Sistema ERP: o que é, quais tipos existem e como se integra à empresa

Um sistema ERP é uma ferramenta essencial no atual contexto empresarial. Em um mercado com clientes cada vez mais exigentes, ajuda a centralizar o gerenciamento das diferentes áreas operacionais com o objetivo de otimizar processos, melhorar a eficiência e responder com maior rapidez às necessidades do meio.

Neste artigo, abordamos o que é um sistema ERP, como funciona e por que se tornou uma ferramenta essencial para as empresas de hoje em dia. Analisamos suas principais aplicações, os tipos que existem no mercado e os benefícios proporcionados pela sua implementação. Também abordamos seu papel dentro do armazém e como o ERP pode ser integrado com outras soluções especializadas, como os sistemas de gerenciamento de armazém.

O que é um sistema ERP?

Um sistema ERP, a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, ou seja, planejamento de recursos empresariais, é um software que controla todos os fluxos de informação dentro de uma empresa. Essa solução digital unifica e automatiza tarefas comuns em áreas como finanças, recursos humanos, logística ou compras.

Um sistema ERP é composto por módulos interligados que compartilham um mesmo banco de dados, por isso as informações fluem de modo coerente entre as diversas áreas do negócio. Os módulos foram desenvolvidos para apoiar processos administrativos internos, como finanças ou contabilidade, assim como funções não financeiras como recursos humanos ou gerenciamento de clientes.

Além disso, os ERP são sistemas escaláveis: as empresas podem implementar apenas os módulos necessários e expandir suas funcionalidades conforme evoluem seus requisitos. Muitos ERP também oferecem características específicas orientadas para setores específicos, seja de forma nativa ou através de integrações adicionais.

Qual a função de um sistema ERP?

O objetivo de um ERP é integrar as informações de todas as áreas de uma empresa para promover um gerenciamento mais eficiente alinhado com os objetivos estratégicos. Algumas de suas principais aplicações são:

• Finanças. Um dos módulos mais comuns de um ERP é o de contabilidade, responsável por registrar transações, gerenciar orçamentos, fazer projeções econômicas e elaborar relatórios financeiros. Graças a ele, as empresas podem organizar e monitorar adequadamente seus recursos econômicos.
• Compras. Esse módulo permite à equipe de compras efetuar suas gestões a qualquer hora e a partir de qualquer lugar. Graças à sincronização automática, a atividade comercial é registrada em tempo real, o que facilita a coordenação com fornecedores, o acompanhamento de pedidos e a tomada de decisão baseando-se em dados atualizados.
• Recursos humanos. Um sistema ERP administra informações do pessoal como dados contratuais, histórico profissional, controle de presença, folha de pagamento, assim como planos de treinamento e desenvolvimento. A centralização desses processos melhora a organização interna e contribui para a tomada de decisões estratégicas em torno do talento humano.
• Gerenciamento de clientes. O sistema também incorpora funções do CRM (Customer Relationship Management), com a finalidade de registrar, organizar e fazer um acompanhamento de todas as interações com os clientes. Essa ferramenta foi projetada para melhorar a qualidade do serviço e gerenciar de forma mais eficaz as oportunidades de vendas e fidelização.
• Produção. Na indústria manufatureira, o ERP permite planejar a capacidade de produção e garante a rastreabilidade dos produtos. Dessa forma, é possível garantir que a fabricação seja realizada nos prazos estabelecidos, utilizando os recursos com eficiência e cumprindo os padrões exigidos.
• Cadeia de suprimentos. O programa coordena, embora de modo básico, algumas das atividades do supply chain: desde a entrada da mercadoria no armazém até a distribuição dos pedidos. Para um gerenciamento mais ágil e eficaz, é preferível contar com um software de armazém desenvolvido especificamente para otimizar as operações logísticas.

Quais são os benefícios de um sistema ERP?

Utilizar um ERP proporciona inúmeras vantagens:

• Automação de processos. O ERP executa tarefas rotineiras, como a emissão de faturas ou o registro de transações.
• Maior produtividade. Ao otimizar e automatizar os processos do negócio, o ERP economiza tempo, reduz erros e aumenta a eficiência operacional.
• Controle e rastreabilidade. O ERP fornece uma visão clara e detalhada das operações diárias da empresa, pois monitora e registra cada etapa dos processos produtivos, logísticos e financeiros.
• Tomada de decisão. O acesso a informações atualizadas facilita uma tomada de decisão mais rápida e precisa em toda a organização.
• Comunicação interna. O ERP centraliza as informações de diferentes áreas em uma única plataforma, o que reforça a comunicação entre departamentos e evita a duplicação de dados.
• Integração. O ERP se conecta com facilidade a outras soluções especializadas, como os sistemas de gerenciamento de armazém, para controlar o estoque em tempo real.

