8D, a metodologia que transforma a resolução de problemas e a gestão da qualidade

O 8D da qualidade é um método de resolução de problemas que permite que gerentes e responsáveis cheguem a soluções através do trabalho em equipe. Após seguir uma série de passos juntos, essa metodologia, básica para melhorar a qualidade e a eficiência operacional, geralmente se concretiza em um relatório. Adotar o 8D da qualidade é crucial para qualquer organização que busque a excelência, pois não só erradica a causa raiz dos problemas, como também estabelece mecanismos para prevenir sua recorrência. Ao aplicar suas oito disciplinas, as empresas podem conseguir progressos significativos na qualidade de seus produtos ou serviços e otimizar sua eficiência operacional.

Neste artigo, abordaremos em profundidade em que consiste essa metodologia de oito passos e qual é seu objetivo. Além disso, detalharemos os benefícios que sua implementação proporciona às organizações, desde a redução de defeitos até o aumento da satisfação do cliente. Finalmente, especificaremos os passos a seguir para desenvolvê-la com eficácia.

O que é e o que significa 8D?

8D é a abreviatura pela qual são conhecidas as oito disciplinas que permitem resolver problemas, um método utilizado para identificar, corrigir e eliminar incidentes em poucos passos. É uma ferramenta de gestão da qualidade que facilita a resolução de situações complexas.

Cada uma das oito disciplinas foca em uma parte específica da análise que deve ser realizada para encontrar e erradicar a causa dos problemas. Ao reduzir a probabilidade de erros e ajudar a aperfeiçoar produtos e processos, o método 8D da qualidade é um grande aliado para as empresas comprometidas com a excelência operacional e a melhoria contínua.

Origens da metodologia 8D

Embora sua origem possa anterior, a Ford foi a primeira empresa a introduzir formalmente essa metodologia. Isso ocorreu na década de 80, em um momento de grandes mudanças para o setor motivadas pela necessidade de otimizar processos e resultados.

Ao princípio era conhecido como Team Oriented Problem Solving (TOPS). Através desse processo, baseado no princípio de análise de dados para abordar e resolver desafios, permitiu obter um maior controle da qualidade e a redução dos erros, gerando uma maior satisfação dos usuários. O TOPS representou uma evolução no gerenciamento de problemas, permitindo que as equipes identificassem as causas raiz e aplicassem soluções precisas. Sua implantação estabeleceu um padrão para a melhoria contínua e a eficiência operacional dentro do setor.

Benefícios das oito disciplinas para resolver problemas

Aplicar o método 8D da qualidade para detectar e corrigir ineficiências nas empresas proporciona inúmeras vantagens:

• Maior colaboração. Ao envolver várias pessoas na busca de soluções, o 8D da qualidade melhora as habilidades de resolução de problemas e promove o trabalho em equipe.
• Compreensão do contexto. Esse sistema também permite compilar mais informações sobre os processos internos das empresas e as necessidades de seus departamentos, o que aumenta o conhecimento.
• Uso da estatística. O 8D da qualidade baseia-se na análise de dados para entender o âmbito, a frequência, a magnitude e as tendências relacionadas a um problema.
• Promoção da honestidade. Envolver os profissionais e estabelecer vias de comunicação pode ajudar a resolver os incidentes.
• Prevenção. Ao trabalhar nos pontos fracos dos processos, as empresas podem evitar conflitos ou avarias no futuro.

Os relatórios 8D

Para aplicar a metodologia 8D, são utilizados os relatórios 8D. Essa é uma ferramenta de comunicação formal que documenta cada um dos oito passos necessários, desde a identificação do problema até a verificação das ações preventivas e a finalização do processo. Além disso, geralmente há uma fase anterior de coleta de todas as informações relacionadas ao problema a ser resolvido.

Antes de decidir quais pessoas estarão envolvidas no processo para resolver problemas, é útil reunir algumas informações sobre o incidente em questão. Também pode ser útil reunir comentários de funcionários e gerentes. Assim, será possível determinar o que é necessário para resolver o assunto.

D1: Criação da equipe

Para começar a aplicar a metodologia 8D, é preciso constituir uma equipe específica composta por profissionais com conhecimentos sobre os produtos e procedimentos envolvidos. Para obter melhores resultados, é recomendável que os membros selecionados desejem participar por vontade própria e não por obrigação.

D2: Definição do problema (em sete perguntas)

Graças às informações coletadas na preparação prévia, os participantes terão dados suficientes para definir o problema em termos muito claros. Para tal, devem responder a perguntas vinculadas aos seguintes sete pontos:

• Origem do relatório. Quem alertou sobre o problema?
• Descrição do problema. Do que se trata?
• Cronologia e frequência. Quando ocorreu pela primeira vez e com que frequência se repete?
• Localização e contexto. Em que setor, fornecedor, máquina ou linha isso ocorre?
• Missão. Por que esse problema deve ser resolvido?
• Detecção inicial. De que forma ou com qual método foi detectado pela primeira vez?
• Impacto na empresa. Quantas peças, unidades ou clientes no total são afetados pela situação?

