OTIF: pedidos completos no prazo estabelecido

A sigla OTIF, que se refere às expressões on time (a tempo) e in full (completa), é um indicador de desempenho que mede a eficácia do serviço logístico de uma empresa. Trata-se de uma métrica que descreve a porcentagem de pedidos que foram processados com sucesso, ou seja, com o produto e a quantidade solicitados e atendendo às condições de entrega estabelecidas com o cliente.

Esse KPI de logística indica, em porcentagem numérica, a qualidade do serviço logístico prestado por uma empresa aos seus clientes ou recebido de seus fornecedores: um índice baixo pode significar erros nos processos de preparação ou expedição de pedidos.

Qual o significado de OTIF

OTIF (On time in full) é um indicador de desempenho da cadeia de suprimentos que avalia a capacidade que um fornecedor tem para atender às suas promessas de entrega, ou seja, o envio dos produtos requisitados na quantidade solicitada, no prazo estabelecido e no local correto. Tal como aponta a análise da empresa de consultoria McKinsey Defining ‘on-time, in-full’ in the consumer sector, “o OTIF mede o grau em que os envios são entregues em seu destino de acordo com a quantidade e o calendário especificados no pedido.”

Cada vez mais empresas utilizam o indicador OTIF para monitorar seu desempenho logístico. A principal razão do sucesso dessa métrica é que, ao contrário de indicadores como Shipped-on-Time (SOT), enviado dentro do prazo ou, On-Time Performance (OTP), desempenho pontual, o On time in full (OTIF) contabiliza apenas os pedidos que satisfaçam ambas as condições, ou seja, completados corretamente e entregues no prazo estabelecido, proporcionando uma visão integral da qualidade do serviço logístico da empresa.

Também conhecido como DIFOT (Delivery in Full, On Time), o termo OTIF foi popularizado pela multinacional Walmart ao adotar esse indicador para identificar o desempenho de seus fornecedores. A métrica OTIF foi projetada para melhorar as operações das lojas Walmart e dos canais de venda online, penalizando as cargas que chegavam antes da hora ou com atraso. Por quê? A implantação dos canais de venda e-commerce obrigou a Walmart a mudar sua estratégia de entrega: passando de um prazo de entrega de quatro dias em 2016 para dois dias em 2017 e no mesmo dia a partir de 2018. As novas condições fizeram com que a Walmart passasse a exigir de seus fornecedores entregas completas e dentro do prazo para garantir a competitividade, pois qualquer atraso poderia prejudicar o relacionamento da multinacional com seus clientes finais. Portanto, a partir de 15 de setembro de 2020, a Walmart passou a exigir que seus fornecedores cumprissem 98% do On time in full (OTIF) para não serem penalizados.

Fórmula OTIF: como se calcula?

A métrica logística On time in full considera quatro variáveis:

• O pedido deve ter os artigos solicitados.
• O pedido deve ter a quantidade de produto solicitada.
• O pedido deve ser entregue no momento estabelecido.
• O pedido deve ser enviado para o local correto.

Para calcular o OTIF de uma empresa, são contabilizados apenas os pedidos entregues no prazo estabelecido (on time) e compostos por todos os produtos solicitados pelo cliente (in full).

A fórmula para calcular o On time in full é a seguinte:

OTIF (%) = (Pedidos on time, in full / Número total de entregas) x 100

Oferecemos um exemplo: uma empresa de alimentos congelados recebe um pedido de 400 unidades para ser entregue em quinze dias. No entanto, devido à falta de estoque só pode enviar 390 pedidos, dos quais 20 estão incompletos. Em resumo, a empresa entrega 390 pedidos on time, mas apenas 370 cumprem também a variável in full.

O On time in full dessa empresa seria calculado da seguinte forma:

(370 / 400) x 100 = 92,5%

Vantagens de aplicar a métrica OTIF

A métrica OTIF é uma ferramenta que oferece informações precisas sobre o desempenho logístico da empresa, pois permite verificar periodicamente qual é a porcentagem de entregas cumpridas no prazo e nas condições estabelecidas com o cliente.