Que tipos de sistemas ERP existem?

Os ERPs podem ser classificados de acordo com vários critérios:

De acordo com sua instalação:

• Servidor local (on-premise). É instalado nos servidores da empresa. Exige um investimento inicial significativo em infraestrutura e manutenção.
• Nuvem (cloud). É hospedado em servidores externos e pode ser acessado através da internet. Oferece flexibilidade, escalabilidade e backups automáticos.
• Híbrido. Combina características dos modelos on-premise e cloud. As empresas mantêm certos dados e processos localmente enquanto aproveitam a nuvem para outras funções.

De acordo com seu desenho:

• Padrão ou genérico. Abrange os processos comuns da maioria das empresas. Pode ser usado com uma configuração básica e admite um certo grau de personalização.
• Sob medida. Pode adaptar-se às particularidades da organização, seja construindo a partir do zero ou modificando um já desenvolvido.

De acordo com seu uso:

• Horizontais. Pode ser usado por qualquer tipo de empresa, independentemente de seu setor. Contam com módulos gerais que cobrem necessidades ordinárias da maior parte dos negócios.
• Verticais. Especializados em negócios específicos, como hotéis, universidades, hospitais ou empresas de construção. Incluem funcionalidades específicas para resolver necessidades desse tipo de atividade.

De acordo com o tamanho da empresa em número de funcionários:

• Para pequenas empresas ou microempresas (de 1 a 20 funcionários). Com funções básicas e custos reduzidos. Ideais para automatizar tarefas essenciais sem contar com uma grande infraestrutura técnica.
• Para médias empresas ou PME (de 21 a 200 funcionários). São sistemas escaláveis que permitem integrar várias áreas e crescer junto com o negócio.
• Para grandes empresas (mais de 200 funcionários). São altamente configuráveis e foram pensados para gerenciar operações complexas e grandes volumes de dados.

O ERP em um armazém

Um sistema ERP pode incorporar funções básicas para o gerenciamento do armazém, como o registro de entradas e saídas. No entanto, suas capacidades são limitadas e geralmente orientadas para fornecer uma visão geral sem cobrir as operações diárias em detalhes.

Para gerenciar eficazmente as operações diárias do armazém, muitas empresas optam por integrar seu ERP com um sistema de gerenciamento de armazém (WMS em sua sigla em inglês). É importante estar ciente das diferenças entre um ERP e um WMS, pois cada sistema executa funções diferentes, mas complementares dentro da cadeia de suprimentos.

Um sistema de gerenciamento de armazém, como o Easy WMS da Mecalux, é responsável especialmente por coordenar e otimizar processos dentro do armazém: atribuir localizações estratégicas aos produtos, otimizar as rotas de picking ou controlar o status do estoque em tempo real. Ambos os sistemas trabalham juntos. Enquanto o ERP centraliza as informações gerais do negócio, o WMS atua como cérebro do armazém dirigindo todas as operações.

Uma integração do WMS com o ERP é fundamental para evitar erros devido à duplicação de dados e agilizar a tomada de decisão. Graças a essa conexão, as informações fluem automaticamente entre ambos os sistemas para automatizar processos e adaptar-se com maior agilidade às exigências do mercado. Por exemplo, o sistema de gerenciamento de armazém da Mecalux é compatível com os principais ERPs do mercado, como o SAP, Oracle ou Microsoft Dynamics.

Um sistema ERP integrado com soluções especializadas

O ERP não só centraliza as informações e melhora a eficiência operacional, como também faz com que as empresas se ajustem às mudanças do mercado e respondam de forma ágil às necessidades de seus clientes. Seu verdadeiro potencial pode ser atingido ao ser integrado com outras soluções dedicadas que completam o gerenciamento empresarial, como o WMS.

Integrar o ERP com um sistema de gerenciamento de armazém, como o Easy WMS da Mecalux, permite otimizar as operações logísticas, melhorar o controle do estoque e automatizar tarefas primordiais dentro do armazém. Gostaria de saber como o Easy WMS pode se adaptar ao seu ERP e transformar sua logística? Entre em contato conosco. Somos especialistas em soluções inteligentes para o gerenciamento de armazéns.