Everial: gestão eficiente de mais de 360.000 caixas em seu centro de documentação de Lyon

Especialistas em gestão integral de documentos

Everial é uma empresa francesa especializada na gestão de documentos de mais de 4.500 entidades públicas e privadas, assim como de empresas pequenas e médias, além de multinacionais, de todos os setores e atividades. Possui mais de 20 centros estrategicamente localizados na Espanha, França, Suíça e Mônaco. A partir de tais centros presta todos os seus serviços aos clientes, incluindo a coleta, o armazenamento, a custódia e a recuperação de fundos documentais.

Em Lyon (França), a empresa possui um centro de custódia de arquivos que é considerado o maior da Europa. Ocupa uma superfície total de 78.000 m², onde são conservados de forma segura mais de 7 milhões de caixas com uma infinidade de arquivos confidenciais.

Para gerenciar com eficiência tal volume de documentos, o centro foi dividido em treze armazéns, um dos quais foi equipado pela Mecalux. Laurent Pouillaude, diretor da gestão de arquivos da Everial, afirma que “precisávamos de uma solução para otimizar o armazenamento dos arquivos em papel de nossos clientes, por isso acreditamos que a proposta da Mecalux resolveria tal questão”. O armazém ocupa 3.200 m² e é composto por estantes com passarelas que formam cinco andares. Nelas são armazenadas 360.000 caixas.

Neste armazém são gerenciadas ao redor de 2.000 referências. Todos os dias se recebe entre 25 e 30 paletes provenientes dos clientes da Everial na região de Rhône-Alpes (a leste da França), assim como são distribuídos cerca de 60 pedidos por dia compostos no máximo por 20 linhas.

Para controlar esse movimento de mercadorias e evitar erros, cada documento está perfeitamente identificado com um código de barras.

Dessa forma, podem ser localizados com maior facilidade sempre que for necessário. Além disso, sua distribuição no armazém é aleatória, garantindo a confidencialidade dos arquivos.

Laurent Pouillaude – Diretor de Gestão de Arquivos da Everial
“A Mecalux é uma empresa muito conhecida no fornecimento de soluções de armazenagem, por isso nos pareceu muito coerente contar com sua experiência para encontrar uma solução às nossas necessidades. A equipe técnica nos ofereceu uma proposta que trazia muitas vantagens, além de um preço muito competitivo”.

Características do armazém

As estantes medem 13 m de altura e 67 m de comprimento, ou seja, ocupam praticamente toda a superfície disponível do armazém permitindo acomodar o maior número possível de documentos. Sobre as estantes se apoiam passarelas ou corredores elevados que formam cada um dos cinco andares (na verdade são quatro mais o térreo). “Com esta solução, multiplicamos por cinco a superfície de armazenamento”, garante Laurent Pouillaude.

As estantes se destacam por sua simplicidade, embora ajudem a gerenciar os documentos com muita rapidez. Isso ocorre porque oferecem acesso direto aos produtos, o que agiliza as tarefas de armazenamento e a preparação de pedidos. Os operadores só têm que se aproximar da localização correspondente para depositar e retirar os produtos com facilidade. “Isso era algo essencial para nosso negócio, pois oferecemos aos clientes a possibilidade de receber os documentos que solicitarem em menos de 24 horas”, explica Pouillaude.

Cada um dos andares tem atribuído um número de operadores que se encarregam de percorrer os corredores coletando os documentos que compõem cada pedido diretamente de suas localizações. Com tal organização do trabalho, foi possível maximizar o desempenho da preparação de pedidos e, em suma, da instalação em geral.

Segurança da instalação

Neste armazém se deposita um grande volume de documentos com um valor incalculável, por isso, a proteção é essencial para a Everial. “A Mecalux respondeu às nossas necessidades quanto a materiais e sistemas de segurança”, explica Laurent Pouillaude. O centro está equipado com um avançado sistema de detecção e extinção de incêndios.

Os aspersores automáticos, ou fire sprinklers, foram distribuídos de maneira estratégica no interior das estantes em função da carga de fogo (de acordo com o risco de incêndio que as diferentes áreas do armazém oferecem). Os aspersores, caso seja necessário, atuam única e diretamente sobre a área afetada.

Além disso, tanto as prateleiras quanto as passarelas que constituem o piso de cada nível estão perfuradas, o que facilita a passagem da água entre os níveis.

Benefícios para a Everial

• Otimização do espaço: as estantes com passarelas multiplicam a superfície útil de armazenamento, proporcionando capacidade para 360.000 caixas.
• Máxima proteção: o centro possui aspersores automáticos distribuídos estrategicamente pelo interior das estantes que, caso seja necessário, atuam na área afetada.
• Fácil gestão da mercadoria: as estantes conferem acesso direto. Isso ajuda a depositar e retirar os documentos de suas localizações com facilidade.