A zona de expedição de mercadorias deve estar limpa e ordenada

Expedição de mercadorias: etapas e dicas para o sucesso

05 Junho 2020

Uma das funções essenciais do armazém é a expedição de mercadorias. O objetivo dessa etapa consiste em enviar aos clientes os produtos requisitados, os quais devem sair do armazém para sua entrega dentro do prazo e em perfeito estado.

O processo de expedir as mercadorias é composto por várias etapas com diferentes tarefas associadas para garantia do sucesso. Em nosso artigo verificamos em que consiste cada uma delas e abordamos a forma de melhorar a eficiência de desses processos.

Fases da expedição de mercadorias:

A expedição de mercadorias é o destino final dos produtos que estão nas instalações de armazenagem. Vejamos quais subprocessos compõem a expedição de mercadorias:

1. Planejamento das entregas a realizar

A expedição de mercadorias não é uma ação isolada em relação às restantes operações do armazém, por isso o planejamento desempenha um papel revelador. Organizar a expedição de mercadorias diariamente significa:

  • Saber quais são e confirmar os pedidos que serão preparados e enviados no dia.
  • Ordenar a lista de pedidos a preparar.
  • Atribuir os pedidos às transportadoras e indicar as faixas horárias de coleta da mercadoria.
  • Programar a ocupação das docas de carga.
  • Prever o espaço necessário na área de armazenagem temporária junto às expedições.

2. Consolidação e organização da mercadoria

Em ocasiões anteriores incluímos essa etapa no processo de picking ou preparação de pedidos. No entanto, devido à sua localização no armazém e à sua proximidade também podemos considerar que faz parte do processo global de expedição de mercadorias.

A consolidação da mercadoria consiste em combinar e agrupar mercadorias provenientes das diferentes áreas de picking ou do armazém para sua posterior expedição. Normalmente, dentro da própria área de expedição do armazém se reserva um espaço adjacente destinado a essa tarefa.

Evidentemente, a consolidação de mercadorias depende em grande parte da ordem de coleta seguida. Se o picking for executado com uma sequência desordenada, existe o risco de as mercadorias ficarem paradas na expedição à espera das demais referências que completem o pedido.

3. Comprovação da documentação e acondicionamento

A expedição de mercadorias representa o último contato do produto com o armazém: é aqui onde se faz a verificação da documentação final. Dessa forma é possível evitar erros e garantir que o cliente receba o que pediu.

Para tal, é preciso conferir os diferentes documentos associados (recebimento do pedido, ordem de picking, nota de entrega, rota, carta de porte…) e verificar se os produtos requisitados são os que estão no palete ou pacote. Toda essa informação é confirmada pelo Sistema de Gerenciamento de Armazém.

Além disso, também se comprova se a pesagem e a volumetria do pedido estão de acordo com os requisitos das transportadoras e, finalmente, realiza-se a etiquetagem. Por outro lado, a mercadoria termina de ser embalada ou empacotada em caixas ou paletes, incluindo sua cintagem e enfardamento.

Outras tarefas que podem ocorrer nessa etapa de expedição de mercadorias é a personalização dos envios (por exemplo, embrulhá-los em papel de presente no caso de alguns e-commerce) ou a montagem de kits e packs (muito comum com produtos em promoção).

4. Carregamento da mercadoria

Com tudo em ordem, antes de proceder à transferência dos pedidos para o caminhão correspondente, é preciso executar uma série de etapas:

  • Verificar se o reboque que está à espera é o correto.
  • Colocar a mercadoria no caminhão equilibrando as cargas. Além disso, o reboque deve estar fixo de uma forma segura nas docas de carga. Para a realização dessa etapa costuma-se utilizar equipamentos de movimentação, tais como transpaleteiras ou empilhadeiras. Trata-se de uma tarefa que deve ser realizada com extremo cuidado.
  • Entregar a documentação à transportadora para sua assinatura.

Nesse ponto é necessário considerar que o processo de carga e descarga envolve riscos para os operadores, uma vez que podem ocorrer quedas, aprisionamento de pessoas ou acidentes relacionados aos equipamentos de movimentação.

As plataformas de carga automática permitem acelerar todo o processo de expedição de mercadorias
As plataformas de carga automática permitem acelerar todo o processo de expedição de mercadorias

Impacto da área de expedição no armazém

A localização da área de expedição da mercadoria no layout do armazém depende de diferentes fatores, tais como: o número de envios, a quantidade de rotas gerenciadas diariamente, o planejamento horário e inclusive a própria localização do armazém (esta limita o número de docas ou acaba por concentrá-las em uma área determinada).

