Diretor de operações e sua função no 'supply chain'

A função do diretor de operações, cada vez mais frequente em empresas ligadas à cadeia de suprimentos, é decisiva para os resultados obtidos por muitas empresas.

O que é um diretor de operações?

Um diretor de operações ou COO (do inglês Chief Operating Officer), também conhecido como chefe de operações, encarregado de operações ou gerente de operações, é a pessoa que supervisiona as operações comerciais realizadas por uma empresa, garantindo sua estabilidade financeira e seu crescimento. Embora suas funções possam variar, ocupa um cargo estratégico e, geralmente, se reporta ao diretor-geral.

Ultimamente, esse perfil tem focado em melhorar a qualidade do serviço e adaptar o negócio às necessidades dos clientes, assim como na redução dos custos organizacionais e na busca da eficiência empresarial.

O que faz um diretor de operações?

A área de operações abrange diferentes tarefas, dependendo da empresa, mas seu diretor deve garantir que os processos logísticos e produtivos sejam realizados da forma adequada, ajudem na rentabilidade e sigam os regulamentos e as normas em vigor. Essa figura atua como elo de ligação entre diferentes departamentos e é responsável pela integração de todos os processos.

Quais são as funções desempenhadas por um diretor de operações?

O cargo de diretor de operações está estreitamente ligado à logística, pois envolve decisões que vão desde a seleção de fornecedores até a comercialização dos produtos. Deve prestar atenção a toda a cadeia de suprimentos para obter a maior eficiência possível, evitando o excesso de custos e implementando os objetivos da empresa.

• Desenvolver estratégias. Esses profissionais supervisionam o dia a dia das operações, que incluem compras e processos de distribuição das empresas. Para tal, estabelecem parcerias comerciais e gerenciam os recursos da empresa.
• Gerenciar a logística e os recursos. A logística é determinante para que o diretor de operações execute seus planos. Como responsável pela entrega do produto final e pela rentabilidade do projeto, pode utilizar ferramentas como um Distributed Order Management System ou um Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS) para ter uma visibilidade total da cadeia de suprimentos.
• Implementar políticas e procedimentos. Esses diretores buscam melhorar o desempenho operacional através da coordenação entre departamentos.
• Otimizar processos. Os diretores de operações devem monitorar a empresa em prol da melhoria contínua. Por exemplo, seguir estratégias como a automação ajuda a gastar menos tempo em tarefas repetitivas e a aproveitar aquelas que agregam mais valor.
• Supervisionar equipes. Como seu trabalho afeta diferentes áreas, o gerente de operações deve manter contato e colaborar com os encarregados das outras áreas.
• Monitorar o desempenho. Para cumprir sua missão, é importante ter ferramentas de medição e KPI focados em logística que forneçam uma visão precisa e em tempo real do desempenho da empresa.

Quais são os desafios enfrentados por um diretor de operações?

A função de diretor de operações se torna mais complicada à medida que a empresa cresce, portanto, em algumas empresas, essa atividade é compartilhada por várias pessoas. Devido à complexidade e grande responsabilidade de suas funções, esses diretores utilizam soluções de software especializadas que lhes fornecem todos os dados que precisam ser consultados, evitando o caos gerado por planilhas ou ferramentas de rastreamento manuais e obsoletas.

A seguir, apresentamos algumas empresas que possuem diretores de operações e melhoraram seu desempenho:

• Würth Modyf. A empresa de vestuário de trabalho e calçados de segurança conseguiu preparar mais de 1.500 pedidos por dia na alta temporada em seu armazém de Polinyà (Espanha) graças ao Sistema de Gerenciamento de Armazém Easy WMS. "O sistema estabelece comunicação com as agências com as quais trabalhamos, o que facilita o processo de envio e o monitoramento rigoroso dos pacotes", explica Juan Martínez, seu diretor de operações, em relação a um de seus módulos.
• IKEA Components. A filial da multinacional sueca é responsável pela embalagem e entrega de acessórios e componentes para móveis a partir da localidade de Malacky (Eslováquia). A decisão de automatizar seu armazém através de uma empresa especializada como a Mecalux trouxe flexibilidade e eficiência às suas operações. "Já não nos preocupamos com as transferências de estoque porque a automação faz isso por nós e, dessa forma, podemos focar em manter o estoque", afirma o diretor de operações, Pavol Masarovič.

O diretor de operações no organograma empresarial

As funções e responsabilidades dos diretores de operações podem variar segundo a empresa, por isso não podemos falar de uma única posição relacionada a essa atividade no organograma de uma empresa. No entanto, essa função costuma estar situada entre os altos escalões e reportar-se ao diretor executivo, além de enviar previsões de demanda ao chefe de armazém.

Devido ao seu alto nível de responsabilidade, o diretor de operações pode ser responsável por uma dezena de pessoas de forma direta e de dezenas indiretamente.

Perfil de um diretor de operações

Quem estiver à procura de um profissional que se encarregue das operações deve observar se ele tem formação ligada à logística e certas habilidades essenciais para o sucesso desse perfil, tais como persistência e capacidade de analisar situações e implementar estratégias, assim como liderança, habilidades comunicativas e empatia, já que são qualidades fundamentais para interagir com os parceiros comerciais e outros funcionários. Além disso, esse especialista deve estar fortemente orientado para o cliente, mostrar interesse pelas medidas que são implementadas em outras empresas e utilizar sua visão de negócio e inteligência emocional para resolver problemas.

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