D3: Traçar uma solução provisória

Há questões que não são resolvidas imediatamente e exigem tempo e esforço. Para permitir o desenvolvimento adequado e com tempo suficiente do 8D da qualidade, a fase número 3 consiste em adotar uma série de medidas provisórias para conter o problema. Esse ponto é especialmente importante se o incidente afetar os clientes, pois permite mantê-los informados e proteger a reputação da empresa.

D4: Detecção de causas raiz e “pontos de fuga”

Consiste em retornar às respostas do ponto 2 para debatê-las com a equipe e, a seguir, refletir sobre como pôde ocorrer o problema. É necessário vincular os acontecimentos com todas as suas possíveis causas.

Uma vez identificados os principais motivos, também é necessário verificar por que o problema não foi detectado antes. No método 8D, essa situação se denomina “ponto de fuga”.

D5: Seleção de medidas corretivas permanentes

Considerando os diferentes aspectos do problema e sua origem, chega o momento de determinar qual poderia ser a solução definitiva. Antes de finalizar esse ponto, é importante especificar se a equipe vai precisar de ajuda externa para resolver o assunto, projetar possíveis medidas corretivas e avaliar se elas podem representar algum risco. Da mesma forma, é recomendável compilar provas relacionadas às medidas que serão aplicadas para assegurar sua eficácia.

D6: Implementação das medidas corretivas

Nessa etapa do método 8D da qualidade, já é possível retirar as medidas provisórias implantadas no ponto 3. Em seguida, seria recomendável estabelecer mecanismos de controle para comprovar se a solução definitiva está funcionando ou se é necessário encontrar outra abordagem mais eficaz.

D7: Prevenção

Além de remediar os problemas atuais, o método 8D busca o modo de evitar que eles se repitam em situações semelhantes. Um exemplo, de tais tarefas preventivas, pode consistir em começar a oferecer treinamento sobre um tópico específico aos funcionários.

D8: Reconhecimento da equipe

A boa atitude e o compromisso são fundamentais para o bom funcionamento do 8D da qualidade. Por isso, vale a pena dedicar tempo a reconhecer o trabalho de cada um dos colaboradores e sua contribuição durante o processo.

Exemplo do 8D da qualidade: como aplicá-lo

Sabendo como o método 8D é utilizado, pode ser aplicado para resolver problemas em diferentes setores e indústrias. Vejamos o exemplo de uma empresa do setor manufatureiro que está recebendo reclamações por parte de seus clientes porque uma das placas-mãe que ela fabrica está com problemas na fonte de alimentação.

1. É constituída uma equipe com membros como o gerente de qualidade, engenheiros e técnicos de atendimento ao cliente.
2. O problema é descrito, seu âmbito é definido e se analisa quando ele ocorre. Também é importante determinar a magnitude do incidente e sua extensão total. Isso acontece apenas com um modelo ou afeta outros produtos?
3. Enquanto o incidente está sendo resolvido, todas as placas-mãe desse modelo são mantidas no armazém sendo oferecidas trocas para os clientes.
4. Para identificar a causa raiz, as condições em que a falha ocorreu são replicadas, as unidades defeituosas são analisadas e os componentes e o processo de alimentação são verificados.
5. Toma-se a decisão de implantar soluções definitivas como a troca de fornecedor de alguma peça ou alterar o desenho dessa placa-mãe.
6. São dados alguns passos para que essas alterações tenham efeito. Por exemplo, são emitidas novas ordens de compra ou realizadas alterações no desenho.
7. O caso é documentado para integrar as lições aprendidas no desenho de novos produtos.
8. Agradece-se à equipe pelo seu trabalho e os resultados positivos são compartilhados com a gerência e as partes implicadas.

O poder do método 8D da qualidade

Em suma, a metodologia 8D foi consolidada como uma ferramenta essencial para resolver com eficácia e de forma sistemática problemas em qualquer organização. Adotá-la não só permite que as empresas corrijam as falhas existentes, como também potencializa uma cultura de melhoria contínua e aprendizagem organizacional. Ao aplicar o 8D da qualidade com coerência, as empresas podem otimizar seus processos, melhorar a qualidade de seus produtos ou serviços e fortalecer a satisfação do cliente. Em última análise, a metodologia 8D é mais do que um simples conjunto de passos; é uma mentalidade proativa que empodera os equipamentos para abordar e superar obstáculos.