Ao monitorar e aumentar a porcentagem de cumprimento da métrica OTIF, a empresa obtém os seguintes benefícios:

• Melhora a satisfação do cliente: o serviço logístico cumpre as quantidades e condições de entrega estabelecidas previamente.
• Redução dos custos logísticos: uma alta porcentagem do indicador OTIF diminui o peso das devoluções de produto, uma das operações mais onerosas da logística atual.
• Otimização da superfície de armazenamento: um armazém com um alto índice de entregas dentro do prazo e completas oferece uma maior facilidade para planejar sua logística e, consequentemente, para maximizar as diferentes áreas do armazém.

Em resumo, uma alta porcentagem de entregas OTIF permite ter uma logística racional, pois além de incluir o desempenho da entrega, também considera outros processos como a preparação de pedidos ou o controle do estoque, entre outros.

Dicas para impulsionar o OTIF

As exigências da logística 4.0, como os prazos de envio curtos ou a proliferação de referências no armazém, fazem com que as empresas busquem soluções para manter a eficiência nas entregas de pedidos. A métrica logística OTIF se consolidou como uma ferramenta adequada para medir, o tempo todo, o serviço logístico de uma empresa. “A métrica OTIF é o ponto culminante do desempenho de toda a cadeia de suprimentos e tem um valor imenso ao ser a principal medida de todo o processo S&OP, Planejamento de Vendas e Operações”, aponta Patrick Bower, autor da publicação acadêmica Customer service and S&OP, publicada no The Journal of Business Forecasting.

Segundo Bower, existe uma relação direta entre o monitoramento OTIF e o desempenho logístico de uma empresa: “Os planejadores devem compreender que a parte da medida OTIF vinculada ao cumprimento tem correlação direta com a qualidade de todo o planejamento de demanda, estoque e suprimentos que antecedem às entregas no armazém. Trata-se de uma medida importante à qual é preciso prestar atenção, assim como deve ser considerada ao elaborar o planejamento. Uma discussão honesta sobre as expectativas do cliente em relação aos resultados reais ajudará a melhorar o processo S&OP”.

Ter um gerenciamento digitalizado da logística é uma ferramenta eficaz para melhorar o desempenho dos envios e garantir pedidos on time, in full. Um programa logístico como o software de gerenciamento de armazém (WMS) garante o controle do estoque em tempo real e, com um planejamento logístico prévio, é possível assegurar a disponibilidade de estoque o tempo todo. Um software de gerenciamento de armazém coordena-se com outros programas digitais, sejam da própria organização ou de outros elos da cadeia de suprimentos, para estabelecer processos otimizados e evitar cenários de quebras de estoque, pontos de estrangulamento ou excesso de estoque.

O monitoramento periódico do indicador OTIF é praticamente impossível se o gerenciamento do armazém for manual. A implementação de um software de gerenciamento de armazém elimina o risco de erros ao introduzir as informações necessárias no programa e indica, em tempo real, a quantidade de pedidos entregues e completadas segundo as necessidades do cliente.

OTIF, uma logística eficiente

Um alto índice de pedidos OTIF se traduz em um serviço logístico eficaz e competitivo, pois a satisfação do cliente é maior quando os pedidos são entregues de acordo com as condições estabelecidas e no prazo e forma estabelecidos. Por isso, cada vez mais empresas medem não só sua eficiência logística com essa métrica, como também a de seus fornecedores. Por quê? Uma porcentagem alta do indicador OTIF permite implementar estratégias logísticas eficazes como a preparação de pedidos cross-docking ou o just-in-time.

No entanto, em um cenário de comércio omnichannel, o gerenciamento manual de pedidos dificulta o sucesso da métrica OTIF. Nesses casos, implementar um software de gerenciamento de armazém pode fazer a diferença, porque automatiza o gerenciamento da mercadoria, garante a rastreabilidade do produto e garante o controle do estoque. Caso pretenda obter o máximo desempenho de seu armazém oferecendo o melhor serviço logístico aos seus clientes, não hesite em entrar em contato conosco. O Sistema de Gerenciamento de Armazém Easy WMS da Mecalux é a solução ideal para maximizar as operações logísticas realizadas no armazém.