Hipanema: o WMS na última moda

A moda étnica do momento

O nome Hipanema é inspirado em Ipanema, um dos bairros mais luxuosos do Brasil, por isso transmite uma sensação agradável de sol, praia e coquetéis à beira-mar.

Ativa desde 2012, é uma marca francesa de bijuterias com presença internacional. As empreendedoras Jenny Collinet e Delphine Crech'riou criaram pulseiras coloridas que as lançaram à fama. Desde então, milhões de unidades foram vendidas em todo o mundo.

Os fundadores da Hipanema renovam constantemente sua marca. Hoje, através de suas coleções de verão e inverno, seus acessórios de moda, suas pulseiras e colares, roupas de banho e roupas prêt-à-porter inspiradas boho chic alcançam cada vez mais mulheres.

Em 2018, numa época em que as vendas estavam crescendo fortemente, Hipanema recorreu à Mecalux com o objetivo de melhorar sua cadeia de suprimentos.

Logística sazonal

Na região de Paris, a empresa possui um armazém onde armazena todos os artigos de sua coleção - cerca de 300 referências por temporada - e que, posteriormente, são enviados para mais de 300 pontos de venda em França e no exterior. Duas vezes por ano, por ocasião do lançamento de uma nova coleção, toda a mercadoria é reorganizada no armazém, removendo a antiga coleção e colocando a nova em seu lugar.

Inicialmente, a mercadoria era controlada manualmente com uma lista de papel, armazenando as localizações nas estantes em ordem alfabética. No entanto, esses métodos de trabalho tornaram-se obsoletos neste armazém crescente. "Quando uma nova referência chegava, tínhamos que mover todo o estoque do armazém para abrir espaço para estes novos produtos", explica Jenny Collinet, diretora associada da Hipanema.

A atividade diária do armazém foi cada vez mais frenética: atingindo 300 pedidos no lançamento de uma nova coleção. "Trabalhamos com lojas exigentes, então temos que evitar erros se não queremos que elas rejeitem os pedidos. Por isso, somos muito rigorosos com a qualidade do nosso serviço", diz a diretora associada.

Diante de um negócio em constante mudança, com uma operação mais acelerada e com uma grande variedade de referências em estoque, Hipanema percebeu que precisava reduzir o risco de erros e manter um controle rigoroso de toda a sua cadeia de suprimentos. "Chegou a hora de digitalizar nossa logística com a ajuda de um sistema de gerenciamento armazém (WMS)", diz Jenny Collinet.

Digitalização da cadeia de suprimentos

Após analisar vários sistemas de gerenciamento de armazém (WMS), a empresa optou pelo Easy WMS da Mecalux, por diversas razões: "sua capacidade de se adaptar às particularidades do negócio, seu uso intuitivo e sua fácil integração com o nosso ERP Sage 100c", diz Jenny Collinet.

"Nossa equipe se reuniu várias vezes com a equipe Mecalux porque queríamos garantir que seu WMS atendesse aos nossos critérios e expectativas", explica Jenny Collinet.

Easy WMS integrado com Sage 100c

O software de gerenciamento de armazéns Easy WMS foi integrado com o ERP Sage 100c de Hipanema, algo indispensável para que ambos os sistemas possam transferir dados e informações para melhorar o gerenciamento do armazém. Para conseguir uma conexão perfeita entre os dois softwares, as equipes de Hipanema, Mecalux e Sage trabalharam juntas.

Embora o WMS da Mecalux possa se conectar a qualquer ERP, era necessário definir quais informações cada software precisava. Para isso, foram realizados inúmeros testes e validações das interfaces durante a fase do projeto. Após alguns ajustes, o tandem funcionou e o sistema de gerenciamento de armazém estava totalmente operacional.

"Hoje, graças a essa comunicação, os pedidos dos clientes podem ser preparados o mais rápido possível. Por sua vez, o departamento de vendas tem acesso ao status do estoque em tempo real, alcançando assim melhor visibilidade dos prazos de entrega", diz Jenny Collinet.

Logística de tendência

Chega de preparação de pedidos em papel e erros de picking. Desde que o Easy WMS entrou em jogo, ele coordenou perfeitamente tudo o que acontece no armazém de Hipanema.

O WMS da Mecalux dirige e otimiza as operações do centro de Hipanema, desde o momento em que os produtos são recebidos até que os pedidos sejam expedidos. Easy WMS se comunica com os operadores em tempo real e envia instruções através de um terminal de radiofrequência para que eles saibam para aonde ir e quais artigos manusear. Tudo isso, minimizando os movimentos dos operadores graças a uma rota otimizada pelo próprio sistema.

