Integração entre sistemas ERP e WMS

Chegou o momento. Após fazer uma seleção de fornecedores de WMS, estudar as diferentes soluções e calcular o ROI de cada um, você encontrou o melhor sistema de gerenciamento de armazém, ou seja, aquele que se encaixa perfeitamente nos processos logísticos do seu armazém. No entanto, ainda há um obstáculo a ser superado: a integração do sistema ERP e do WMS.

Os sistemas de gerenciamento de armazém não operam isoladamente de outras ferramentas de gestão de negócios, mas coexistem no mesmo ecossistema. Para isso, é necessário viabilizar a conexão entre o ERP (Enterprise Resource Planning) e o WMS, processo que pode levantar dúvidas em termos técnico. Em nosso artigo iremos resolvê-los.

O fluxo de informações entre um WMS e ERP

Antes de entrar no assunto, é conveniente contextualizar esta questão. Quando falamos em integração de sistemas ERP e WMS, estamos assumindo que são softwares diferentes: funcionam em harmonia, mas não utilizam a mesma plataforma nem são construídos para cumprir a mesma função. Portanto, o sistema de gestão de armazém não é um simples módulo ERP, mas sim um software desenvolvido ad hoc para a gestão das operações de armazém com funcionalidades muito mais avançadas.

Os sistemas ERP e WMS compartilham informações continuamente e, dependendo do tipo de dados e processos, o papel de cada sistema muda (os conhecidos papéis mestre-escravo na computação). Então, um fluxo de dados é estabelecido em duas direções:

• O sistema ERP cria e mantém os bancos de dados principal: registra novos produtos, adiciona fornecedores e transfere pedidos de compras para o armazém, além de gerar notas fiscais. Para este tipo de tarefa, o ERP "rege" o WMS.
• Também existe uma transferência de informações do WMS para o ERP quando, por exemplo, a mercadoria é recebida no armazém ou os pedidos são despachados. Nestes casos, é o WMS que notifica o ERP e atualiza os dados do inventário. Assim, ele exerce a função de mestre.

É muito importante controlar essa troca de informações para que não ocorram erros ou dados duplicados. Isso geralmente é obtido usando a atribuição de diferentes estados(planejado, em processo, preparado, carregado, despachado, entre outros). Estas “etiquetas” indicam a um sistema e a outro quais ações podem e não podem ser realizadas de acordo com as regras que foram definidas. Por exemplo, o WMS não pode carregar pedidos que não tenham sido marcados como “faturados” pelo ERP.

Por outro lado, o nível de detalhe das informações que cada sistema utiliza também varia. Para usuários de ERP, provavelmente é suficiente saber diariamente quais são os produtos e em que quantidade. No entanto, o banco de dados WMS deve armazenar informações muito mais específicas, como a localização de cada SKU, o tipo de contentor em que está localizado (palete, caixa, unidades individuais) ou os prazos de entrega programados.

Que informações precisam ser coletadas para a integração do WMS?

A situação mais comum é que cada empresa já conte com procedimentos padronizados que se refletem no ERP e então é o WMS que tem que se adequar a essa forma de trabalhar. No entanto, para que a implementação do WMS seja bem-sucedida, é essencial fornecer ao fornecedor do software:

• Os dados mestres de artigos e seus perfis logísticos: os dados mestres de artigos coleta a lista completa de produtos cadastrados e o histórico de todos os SKUs que passaram na empresa em algum momento. Os perfis logísticos atribuídos a cada um indicam parâmetros-chave para a gestão destas mercadorias como tamanho, cor, prazo de validade, lotes de fabricação (essenciais na logística farmacêutica), nível de perigo, entre outros.

• Informações relacionadas aos pedidos: o ERP transfere os pedidos dos clientes para o WMS, de forma que o sistema de gerenciamento de armazém deve saber que tipo de informação está vinculada a cada um. Por exemplo, ambos os sistemas operam com os mesmos campos de pedido (nome, endereço, entre outros) e usam códigos exclusivos para identificá-los. Assim, se houver um erro e o cliente precisar fazer uma modificação no pedido uma vez processado, o ERP irá executá-lo e essa alteração chegará diretamente ao WMS utilizando o campo único e o código que compartilham.

