamento o sistema ocorreu de forma satisfatória, sem afetar nem parar as operações que devem ser realizadas”, indica Esther Aguilar.

Seguindo a batuta do Easy WMS

A instalação de um SGA em um armazém é uma decisão muito importante para qualquer empresa porque repercute diretamente no desempenho da atividade. Por isso, antes de fazer qualquer escolha, os responsáveis pela Gonher queriam estar completamente seguros.

Tal como indica Esther Aguilar, “vimos o Easy WMS em funcionamento antes de ser instalado. Tivemos a oportunidade de visitar outro armazém com algumas operações muito semelhantes às nossas e nos convenceram que o SGA se adapta muito bem às nossas necessidades logísticas, descobrimos que é o sistema mais adequado”.

O SGA é como o diretor da orquestra, porque se encarrega de coordenar todos os elementos e operações efetuadas no armazém. Os operadores trabalham em conjunto com a finalidade de atingir o máximo desempenho, além de abastecer rapidamente todos os clientes do país. Dispõem de terminais de radiofrequência para estabelecer comunicação com o sistema em tempo real. Através desses terminais, os operadores recebem as ordens e confirmam que estas foram cumpridas.

O sistema é muito ágil, pois evita que o operador tenha que se perguntar ou questionar cada decisão, o que permite concentrar-se unicamente na execução. O resultado é um desempenho muito mais eficaz, praticamente sem erros.

Esther Aguilar – Gerente de Operações da Gonher
“Estamos muito satisfeitos com o Easy WMS porque nos proporcionou muitas vantagens, entre as quais destaco a agilidade na preparação de pedidos e a excelente organização dos produtos, de forma que estão localizados e identificados o tempo todo”.

Recebimento da mercadoria

Diariamente são descarregados entre 25 e 30 contêineres e os operadores identificam cada produto de forma individual.

Em seguida, o Easy WMS lhe atribui uma localização considerando diferentes variáveis como a rotatividade, dimensões ou custo. Por exemplo, os artigos com maior rotatividade são armazenados nos níveis inferiores das estantes (mais acessíveis aos operadores), enquanto os de pouca rotatividade são armazenados nos níveis superiores.

A correta organização dos produtos no armazém influenciou diretamente sobre todas as atividades desenvolvidas, incluindo o trabalho dos operadores e a gestão do estoque. Esther Aguilar indica que “uma das vantagens de instalar o Easy é que podemos saber o estado de nosso inventário em tempo real”.

Armazenamento da mercadoria

Uma vez recebidos todos os produtos, os operadores encarregam-se de transferi-los à localização atribuída pelo Easy WMS. Pode ser nas estantes para paletes, nos contêineres empilhados no chão ou nas estantes para picking.

O SGA acompanha os operadores o tempo todo para evitar qualquer tipo de erro. Primeiro recebem a indicação das coordenadas às quais devem dirigir-se e logo a localização exata em que devem armazenar os paletes. Isso resultou em um maior aproveitamento do espaço do armazém.

Além disso, no momento em que um produto é retirado de sua localização, ou seja, acabou, o Easy WMS ordena automaticamente seu reabastecimento.

O Easy WMS emite a ordem de reposição assim que a localização for esvaziada. No entanto, particularmente no caso das estantes de picking, a Gonher pode estabelecer o momento em que deseja reabastecer suas prateleiras. Por exemplo, os produtos mais vendidos são repostos com mais frequência, ou seja, antes de se esgotarem para evitar interrupções no serviço.

Preparação de pedidos

O picking é uma das principais operações desse armazém porque, conforme indica Esther Aguilar, “diariamente são preparados aproximadamente 90 pedidos compostos por uma média de 40 linhas cada um deles”.

Os operadores percorrem os corredores coletando os produtos que compõem cada pedido diretamente das estantes. Seguem o método de agrupamento de pedidos, que consiste em confeccionar vários pedidos durante o mesmo percurso.

Todos os dias, entre 20 e 30 paletes saem do armazém com produtos que devem ser entregues aos seus clientes. De acordo com a gerente de operações da empresa, “geralmente a distribuição é feita dentro da Cidade do México, embora alguns produtos também sejam enviados em caminhões para outras localidades do país”.

A Gonher agilizou a preparação de pedidos de duas formas diferentes. Em primeiro lugar, graças às estantes. Os sistemas de armazenamento destacam-se pela sua acessibilidade, o que favorece o manuseio da mercadoria. Em segundo lugar, o Easy WMS dirige os operadores indicando-lhes os produtos que devem ser coletados das prateleiras. Tal como destaca Esther Aguilar, “o SGA nos ajudou a reduzir o tempo de envio dos pedidos. Um pedido que chegue antes do meio-dia poderá ser processado em menos de 24 horas”.

Comunicação com o ERP

Para conseguir uma gestão global no armazém, o Easy WMS deve estabelecer comunicação permanentemente e de forma bidirecional com o ERP da Gonher. Para que isso seja possível foi criada uma interface que permite que o ERP envie mensagens ao Easy WMS e o Easy WMS ao ERP. Cada mensagem estabelece uma ação a executar com toda a informação necessária para executá-la.

Por exemplo, o recebimento nasce no momento em que o ERP, após efetuar a compra de um fornecedor, notifica o Easy WMS sobre a chegada desses produtos (indicando-lhe as quantidades, características, unidades, etc.). Quando a mercadoria chega ao centro de distribuição, os operadores encarregam-se de verificar que correspondem à informação recebida. Uma vez concluído esse trabalho, o SGA emite um arquivo com as quantidades reais que deram entrada no armazém e o envia ao ERP.

Embora existam interfaces bidirecionais (tal como o recebimento, porque ocorre uma comunicação entre o ERP e o SGA), também existem as interfaces monodirecionais (tal como o inventário, que permitem que o SGA envie ao ERP o estado do estoque).

Benefícios para a Gonher

• Controle da mercadoria: o sistema organiza as localizações baseando-se em estratégias e regras, identifica os produtos a partir de seu recebimento e tem a capacidade de dar instruções aos operadores sobre onde devem ser armazenados.
• Trabalho sistemático: o Easy WMS dirige os operadores o tempo todo, indicando-lhes onde devem depositar ou extrair a mercadoria, os pedidos que devem ser preparados, etc.
• Agilidade no picking: com a instalação do Easy WMS, a preparação e distribuição dos pedidos é muito mais rápida, reduzindo o tempo de envio a apenas 24 horas após sua compra.