A empresa de construção OHL inaugurou um novo arquivo documental

A empresa de construção OHL inaugurou um novo arquivo documental

Estantes com passarelas e armários Movibloc no novo arquivo documental da OHL na Espanha

A empresa de construção OHL inaugurou um novo arquivo documental

Uma multinacional como a OHL, presente em mais de 20 países da Europa, Estados Unidos e América Latina, possui uma desmesurada quantidade de arquivos muito valiosos (relatórios, processos, plantas, faturas, etc.). Para gerenciá-los da forma mais segura, eficiente e organizada possível, a Mecalux equipou seu arquivo documental em Guadalajara (Espanha) com um bloco de estantes para picking com passarelas e armários móveis Movibloc. As duas soluções otimizam o espaço ao máximo permitindo armazenar um maior número de documentos.

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  • Ficha técnica
    Arquivo documental da OHL: Estantes com passarelas
    Metros lineares de armazenamento: 11.592 m
    Altura das estantes: 8,3 m
    Comprimento das estantes: 29 m
    Arquivo documental da OHL: Armários Movibloc
    Metros lineares de armazenamento: 3.672 m
    Altura das estantes: 2 m
    Comprimento das estantes: 4 m
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Necessidade de um novo arquivo

Resultado da fusão de três empresas centenárias em 1999 (Obrascón, Huarte e Lain), a OHL é uma referência internacional na construção e gestão de infraestruturas (hospitais, barragens, linhas férreas, túneis, aeroportos, estradas, etc.). Seus projetos focam principalmente na Europa, Estados Unidos e América Latina.

Cada novo projeto que a empresa realiza se traduz em mais documentação que deve ser armazenada de forma segura (plantas, licenças, contracheques…). Para poder gerenciar esse crescente volume de arquivos e documentos, inaugurou recentemente um novo arquivo documental de 2.000 m2 no município espanhol de Azuqueca de Henares (Guadalajara). Tinham outro arquivo, “mas que acabou ficando sem espaço de armazenamento”, assegura Felipe Clemente Calvo, responsável pela gestão documental da OHL. “A transferência do arquivo, que concluiu antes do previsto, foi efetuada de forma progressiva e simultânea à implementação das novas instalações pela equipe técnica da Mecalux”, acrescenta.

Duas soluções de armazenagem

Nessas instalações, a OHL gerencia 100.000 documentos. Uma boa organização do espaço e das operações é indispensável para evitar qualquer possibilidade de erro e facilitar a localização dos arquivos quando forem necessários. O arquivo documental da OHL foi dividido em duas áreas e, em cada uma delas, a Mecalux instalou uma solução de armazenagem diferente:

Estantes com passarelas
As estantes de picking medem 8,3 m de altura e, sobre elas, se apoiam corredores elevados que no total formam três pisos. Essa solução otimiza toda a altura do armazém, pois triplica a superfície útil de armazenamento e acomoda um maior número de documentos. “Além disso, nos proporcionou comodidade na hora de gerenciar os documentos”, destaca Felipe Clemente Calvo.

As estantes de picking oferecem acesso direto, o que favorece o manuseio dos arquivos e proporciona uma maior rapidez no momento de efetuar as tarefas de armazenamento. Para obter um melhor desempenho do armazém a organização do trabalho é decisiva. Cada um dos três níveis tem atribuído um número específico de operadores que efetuam as tarefas de armazenamento e localizam os documentos necessários. Com esse sistema, vários operadores podem trabalhar simultaneamente.

Armários móveis Movibloc
É um sistema compacto perfeito para armazenar arquivos e documentos, uma vez que não é necessário dispor de muito espaço ao suprimir alguns corredores e disponibilizar apenas os imprescindíveis. É formado por armários montados sobre bases móveis que deslizam ao longo dos trilhos.

Com esse sistema, se otimiza o espaço disponível proporcionando uma maior capacidade de armazenamento. Ao abrir um corredor de trabalho com a ajuda de uma prática manivela se tem acesso direto a todos os documentos.

Estamos muito satisfeitos com os armários Movibloc porque nos ofereceram muita segurança”, indica o responsável pela gestão documental da OHL. Esses armários têm travas de segurança que impedem o acesso de pessoas não autorizadas aos documentos.

Felipe Clemente Calvo – Responsável pela gestão documental da OHL
A montagem das estantes com passarelas e dos armários Movibloc por parte da equipe técnica da Mecalux foi muito rápida e efetuada progressivamente, concluindo antes do previsto. Com essas duas soluções podemos armazenar todos os nossos documentos com total segurança”.

Sistema contra incêndios

A segurança dos operadores e do armazém é sempre uma prioridade. No caso dos arquivos documentais mais ainda, porque armazena material de muitíssimo valor e importância que também é inflamável.

Por essa razão e para assegurar a integridade da instalação, foi instalado um sistema contra incêndios completo que opera mediante aspersores automáticos (sprinklers) situados no teto do edifício. Esse sistema tem capacidade de aspersão suficiente para apagar qualquer início de incêndio no menor tempo possível. O solo dos diferentes níveis das passarelas também foi perfurado para permitir a passagem de água.

Organização e segurança

A Mecalux propôs uma solução adaptada às necessidades da OHL que, com uma infraestrutura e um investimento mínimo, tirou o máximo proveito da superfície de armazenamento disponível e conseguiu um alto desempenho de seu armazém de gestão documental.

Com essas instalações, a OHL pode gerenciar 100.000 documentos com total segurança e eficiência.

Benefícios para a OHL

  • Máxima segurança: o arquivo tem um avançado sistema contra incêndios que utiliza aspersores automáticos (sprinklers) situados no teto do edifício. Além disso, a trava de segurança dos armários Movibloc impede que pessoas não autorizadas acessem os arquivos.
  • Capacidade de armazenamento: as duas soluções da Mecalux aproveitam toda a superfície disponível permitindo armazenar um maior número de documentos, até 100.000 unidades.
  • Comodidade na gestão dos documentos: tanto as estantes quanto os armários oferecem acesso direto aos arquivos, o que ajuda a localizar qualquer documento necessário e facilita as tarefas de armazenamento e de picking.
Arquivo documental da OHL: Estantes com passarelas
Metros lineares de armazenamento: 11.592 m
Altura das estantes: 8,3 m
Comprimento das estantes: 29 m

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