• Recebimento de mercadoria. Ao chegar ao armazém, os operadores identificam cada artigo através de seu terminal de radiofrequência. Ao ler o código de barras, verificam que a etiqueta corresponde ao produto, ou seja, verificam se a mercadoria correta foi recebida.
• Armazenamento. Os operadores movem os produtos para as localizações atribuídas pelo Easy WMS. Estw WMS organiza os produtos de acordo com sua referência (pulseiras, vestidos, roupas de banho...). Também é especificamente programado para repor as localizações de picking antes que se esvaziem. "Assim, os operadores só podem se concentrar nas indicações dadas pela WMS. A vantagem é que não sofremos interrupções, os operadores que preparam pedidos nunca param por falta de estoque", acrescenta Jenny Collinet.
• Preparação de pedidos. Dois tipos de pedidos são preparados: pequeno (composto por poucos artigos para substituir lojas individuais) ou grande (com muitas referências, principalmente de lojas de shopping centers). Quando são pequenos, os operadores localizam os artigos solicitados e os movem diretamente para a área de embalagem. Neste processo, o Easy WMS verifica que o operador coletou o artigo e a quantidade correta. Por outro lado, quando são grandes, percorrem o armazém com um carrinho em que depositam todos os artigos indicados pelo Easy WMS. Em seguida, eles levam esse carrinho para a área de consolidação onde é verificado que a quantidade de produtos está correta. Jenny Collinet acredita que "graças a esta forma de trabalhar, eliminamos falhas na elaboração de pedidos e podemos fornecer o serviço que nossos clientes esperam de nós".
• Consolidação e expedições. Uma vez que os pedidos são concluídos, eles são embalados e etiquetados. Para melhorar a eficiência nos embarques, a Hipanema instalou o módulo Software para gestão da expedição logística. Este módulo sincroniza automaticamente com Station-chargeur, o software utilizado pelas agências de transporte de Hipanema. Dessa forma, o WMS envia à DHL todas as informações sobre os pedidos que vai distribuir (número de paletes, dimensões, peso, destino, etc.) e imprime as etiquetas e a documentação necessária.
• Devoluções. Anteriormente, os produtos que os clientes devolviam eram armazenados temporariamente no chão e, em seguida, os operadores verificavam sua condição para decidir o que fazer com eles (armazenar, consertar, etc.). Agora, o Easy WMS atribui uma localização para devolução nas estantes esperando para poder fazer a inspeção. "Dessa forma, tudo é mais organizado, não temos produtos no chão e o gerenciamento de devoluções é muito mais eficiente", diz Jenny Collinet.

Um armazém na vanguarda da moda

Hipanema é uma marca de moda francesa com logística altamente sazonal e um armazém que é reorganizado a cada estação. Além disso, por dispor de uma rede de distribuição internacional, deve ter um controle preciso da mercadoria e de toda a cadeia de suprimentos.

"Easy WMS é um sistema capaz de otimizar todas as operações, desde recebimentos até expedições", diz Jenny Collinet. Com sua ajuda, as tarefas do gerente do armazém foram simplificadas. Hoje pode se dedicar a gerenciar sua equipe, atribuindo tarefas, etc., além disso, tem uma visão global e confiável das ações em tempo real.

A organização perfeita de operações como picking ou expedições aumentou a produtividade do armazém e dos operadores. Os novos operadores que chegam ao armazém aprendem a usar o Easy WMS em apenas duas horas. Em seguida, o sistema os guia o tempo todo. Para Jenny Collinet, "o mais difícil foi aprender a confiar no software. Agora, nos deixamos guiar por suas indicações porque o Easy WMS funciona muito bem".

Este software é flexível e escalável, capaz de se ajustar às mudanças de negócios com total facilidade. Hipanema pôde provar em 2020, durante sua mudança para um novo armazém. A equipe técnica da Mecalux projetou uma simulação do novo armazém (com as diferentes áreas de trabalho e localizações) para que, quando a mercadoria chegasse, já tivesse uma localização designada com antecedência. "Ao transferir os paletes para o novo armazém, os operadores simplesmente tiveram que identificar a mercadoria e o WMS lhes indicava onde colocá-la. Graças ao Easy WMS, a mudança de um armazém para outro foi quase perfeita", explica a diretora associada.

Hipanema agora tem um armazém moderno e informatizado. O Easy WMS otimizou totalmente os fluxos logísticos da empresa, ajudando-a alcançar seus objetivos e explorando sua cadeia de suprimentos para alcançar o sucesso de futuras coleções.

O Sistema de Gerenciamento de Armazém Easy WMS melhorou a produtividade do armazém e, do nosso negócio. Além disso, é um software capaz de otimizar todas as operações, desde recebimentos até expedições.

Benefícios para Hipanema

• Logística sazonal: a Hipanema reorganiza seu armazém duas vezes por ano, cada vez que lança uma nova coleção. Easy WMS garante que esse processo seja feito de forma rápida e sem falhas.
• Maior controle: a empresa tem se beneficiado da total confiabilidade em todos os processos, desde o recebimento dos fornecedores, passando pelo gerenciamento de devoluções, até o envio dos inúmeros pedidos que são preparados diariamente.
• Expedições seguras: o módulo Software para gestão da expedição logística aumentou os envios de pedidos gerando automaticamente toda a documentação necessária para as agências de transporte.