O que é um inventário e como mantê-lo atualizado

Estar familiarizado com o que é o inventário em uma empresa é fundamental para garantir a disponibilidade da mercadoria e o bom andamento dos projetos.

O que significa fazer o inventário em uma empresa?

Um inventário é uma ferramenta fundamental no controle de bens, ativos ou produtos que consiste em uma lista pormenorizada das mercadorias de uma empresa. Esse registro pode incluir desde matérias-primas utilizadas na fabricação, passando pelos semiacabados, até os artigos finais que já estão prontos para sua distribuição.

O verbo "inventariar" refere-se a fazer o inventário, ou seja, elaborar uma lista organizada e precisa das coisas que pertencem a uma pessoa, entidade ou comunidade, ou que estão em um local específico. Em ambientes domésticos ou armazéns muito pequenos, é possível fazer o controle dos artigos através de listas ou registros manuais, mas, quando se trata de empresas de médio ou grande porte, implementar um Sistema de Gerenciamento de Armazém como o Easy WMS que se encarrega dessa tarefa, é algo essencial. Os líderes empresariais observam atentamente o gerenciamento do inventário para garantir que têm estoque suficiente para realizar suas operações.

Qual a função desempenhada pelo inventário?

Manter o inventário da empresa em dia proporciona informações muito valiosas que devem ser consideradas ao tomar decisões e usadas para criar estratégias. Algumas das razões que explicam a finalidade de fazer inventários:

• Ter um registro de atividades. Um inventário bem atualizado funciona como um banco de dados dos ativos. Nele constam as características relevantes, como o nome do produto, sua descrição, valor, localização e número de referência.

• Controlar o estoque. Quando é elaborado de forma minuciosa ou automatizada, permite saber data de entrada, saída e status de todas as mercadorias. Dessa forma, é possível evitar contratempos como as quebras de estoque.

• Reduzir despesas. Ter todas as informações sobre o estoque facilita a identificação de situações em que, por exemplo, ocorreu uma perda de inventário por erros administrativos, recebimentos ineficientes, rupturas ou roubos.

• Refletir a produção empresarial. Como o inventário resume o que foi fabricado e o que foi vendido, constitui uma amostra do trabalho da empresa e da receptividade que está tendo no mercado. Dessa forma, é possível verificar os produtos que têm mais mobilidade e quais estão há muito tempo nas instalações.

• Satisfazer os clientes. Saber com exatidão os artigos que estão disponíveis e a quantidade existente permite atender os pedidos com rapidez, o que leva a uma boa avaliação dos usuários devido ao serviço oferecido.

• Prever a demanda futura. Implantar um sistema de gerenciamento de recursos eficaz também é útil para se adiantar às necessidades do mercado. Isso se torna especialmente relevante, por exemplo, ao realizar a previsão da demanda de produtos sazonais.

Qual a importância do inventário na contabilidade da empresa?

Além de facilitar as operações e o trabalho diário, elaborar o inventário do armazém oferece uma série de benefícios que podem fazer a diferença entre um negócio de sucesso e um que funciona de forma deficiente. Esses documentos permitem que as empresas possam avaliar adequadamente seus atuais ativos, seu saldo e relatórios financeiros e maximizar seu lucro sem afetar negativamente a satisfação do cliente.

• Rastreamento de ativos. Saber o que acontece com os produtos que são fabricados ou recebidos ajuda a entender a saúde financeira do negócio.
• Contabilidade. Calcular os custos de aquisição, armazenamento e manuseio de materiais ajuda a entender as margens de lucro, o que, consequentemente, permitirá ajustar as estratégias de preços.
• Conformidade regulatória. Estar ciente do inventário disponível é crucial para atender às obrigações fiscais.

Um bom exemplo de inventário

Normalmente, no inventário deve constar os seguintes dados. No entanto, o inventário será ainda mais minucioso se, em vez de ser executado manualmente, utilizarmos uma ferramenta de gerenciamento de armazém desenvolvida por especialistas do setor:

• Nome do artigo
• Código de referência
• Preço
• Custo
• Descrição pormenorizada
• Quantidade
• Status do objeto
• Data da verificação
• Tempo de movimento

Portanto, entre os exemplos de inventário que existem em um armazém, há empresas que, ao terem níveis de mercadoria, entradas e saídas muito baixos, podem elaborá-lo em papel ou em um computador. Em segundo lugar, temos as empresas que, apesar de operarem em armazéns manuais, têm um Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS) que lhes permite fazer o controle do estoque através da utilização de etiquetas e terminais de radiofrequência. Finalmente, existem os inventários dos centros que estão totalmente automatizados, onde os sistemas robóticos, em coordenação com o WMS, registram todos os movimentos, as entradas e as saídas.

O que é a rotatividade de estoque?

A rotatividade de estoque refere-se ao número de vezes que uma empresa vendeu ou utilizou um produto ou ao número de vezes que o estoque precisa ser reposto no armazém em um determinado período de tempo, geralmente de um ano. Para verificar a rotatividade, é preciso dividir o valor das referências vendidas pelo valor médio do estoque.

Controle seu estoque com a Mecalux

Se os armazéns ou centros de distribuição constituem o coração da cadeia de suprimentos, é recomendável garantir a maior eficácia possível e ter uma vantagem competitiva. Para tal, pode ser benéfico automatizar as áreas mais utilizadas desses galpões ou controlar o estoque, as entradas e as saídas através de um programa de gerenciamento como o Easy WMS.

Caso necessite de consultoria logística para otimizar seu armazém ou estiver planejando construir um armazém desde o início em sua empresa, não hesite em entrar em contato conosco, será um prazer poder assessorá-lo desde o princípio e acompanhá-lo ao longo de todo o projeto. A Mecalux adapta-se às suas necessidades e, uma vez concluído o projeto, lhe proporcionará todo o suporte necessário para racionalizar suas atividades, tal como faz diariamente com outros clientes satisfeitos.