'Packing list': o que é, quais tipos existem e como preenchê-lo

Graças a documentos como os packing list, os operadores de armazéns sabem quais produtos devem ser incluídos em cada pedido, os consumidores têm uma lista daquilo que recebem e os recintos aduaneiros realizam o controle das mercadorias que entram e saem dos países.

O que é um 'packing list'?

Um packing list é uma lista que inclui todos os artigos que fazem parte de um pedido. É um documento básico no gerenciamento de armazéns que desempenha uma função múltipla. Em primeiro lugar, serve para que os pickers saibam o que devem coletar das estantes para incluir em cada envio. Também permite que o receptor da mercadoria saiba de forma pormenorizada o conteúdo do pacote que acaba de receber. Finalmente, esta pormenorização é muito utilizada em operações relacionadas às exportações e ao comércio exterior.

Criar um packing list permite aproveitar algum modelo preexistente, embora existam empresas que prefiram personalizar a sua de acordo com as necessidades e características de seus produtos. Graças aos avanços tecnológicos, as listas já não se limitam apenas ao papel e, além de serem preparadas manualmente, podem ser geradas automaticamente por um Sistema de Gerenciamento de Armazém como o Easy WMS.

Como preencher um 'packing list'

Além da lista de artigos que fazem parte do envio, um bom packing list deve incluir uma descrição de como eles são organizados, ou seja, quantos volumes compõem o envio. Quanto mais detalhes houver, mais prático será, pois também podem ser necessários para o desembaraço aduaneiro. Da mesma forma, recomenda-se manter uma cópia dos packing list diante de possíveis atrasos ou reclamações.

Campos de um 'packing list' na logística

A seguir, enumeramos alguns dados que devem ser incluídos em um exemplo de packing list. Os dados devem ser mais abundantes e específicos quando o objetivo do documento for as transações internacionais:

• A data de realização do pedido e do envio das mercadorias.
• Dados de contato do remetente. Serão úteis caso o envio retorne à sua origem.
• Dados de contato do receptor. Por vezes, desempenha um papel fundamental para encontrar a pessoa ou empresa que deve receber o pacote.
• Endereços de origem e de destino.
• Dados do veículo, seja um avião, um navio ou um caminhão, e o número do documento de transporte.
• Quantidade total de volumes que compõem o envio e seu tipo de embalagem. Esse ponto é especialmente relevante nos packing list associados ao transporte.
• Descrição de cada volume, incluindo seu peso e volume.
• Peso e volume do conjunto de artigos.
• As marcas e as referências.
• Se houver, e não for um packing list de logística interna, pode constar o número da fatura comercial ao qual o pedido está vinculado.

Tipos de 'packing list'

Em resumo, os packing list são divididos entre aqueles que são utilizados de forma interna ou no armazém, ou seja, as listas com os artigos que devem ser depositados em um pedido específico, desempenhando a função de comprovante e semelhante a uma nota de entrega, e aqueles que, em geral, são fundamentais para as operações aduaneiras entre diferentes países.

Se o documento a ser preenchido for um packing list para envios internacionais, recomenda-se adicionar mais alguns campos:

• Código HS ou de sistema harmonizado. Trata-se de um número que as alfândegas utilizam para classificar os envios e calcular com precisão as taxas e restrições a serem aplicadas. É obtido nos sites dos governos dos países.
• Se a carga estiver organizada em contêineres, ao preparar os packing list para a alfândega, é necessário especificar o que foi carregado em cada um deles.
• O valor total do conjunto e de cada um dos volumes.

Se a informação que constar no packing list estiver errada, pode causar atrasos nos despachos aduaneiros, causando retenções de mercadoria e seu inevitável excesso de custos.

Diferença entre 'packing lists' e 'delivery orders'

Apesar de serem parecidos, os packing list e os delivery orders ou ordens de entrega têm algumas diferenças. Os primeiros são utilizados entre emissores e receptores finais e incluem informações mais específicas do que as notas de entrega, como a relativa a preços.

Quanto aos delivery orders, são documentos em que uma empresa informa a transportadora ou armazém com o qual trabalha para liberar uma determinada mercadoria e entregá-la a terceiros. São muito comuns no transporte internacional e na logística marítima.

Exemplo de 'packing list'

Um packing list pode ser mais ou menos pormenorizado, mas, em geral, inclui aspectos como os tipos de produto, a quantidade de cada um, e uma descrição do seu volume, tamanho e embalagem. Devem constar os seguintes dados na seguinte ordem:

1. Cabeçalho da página: logotipo e nome da empresa. Título que certifique o documento como um packing list.
2. Endereço do remetente e dados que identifiquem o pedido, tais como a data de envio, o número de ordem ou a empresa transportadora.
3. Endereço de entrega e endereço de faturamento.
4. Lista de volumes, peso e dimensões de cada um.
5. Visão geral dos produtos e o número de pacotes com suas referências, quantidades, pesos e dimensões.
6. Permite acrescentar uma observação quando, por exemplo, for necessário utilizar material adicional, como uma empilhadeira.

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