O que é a rastreabilidade de lotes e como implementá-la
A rastreabilidade de lotes é um tipo de rastreabilidade que permite que as empresas obtenham visibilidade sobre conjuntos específicos de produtos ao longo da cadeia de suprimentos. Em um ambiente marcado por regulamentações rigorosas, consumidores cada vez mais informados e operações logísticas complexas, ter um sistema de controle eficaz permite agilizar o gerenciamento de incidentes.
Neste artigo explicamos o que é a rastreabilidade de lotes, os benefícios que proporciona e os setores onde é fundamental. Também veremos como um software pode apoiar as operações.
O que é a rastreabilidade de lotes?
A rastreabilidade de lotes consiste em registrar e seguir o percurso de um grupo de produtos desde sua origem, fabricação ou recebimento até sua distribuição final. Para facilitar o gerenciamento simultâneo de inúmeras referências, as empresas agrupam a mercadoria em lotes, ou seja, em conjuntos de artigos fabricados, embalados ou armazenados sob as mesmas condições.
Cada lote tem um código único, normalmente composto por caracteres alfanuméricos, que serve para sua identificação e diferenciação. Acompanha o produto ao longo da cadeia de suprimentos e, de modo geral, só é modificado quando o artigo se transforma ou dá lugar a um novo. Permite, por sua vez, que as empresas consultem a proveniência das matérias-primas, datas de produção, controles de qualidade aplicados ou localizações no armazém.
Através da rastreabilidade do lote de produtos, as empresas podem atuar com maior rapidez diante de possíveis incidentes de qualidade ou 'recall' de produtos do mercado.
Passo a passo da rastreabilidade de lotes
Recebimento, registro e etiquetagem
A rastreabilidade de lotes começa quando os dados, como a descrição do produto, fornecedor, data de entrada e local de recebimento da mercadoria são registrados. Cada referência recebida é identificada para acompanhar seu percurso nas etapas posteriores da cadeia de suprimentos.
Os produtos são etiquetados com códigos de barras ou outros sistemas digitalizáveis para reduzir erros manuais e agilizar a identificação de mercadorias durante as operações logísticas.
Controle e acompanhamento em produção
As empresas documentam os ingredientes ou componentes envolvidos em cada etapa da fabricação e os produtos finais resultantes. Dessa forma, é possível saber os lotes de matérias-primas que foram utilizados para fabricar cada artigo.
As informações registradas incluem os materiais utilizados, seus fornecedores e os controles realizados, o que favorece a detecção dos lotes afetados caso haja qualquer problema de produção ou qualidade.
Armazenamento e distribuição
Nessa etapa são identificados os movimentos internos da mercadoria, as localizações onde são depositadas e os envios realizados a distribuidores, clientes ou outros centros. Dessa forma, as empresas mantêm um acompanhamento atualizado do percurso de cada artigo até sua entrega final.
Os dados registrados sobre cada lote são conservados durante todo o processo logístico, tanto para os produtos fabricados pela própria empresa quanto para os recebidos de terceiros. As empresas sabem o tempo todo onde está cada artigo, as quantidades que foram enviadas e os distribuidores ou clientes que os receberam. Com essa finalidade, muitos negócios utilizam um ERP ou sistema de gerenciamento de armazém.
Rastreabilidade ascendente
Entre os diferentes tipos de rastreabilidade está a rastreabilidade ascendente, que rastreia o percurso dos estoques para trás dentro da cadeia de suprimentos para identificar as matérias-primas utilizadas ou os processos de produção realizados.
As empresas podem identificar os lotes que estão afetados por um erro de fabricação ou uma possível contaminação. Esse sistema também permite rastrear as matérias-primas ou fornecedores que intervieram na produção de cada lote.
Benefícios da implementação da rastreabilidade de lotes
Implementar um sistema de rastreabilidade de lotes traz vantagens em todas as etapas da cadeia de suprimentos:
Otimização e organização dos processos internos
O registro contínuo de informações permite organizar com maior eficiência as operações de produção, armazenamento e distribuição de mercadorias.
Melhoria contínua do controle de qualidade
Os dados sobre matérias-primas e processos de fabricação agilizam a detecção de incidentes. As empresas podem consultar o histórico dos lotes e verificar os fornecedores ou inspeções vinculadas a cada produto.
Redução de erros operacionais e perdas
Manter um acompanhamento preciso da mercadoria ajuda a minimizar falhas humanas, confusões entre lotes e perdas durante as operações logísticas. Também ajuda a mitigar seu impacto no negócio.
