Caffè d’Autore: toda logística começa com um bom café

A xícara de café perfeita

Caffè d’Autore se define como uma empresa tecnologicamente avançada e amante do café. Sua principal atividade consiste em prestar serviços às empresas parceiras e distribuir a La Spaziale, uma máquina de café italiana que é uma referência no setor Hoteleiro e Restauração.

“Embora nosso principal negócio se situe no âmbito dos serviços que oferecemos, ou seja, a venda de máquinas e moinhos de café, também temos uma atividade técnica muito relevante que exige peças de reposição. Tal atividade representa uma porcentagem em crescimento no âmbito do faturamento global e a consideramos estratégica para nossa empresa. Por isso queremos reforçá-la”, explica Roger Vilaplana, diretor do departamento técnico da Caffè d’Autore.

Embora os escritórios e o armazém da Caffè d’Autore estejam em Barcelona, a empresa está muito perto de seus clientes do resto da Espanha graças aos 150 técnicos estrategicamente localizados por todo o país. Através desse método de trabalho presta um serviço de pós-venda às empresas que usam a máquina La Spaziale, seja proporcionando-lhes peças de reposição ou realizando trabalhos de manutenção.

A tecnologia e a inovação são duas características básicas da empresa. “Nossos técnicos utilizam tablets há muitos anos, por isso eliminamos o papel de todas as gestões, sendo um elo crítico na digitalização de nossos processos”, afirma Roger Vilaplana. Agora a Caffè d’Autore embarca em um ambicioso projeto que será lançado nos próximos meses: a inauguração de uma loja virtual onde os clientes poderão comprar peças de reposição. “Para podermos dar esse passo, toda a nossa logística deve estar bem estruturada”, aponta o diretor do departamento técnico.

Funcionamento do armazém

O armazém de 240 m² da Caffè d’Autore foi equipado com estantes para picking da Mecalux. Medem 2 m de altura e nelas são depositadas mais de 2.800 referências de pequenas dimensões e de diferentes rotatividades, principalmente componentes e acessórios para as máquinas de café.

“Gerenciamos nosso estoque utilizando o critério de mínimo e máximo e fazemos reposições seguindo certas regras, ou seja, priorizamos os produtos indispensáveis para poder prestar o serviço”, afirma o diretor do departamento técnico. “Por serem artigos tão pequenos, seu manuseio uma tarefa complexa com um alto risco de ocorrer erros”, reconhece.

Recebemos semanalmente vários paletes enviados pelos fornecedores da Caffè d’Autore (não só da máquina La Spaziale, como também de outros fabricantes de soluções para café). Todos esses paletes incluem aproximadamente 350 artigos que é preciso contar, classificar e armazenar na localização correspondente. Segundo Roger Vilaplana, “ao ser uma quantidade tão alta, antes tínhamos que usar um dia inteiro para verificar os recebimentos”.

A Caffè d’Autore desejava aperfeiçoar os processos de armazenagem e de preparação de pedidos, por isso a distribuição da mercadoria devia ser reorganizada. “Considero que o trabalho que fazíamos era bastante correto, mas também podia ser melhorado sobretudo no que se refere à eficiência. Por isso, neste projeto todas as áreas da empresa se envolveram”, admite o diretor do departamento técnico.

Antes os produtos eram agrupados por famílias e cada localização se destinava a uma mesma referência. O inconveniente era que quando uma localização ficava vazia não voltava a ser ocupada até que chegassem mais produtos dessa referência, o que impedia aproveitar o espaço do armazém.

A empresa também tinha dificuldades para controlar o inventário. “Somos uma equipe pequena e a familiaridade fazia com que qualquer empregado pudesse entrar em certos momentos no armazém para coletar reposições”, indica Roger Vilaplana.

A falta de seguimento dos protocolos causava quebras de estoque. Devido a tudo isso a empresa começou a pensar em digitalizar sua logística, por isso buscava um fornecedor de Sistemas de Gerenciamento de Armazém (WMS) líder no mercado. Precisava de um WMS que otimizasse as operações e recursos disponíveis, melhorasse o desempenho e garantisse um sistema de trabalho eficiente e sem erros.

Depois de analisar detalhadamente as necessidades da Caffè d’Autore, os especialistas da Mecalux propuseram a implantação do Easy WMS em colaboração com a Code Biting, empresa inscrita no programa de empresas parceiras da Mecalux. A empresa se encarregou de configurar e parametrizar o software para que estivesse 100% adaptado às operações específicas do cliente, assim como ministrou o treinamento necessário ao pessoal de armazém.

O Easy WMS foi integrado com o ERP Sage 200c para que as operações do armazém sejam coordenadas seguindo os requisitos da empresa. Pere Deulofeu, diretor de TIC da Caffè d’Autore explica que o processo de integração foi “muito rápido e fácil”. Foi criado um banco de dados intermediário Microsoft SQL entre o ERP e o WMS para que os dois sistemas troquem mensagens sobre a forma de realizar as operações do armazém.

O resultado desse processo é um armazém muito mais produtivo. A equipe notou uma melhoria substancial no momento de elaborar o inventário. Através do software o tempo utilizado para preparar o inventário sofreu uma redução de 50%, além de poder fazê-lo sem interferir na atividade diária.

Roger Vilaplana – Diretor do departamento técnico da Caffè d’Autore
“Através do Easy WMS da Mecalux otimizamos as operações e o espaço de nosso armazém. Também eliminamos os erros e melhoramos o serviço. Em suma, somos mais rápidos e eficientes no momento de atender nossos clientes.”