É comum que a expedição seja organizada na mesma área de recebimento da mercadoria junto às docas, de forma que as tarefas de entrada e saída são revezadas de acordo com as faixas horárias.

Nessa área fica a área de pré-cargas ou de armazenamento temporário, que pode ser simplesmente um lugar luminoso onde depositar os pacotes e paletes ou contar com transportadores de roletes para agilizar a operação de carga.

Estratégias para otimizar o processo de expedição de mercadorias

Entre as boas práticas existentes para uma correta organização dos processos de expedição da mercadoria temos:

1. Planeje o tempo de acordo com o serviço de transporte

A precisão no planejamento da expedição de mercadorias sempre será maior se houver um software de gerenciamento de armazém que se encarregue de executar e organizar tal quantidade de informação e dirija a equipe de trabalhadores na realização das tarefas pertinentes.

Um Sistema de Gerenciamento de Armazém como o Easy WMS, entre outras funções, é capaz de agrupar os pedido por: rota de distribuição, tipo de veículo, cliente, prioridade do envio, entre outras especificações. Esses parâmetros logísticos são configurados no software em função das características do inventário que a empresa tiver.

Por outro lado, o WMS permite organizar os pedidos tanto de forma estática quanto de forma dinâmica. No primeiro caso, a organização ocorre ao início de cada turno de trabalho ou de cada jornada, seguindo metodologias como o picking por onda). A organização dinâmica é feita ajustando o picking e a expedição à medida que forem sendo recebidos novos pedidos.

2. Padronize e simplifique a gestão documental

Uma das etapas fundamentais da operação de expedição de mercadorias é a verificação e gestão documental. Nesse ponto o objetivo é zerar os erros, e para isso contribui:

  • A integração das normas de etiquetagem e documentação do armazém com as da transportadora: isso agiliza significativamente o processo e facilita o tratamento de dados. No caso do Easy WMS, o módulo Software para gestão da expedição logística permite, por exemplo, imprimir etiquetas compatíveis com as principais agências de transporte e atribuir os números de rastreamento de cada volume já a partir do armazém.
  • O uso do WMS com dispositivos de assistência automáticos: o picking por voz, por exemplo, permite montar paletes ou caixas com ambas as mãos e validar mais rapidamente os volumes. Além disso, o WMS conta com uma opção de dupla verificação para limitar ao máximo os erros humanos.

3. Avalie opções de automatização no processo de expedição de mercadorias

É possível automatizar a expedição de mercadorias com o auxílio de:

  • Transportadores na área de armazenagem temporária ou pré-cargas: para agilizar a carga de caminhões com paletes é frequente instalar transportadores dinâmicos de roletes. Esse tipo de transportador conta com roletes de frenagem que mantêm uma velocidade de deslizamento constante garantindo a estabilidade da carga.

  • Plataformas de carga e descarga automáticas: permitem acelerar o processo ao máximo, embora para implementá-las seja necessário contar com caminhões compatíveis. Podemos encontrar um exemplo desse tipo de automatização no armazém que a Mecalux projetou para o Grupo Siro, na Espanha.
  • Identificação automática das mercadorias com etiquetas RFID: a grande vantagem desse tipo de chip de identificação é que proporciona uma grande rapidez de leitura da informação ligada a cada unidade de carga. A etiquetagem com RFID elimina a necessidade de fazer a leitura óptica a partir dos terminais, melhorando o controle das mercadorias no armazém uma vez que monitora sua localização o tempo todo. No caso da expedição de mercadorias, os scanners de controle localizados junto às docas se encarregam de validar e transmitir a informação ao sistema, evitando que os operadores realizem essa tarefa.

É complexo dividir as operações do armazém em processos independentes, uma vez que todas as atividades que nele ocorrem estão inter-relacionadas. Por isso, conseguir uma expedição de mercadorias fluida e sem erros depende em grande medida do quanto está devidamente preparado cada um dos elementos que formam o armazém.

Se você estiver tendo dificuldades neste processo, não hesite em entrar em contato conosco: um de nossos técnicos se encarregará de ajudá-lo a definir os pontos problemáticos para encontrar as melhores soluções.