Conformidade regulatória
Setores como o de alimentos, farmacêutico ou cosmético exigem registros atualizados sobre o percurso da mercadoria para cumprir as normas. Sua existência simplifica as auditorias e os processos de 'recall' caso seja necessário.
Maior confiança e fidelização do consumidor
A possibilidade de consultar a origem, o percurso e as informações associadas a cada lote proporciona uma maior transparência. Dessa forma, aumenta a confiança dos consumidores e reforça a credibilidade da marca.
Setores nos quais a rastreabilidade de lotes é fundamental
A rastreabilidade de um produto é um processo habitual em setores que precisam rastrear a produção, o armazenamento e a distribuição da mercadoria:
- Alimentos. O acompanhamento de lotes é fundamental para controlar produtos perecíveis, como frutas, verduras, carnes ou pescados, supervisionando seus ingredientes, condições de armazenamento e outros fatores de segurança alimentar.
- Setor farmacêutico e de saúde. Em hospitais, laboratórios e farmácias, é obrigatório garantir a segurança de medicamentos, vacinas ou dispositivos médicos.
- Cosméticos. Cremes, perfumes ou produtos de maquiagem são mantidos sob condições de temperatura e conservação controladas para garantir sua qualidade.
- Fabricação e manufatura. O controle de lotes impulsiona a qualidade em setores como o automobilístico, eletrônico ou de máquinas industriais.
- Logística. Facilita o controle de movimentos, localizações e envios realizados a clientes, distribuidores e centros logísticos terceirizados (3PL).
- Varejo e comércio eletrônico. Mantém o estoque atualizado, gerencia devoluções e supervisiona o percurso dos produtos durante toda a cadeia logística.
Software de rastreabilidade de lotes
A rastreabilidade de lotes pode ser complexa em empresas com grandes volumes de referências. Inúmeras empresas utilizam ferramentas como o sistema de gerenciamento de armazém, o ERP ou os sistemas MES de controle de produção para registrar e atualizar as informações.
Entre essas tecnologias, o software de armazém desempenha um papel especialmente importante ao centralizar os dados sobre o recebimento de mercadorias, os movimentos internos ou a distribuição nas instalações logísticas. Também favorece a identificação de produtos através de códigos de barras, etiquetas e outros sistemas que podem ser digitalizados.
Uma grande quantidade de empresas implementa o Easy WMS, o sistema de gerenciamento de armazém da Mecalux, para garantir a rastreabilidade de lotes:
- Cárnicas Medina (Espanha). O software da Mecalux atribui uma localização a cada lote de produção assim que entra no armazém automático com capacidade para 32.000 caixas. O sistema supervisiona o tempo de maturação da carne e o estado dos produtos perecíveis antes de sua distribuição.
- Maison François Cholat (França). O Easy WMS compila os dados de cada artigo dessa empresa de sementes e produtos fitossanitários e lhes atribui uma localização de acordo com sua rotatividade ou lote. Seguindo o princípio FIFO primeiro é expedida a mercadoria fabricada há mais tempo, exceto quando um cliente solicita um pedido específico.
- Megafin (Colômbia). O operador de terceirização logística (3PL) implantou o Easy WMS para organizar os produtos alimentícios considerando o lote, a data de vencimento e a temperatura. Para isso, utiliza o módulo WMS para operadores logísticos 3PL, que mantém separada a mercadoria de cada cliente e preserva a rastreabilidade dos lotes durante as operações de recebimento, armazenamento e envio.
Rastreabilidade de lotes e digitalização logística
Manter um controle rigoroso da mercadoria deixou de ser uma questão operacional para fazer parte da estratégia das empresas. Ter informações atualizadas sobre produtos, localizações e movimentos é essencial para uma rastreabilidade de lotes perfeita e para melhorar a coordenação entre áreas. A digitalização através do software de armazéns facilita o acompanhamento dos produtos e atenua a dependência de registros manuais.
Dentre as dicas práticas para controlar a rastreabilidade de lotes na empresa destacam-se:
- Registrar cada lote desde sua fabricação ou entrada no armazém é importante para manter um acompanhamento contínuo durante toda a cadeia de suprimentos.
- Utilizar códigos de barras e sistemas que podem ser digitalizados para reduzir erros e agilizar a identificação de produtos é altamente recomendável.
- O uso de sistemas digitais como o software de armazéns, o ERP ou o MES para automatizar o gerenciamento das informações logísticas é fundamental.
- Os dados de produção, armazenamento e distribuição devem manter-se atualizados para poder localizar rapidamente os produtos afetados caso ocorra algum incidente.