Nova organização, nova logística

A Caffè d’Autore implementou o Easy WMS, o WMS da Mecalux que controla o recebimento da mercadoria, a distribuição dos artigos no armazém, o trabalho dos operadores e a preparação e expedição dos pedidos.

Recebimento da mercadoria

“Notamos uma grande melhoria nesta área”, indica Roger Vilaplana. O recebimento da mercadoria é muito mais rápido, pois antes era preciso usar um dia para verificar a mercadoria recebida e agora basta algumas horas e sem interromper os demais processos do armazém. Os operadores, mediante terminais de radiofrequência, seguem o tempo todo, as instruções do Easy WMS que se encarrega de lhes indicar o que fazer com cada produto. Através desse sistema a margem de erro também é mínima.

A empresa também melhorou a gestão dos pedidos pendentes (aqueles que não podem ser completados até a chegada do artigo necessário). “O WMS prioriza este tipo de pedido e indica aos operadores que devem ser finalizados com os produtos que acabam de chegar para que possam ser distribuídos quanto antes”, manifesta Roger Vilaplana..

Através da instalação do Easy WMS, a Caffè d’Autore passou a usar o sistema de código de barras no armazém. “Tivemos a oportunidade de modificar nossa forma de trabalhar e agora os fornecedores nos enviam os produtos já etiquetados com códigos de barras. O esforço valeu a pena e, consequentemente, os recebimentos foram agilizados de maneira significativa”, afirma o diretor do departamento técnico.

Armazenamento da mercadoria

Uma vez identificado cada artigo, o WMS lhe atribui uma localização dependendo de suas características e nível de demanda. Assim, por exemplo, os artigos com maior demanda são depositados nas áreas mais acessíveis para facilitar sua entrada e saída.

Atualmente, a estratégia de localização dos produtos é caótica. Apesar dessa denominação paradoxal, o armazém segue uma ordem muito rigorosa. O Easy WMS atribui uma localização para cada produto considerando sua rotatividade e localizações disponíveis no armazém.

O WMS sabe o tempo todo qual é o estoque e onde está localizado em tempo real. “Ganhamos confiabilidade e minimizamos os desajustes no inventário, do qual dependem todos os processos”, opina Vilaplana.

Uma localização caótica muito ordenada

A estratégia de localização caótica do armazém trouxe as seguintes vantagens para a Caffè d’Autore:

• Otimização do espaço. A empresa aproveita melhor todas as localizações livres.
• Agilidade nas tarefas de armazenamento. O WMS atribui uma localização para cada produto de forma automática. Os operadores não precisam saber de memória a distribuição do centro nem decidir onde depositar cada produto.
• Elaboração das rotas pelo armazém. O WMS otimiza os deslocamentos dos operadores para que percorram a mínima distância possível nas tarefas de armazenamento e preparação de pedidos.
• Maior precisão. A supervisão do Easy WMS evita erros na preparação de pedidos e na reposição das estantes.

Preparação e expedição de pedidos

A partir do armazém a Caffè d’Autore envia as peças de reposição aos clientes e à sua equipe de técnicos. Estes contam com vans que foram concebidas como armazéns, pois precisam de uma reposição semanal e de uma gestão de estoque mínimo e máximo dos artigos. Antes de começar a preparar os pedidos, o Easy WMS ordena a impressão das etiquetas e da nota de entrega para cada um deles.

Os operadores preparam os pedidos formados, em média, por 15 linhas cada um deles. Para fazê-lo percorrem o armazém seguindo as diretrizes do Easy WMS que lhes indica a localização à qual devem dirigir-se, os artigos a coletar e a quantidade. Os operadores acondicionam cada artigo em seu saco, fazem sua etiquetagem e, quando estão todos, passam a embalá-los junto à nota de entrega.

Posteriormente, organizam os pedidos em função do destino, ou seja, se devem ser enviados aos clientes ou às vans. Uma boa organização desse processo minimiza as falhas e dinamiza a distribuição da mercadoria.

Tecnologia com aroma de café

A Caffè d’Autore é uma empresa modesta e com um grande projeto em mãos: garantir que milhares de pessoas comecem o dia tomando uma deliciosa xícara de café. Para que isso seja possível a empresa sempre confiou na tecnologia, pois graças a ela pode fazer uma supervisão avançada de todos os processos, trabalhos e recursos. Sua cadeia de suprimentos é complexa, pois é composta por 2.800 referências de múltiplas dimensões e rotatividades.

No entanto, o Easy WMS da Mecalux simplificou sua gestão, o que repercutiu na melhoria da produtividade e da qualidade do serviço. O Easy WMS, além de organizar toda a mercadoria do armazém, também se encarrega de organizar a atividade de armazenagem e preparação de pedidos. A disponibilidade da mercadoria é uma prioridade para a Caffè d’Autore. Os mais de 150 técnicos distribuídos pela Espanha devem ter sempre disponíveis as peças de reposição necessárias para atender aos clientes quando necessário.

Benefícios para a Caffè D’Autore

• Benefícios para a Caffè D’Autore: o Easy WMS controla o inventário da Caffè d’Autore e sabe exatamente onde está localizada cada uma das 2.800 referências armazenadas. Tudo isso para planejar o trabalho e garantir a distribuição das peças de reposição no momento certo.
• Uma solução completa: as estantes para picking e o Easy WMS transformaram por completo a logística da Caffè d’Autore. O acesso direto aos produtos que as estantes oferecem e a supervisão do WMS ajudam a completar todos os pedidos.
• Recebimentos dinâmicos: a empresa simplificou os recebimentos, uma das áreas com maior volume de trabalho de seu armazém. Antes era necessário usar um dia inteiro para verificar os artigos e, com o Easy WMS, esse processo é realizado em poucas horas.