A carta de porte no transporte de mercadorias

A carta de porte, um documento essencial no comércio internacional, atua como contrato de transporte para garantir a conformidade regulatória e a segurança da mercadoria.

O que é a carta de porte?

A carta de porte é um documento com valor legal que contém informações sobre os envios de mercadoria. Exerce a função de contrato ao fazer a transferência de produtos e contém dados dos artigos a serem distribuídos, das transportadoras, dos destinatários e dos termos e condições de transporte.

Esse contrato de transporte acompanha a mercadoria desde seu envio até a entrega aos clientes. Normalmente inclui os seguintes dados:

• Local e data de emissão.
• Local previsto para entrega.
• Nome e endereço do remetente, do destinatário e da empresa que realiza o transporte da mercadoria.
• Natureza dos bens e da embalagem.
• Número de pacotes.
• Peso da mercadoria.
• Instruções para as alfândegas.
• Despesas relativas ao transporte.
• Observações sobre o pagamento contra entrega, se aplicável.

Exemplo de carta de porte

A seguir, oferecemos um exemplo de carta de porte que pode servir de modelo. Trata-se de um modelo genérico, portanto, os campos a preencher podem variar dependendo do tipo de envio.

Esse documento com valor legal geralmente inclui três cópias: uma destinada ao remetente da mercadoria, outra para a transportadora e uma terceira que acompanha os produtos durante sua transferência.

Carta de porte digital

Nos últimos anos, a carta de porte digital ganhou popularidade. Trata-se de um formato eletrônico que facilita a troca de informações entre o expedidor, a transportadora e o destinatário. Além disso, fornece um registro online detalhado de todo o processo de transporte de produtos.

Uma vez realizada a expedição da mercadoria, tanto a empresa quanto a agência de entrega podem ter acesso à documentação em formato digital evitando, dessa forma, levar consigo documentos impressos. Também pode ser assinada digitalmente, permitindo um acesso imediato aos dados e oferecendo aos clientes a possibilidade de rastrear e verificar o status de seus envios em tempo real.

Quem emite a carta de porte?

A responsabilidade de emitir a carta de porte geralmente recai sobre o remetente da mercadoria, ou seja, a empresa ou pessoa que envia os produtos através de uma transportadora.

No entanto, de quem é a obrigação de redigir a carta de porte? Essa questão é objeto de algumas dúvidas, pois, em certos casos, a empresa de transporte também pode ser responsável pela emissão do documento quando se trata de um serviço específico ou quando exerce de agente marítimo.

Independentemente de quem emita o documento, é crucial que na carta de porte constem todos os detalhes necessários para garantir o envio seguro e eficiente da mercadoria. Ou seja, a descrição, quantidade, peso, valor declarado e condições de transporte.

Quando a carta de porte não é necessária?

A carta de porte não é obrigatória em determinadas situações, tais como:

• Transporte particular de mercadoria realizado com veículos próprios.
• Transferência de bens de uso pessoal, como ocorre nas mudanças.
• Serviços de transporte de encomendas dentro de uma mesma cidade ou região, não sendo necessário ultrapassar fronteiras.
• Transporte de mercadorias até um determinado montante.

Recomenda-se verificar os regulamentos aplicáveis para cada situação.

Qual a função da carta de porte e como é utilizada no armazém?

A carta de porte é um documento essencial ao transportar mercadoria, pois desempenha várias funções no gerenciamento logístico.

• Contrato formal. Exerce a função de contrato formal entre o remetente e a transportadora, especificando as condições do serviço para a realização do transporte doméstico ("carta de porte nacional") e internacional ("carta de porte internacional"). Esse acordo é a base que regula a relação comercial, pois garante que ambas as partes compreendam suas obrigações.
• Recibo oficial. Confirma que a mercadoria foi entregue nas condições estabelecidas. Ao assiná-la, a transportadora assume a responsabilidade pela carga. Essa documentação deve ser consultada caso haja eventuais disputas ou reclamações.
• Prova de propriedade. Em certos contextos, esse documento pode inclusive provar a propriedade dos bens durante o trajeto, sendo especialmente importante em operações comerciais internacionais ou no envio de mercadorias onde os direitos de propriedade mudam durante o processo de transferência.
• Acompanhamento e rastreabilidade. A carta de porte facilita a rastreabilidade e o controle dos envios ao longo da cadeia de suprimentos, proporcionando informações detalhadas sobre a origem, destino, quantidade e status da mercadoria.

Em um armazém, a carta de porte é um documento utilizado no recebimento de mercadorias para comprovar a quantidade, status e descrição dos artigos que chegam à instalação logística. Graças a um controle mais rigoroso dos produtos que entram e saem do armazém, as empresas podem fazer um gerenciamento adequado do estoque.

Digitalização, essencial para o transporte de mercadorias

A digitalização é fundamental para garantir a eficiência e a conformidade no transporte de mercadorias. A carta de porte se beneficia de ferramentas como os sistemas de gerenciamento de armazém (WMS) que, ao otimizar as operações logísticas, reduzem o número de erros na distribuição de produtos. Soluções como o Easy WMS da Mecalux se destacam pela sua capacidade de oferecer um gerenciamento eficiente do estoque.

O WMS do armazém envia instruções à equipe para garantir que cada pedido inclua todos os artigos solicitados pelos clientes. Além disso, registra automaticamente os detalhes necessários para completar a carta de porte, como a descrição, quantidade, peso e condições de transporte das mercadorias. O software de gerenciamento também gera relatórios de expedição que permitem ter um resumo impresso de cada ordem de saída. Não só economiza tempo, como também limita os erros, ajudando a obter um gerenciamento mais ágil e seguro dos envios.

Tem alguma dúvida sobre como otimizar o gerenciamento de seus envios ou implementar soluções digitais como um WMS para melhorar sua logística? Nossa equipe de especialistas está à sua disposição para ajudá-lo. Entre em contato conosco para saber mais sobre como nossas soluções podem transformar a operação de seu armazém.