DIFOT, o que é e como calculá-lo

DIFOT é um indicador para avaliar se as empresas cumprem os prazos de entrega e preparam os pedidos com a precisão que o cliente espera. Medir esse desempenho permite identificar ineficiências operacionais e aplicar melhorias que aumentam a qualidade do serviço.

Neste artigo abordamos o que significa DIFOT, o que ele mede e qual é a fórmula para calculá-lo, oferecemos um exemplo e analisamos sua versão estendida, DIFOTAI.

O que é o DIFOT? (‘delivery in full, on time’)

DIFOT, acrônimo das palavras delivery in full, on time (entrega completa e a tempo), é um indicador de desempenho utilizado no setor da logística e da cadeia de suprimentos. Esse KPI mede a capacidade das empresas para entregar os pedidos na data prevista e com a quantidade total de artigos solicitados.

Essa métrica é especialmente útil em empresas que gerenciam tanto o estoque quanto a preparação e envio de pedidos, como varejistas, operadores de e-commerce ou terceirização logística (3PL), onde a pontualidade e a entrega completa, sem faltar nada, são essenciais para satisfazer o cliente.

A disponibilidade do estoque, a qualidade dos processos de preparação e a coordenação com o transporte são alguns dos fatores que mais afetam esse indicador, que deveria situar-se perto de 100%.

Como medir e calcular o DIFOT

A fórmula para calcular o indicador DIFOT permite avaliar se as entregas foram concluídas a tempo, sem danos e na quantidade e prazos estabelecidos:

Dessa forma, os requisitos para verificar o DIFOT consistem em saber quantos pedidos chegaram completos ao usuário final, quantos foram enviados a tempo e o total de entregas programadas para um período específico. Um DIFOT alto indica que os clientes recebem os artigos solicitados no momento previsto. Essa experiência é determinante para melhorar a satisfação e fortalecer a fidelidade dos clientes.

Exemplo de cálculo do DIFOT

Para exemplificar, consideremos um responsável pelo armazém que deseja verificar o número de pedidos entregues completos e se foram recebidos na data prometida. Para tal, esse responsável terá que coletar dados como o número de pedidos solicitados, os artigos enviados, se os pedidos saíram em perfeitas condições, se foram enviados antes do horário limite e se chegaram a tempo ao seu destino.

O objetivo é enviar 105 pedidos ao longo da jornada de trabalho, mas dois deles têm erros de picking e cinco saem tarde da doca de carga, portanto, só 98 pedidos cumpririam os critérios DIFOT. Nesse caso, a fórmula lançaria o seguinte resultado:

Apesar de não ser um indicador de desempenho ruim, esse número indica a necessidade de implementar melhorias nos processos de transporte ou do armazém, como o picking ou a verificação de etiquetas. Também pode indicar pontos de estrangulamento em fases como embalagem ou envios.

DIFOT vs OTIF

O DIFOT, por vezes, é denominado como OTIF ou, o que é a mesma coisa, on time, in full (a tempo e completo). Ambos os termos são utilizados com frequência como sinônimos porque medem a porcentagem de entregas que chegam a tempo e completas, ou seja, sem faltar nada e sem erros. A escolha de cada um deles pode responder a uma questão de popularidade ou aspectos específicos dependendo do setor ou da região.

• DIFOT. Mede a integridade das entregas, ou seja, não deve faltar nenhum artigo, mas sem deixar de dar a devida importância à pontualidade.
• OTIF. Também exige que o pedido chegue pontualmente e inclua tudo o que foi solicitado. Embora o conceito já existisse antes, foi popularizado por iniciativas de empresas como a Walmart, que o estabeleceu como padrão para seus fornecedores.

Em algumas organizações, o DIFOT e o OTIF podem ser aplicados com perspectivas um pouco diferentes. Por exemplo, enquanto o DIFOT poderia focar em verificar se a entrega estava correta de acordo com os padrões de envio estabelecidos, o OTIF o faria a partir da perspectiva do cliente, seguindo critérios de recebimento. Segundo a empresa de consultoria Gartner, o OTIF é um dos três indicadores-chave para avaliar a saúde geral da cadeia de suprimentos.

DIFOTAI

Algumas empresas desenvolveram versões estendidas do acrônimo DIFOT para adaptá-las às suas necessidades específicas de negócio e acompanhamento do desempenho; uma delas é o DIFOTAI, que além da entrega a tempo e completa, incorpora indicadores adicionais.

Empresas como a Coca-Cola HBC Irlanda e Irlanda do Norte utilizam o DIFOTAI para medir seus objetivos. “Como empresa de bens de consumo de alta rotatividade, a rapidez é tudo para nós”, explica Karl Quinlivan, gerente de Logística e Canais de Distribuição.

O DIFOTAI inclui outra variável muito importante para a rentabilidade dos processos a considerar na hora de avaliar se o serviço foi adequadamente prestado:

• Delivery in full (entrega completa).
• On time (a tempo).
• Accurately invoiced (faturado corretamente). Além da necessidade de entregar ao cliente todos os artigos solicitados no prazo estipulado, inclui a correta emissão da fatura correspondente e certificar-se de que a mesma coincide com o pedido e a entrega.

Com o objetivo de manter o DIFOTAI à altura de suas expectativas, a Coca-Cola HBC incorporou um sistema Pallet Shuttle semiautomático em sua fábrica de Knockmore Hill, o que lhe proporciona um fluxo de trabalho mais ágil e a possibilidade de armazenar 9.000 paletes em um espaço otimizado.

DIFOT, uma porcentagem crucial

Em suma, conhecer e vigiar a métrica DIFOT tornou-se um imperativo estratégico para as empresas que priorizam melhorar a experiência de seus clientes e reduzir seus custos operacionais. Aspectos como a eficiência das instalações logísticas exercem um papel fundamental em seu bom desempenho, portanto, a otimização dos processos internos e a coordenação das operações pode contribuir significativamente para aumentar o DIFOT.