• Informações de recepção: o ERP envia a programação de recepção para o almoxarifado, de acordo com as informações dos fornecedores. É uma questão fundamental para a organização das tarefas diárias no armazém, por isso o WMS deve ser adaptado para que possa ser processado corretamente.

• Eventos que acionam notificações: alguns já estão configurados por padrão no WMS, mas o sistema pode ser adaptado a outros requisitos do ERP e pode ser customizado. Por exemplo, quando ocorre ruptura de estoque em qualquer uma das referências, o WMS emite um aviso ao ERP.

Opções para conectar o WMS com o ERP

No nível técnico, a troca de dados entre os sistemas ERP e WMS pode ser feita de diferentes maneiras. Tomamos o Easy WMS como referência para explicar as opções de integração padrão:

- Conexão de ERP e EMS arquivo por arquivo (XML ou EDI)

Como cada sistema utiliza um banco de dados independente, uma forma de troca de informações é por meio de arquivos de dados, ou seja, o ERP envia mensagens que são lidas pelo WMS e vice-versa. Para que os dois sistemas possam se comunicar, esses arquivos são apresentados em formatos padronizados como EDI (Electronic Data Interchange) ou o mais moderno e flexível XML (Extensible Markup Language).

A troca de dados pode ocorrer diretamente entre o ERP e o WMS, embora também existam alguns ERPs que fornecem APIs ou interfaces de programação de aplicativos para facilitar a comunicação de outro software com ele de forma mais ágil.

- Através de bancos de dados de intercâmbio

Esta opção contempla a utilização de um banco de dados intermediário que ambos os sistemas compartilham. Tanto o ERP quanto o WMS o atualizam continuamente, inserindo novos dados. Além disso, cada software faz varreduras periódicas para verificar se há mensagens a serem processadas e, se for o caso, incorpora essas novas informações em seu próprio banco de dados.

- Conexão através de serviços web

Nesse caso, a troca de informações entre o WMS e o ERP é feita por meio de uma interface web, portanto, os dois sistemas precisam ter acesso à internet para operar com ela. Isso significa que o software chama um banco de dados na nuvem por meio do protocolo http e o banco de dados retorna as informações em formato XML, que serão incorporadas a cada sistema. É uma opção amplamente utilizada quando a integração do sistema ERP e o WMS é desenvolvida sob medida.

- Por meio de um conector específico: o caso SAP e SAP WM

SAP é o ERP com a maior participação no mercado global, segundo dados do Gartner Dataquest. Este ERP possui um módulo de gestão de armazém próprio, mas o âmbito das suas funcionalidades é limitado; assim, muitas empresas optam por um WMS com um nível de especialização superior que permita lidar com a organização de operações mais complexas no armazém.

No caso do SAP, a conexão entre o WMS e este ERP deve ser feita através do módulo SAP WM (Warehouse Management). Para isso, é necessário desenvolver um conector específico que possibilite um canal direto entre o WMS e o SAP WM para troca de informações. No caso do Easy WMS, essa forma de integração já está padronizada e em operação em dezenas de empresas.

Flexibilidade, chave para a integração entre ERP e WMS

De acordo com o estudo ERP Software Market, da Allied Market Research, o mercado global de ERP está relativamente concentrado em empresas de destaque já estabelecidas como líderes. SAP, Oracle Corporation, Sage Group, Microsoft Corporation e Netsuite Inc. são fornecedores de referência conhecidos. No entanto, também há uma miríade de participantes emergentes que estão entrando no mercado, especialmente como resultado da generalização das soluções SaaS em comparação com as tradicionais on-premise.

Neste contexto, a flexibilidade do WMS torna-se essencial: o software de gestão de armazém tem de ser capaz de se conectar a todos os tipos de ERP, independentemente da sua marca ou arquitetura.