O gerenciamento do inventário é uma operação que consiste em organizar e controlar o estoque em um armazém

O gerenciamento de inventário: pedra angular do armazém

22 Fevereiro 2022

O gerenciamento do inventário é uma operação do armazém que consiste em administrar o registro de produtos, o aprovisionamento de mercadoria e sua expedição. O inventário inclui todos os bens tangíveis que uma empresa utiliza para fabricar ou satisfazer a demanda de seus clientes.

Constitui uma das operações transcendentais de qualquer empresa porque repercute nas demais atividades desenvolvidas no armazém. As empresas devem manter um estoque mínimo para garantir o serviço caso haja um aumento inesperado da demanda ou um problema no aprovisionamento. Dessa forma, será possível evitar interrupções nos processos de produção ou na preparação de pedidos.

Neste artigo explicamos o que é o gerenciamento do inventário, a sua importância e os métodos mais habituais para controlar os produtos de uma empresa em seu armazém.

O que é o gerenciamento de inventário

O gerenciamento do inventário é uma forma de organizar e controlar o conjunto de produtos que uma empresa guarda em seu armazém.

Por produtos não só nos referimos às matérias-primas, produtos semielaborados e acabados, mas também aos diferentes tipos de embalagem, peças de reposição e acessórios consumidos por uma empresa em seu dia a dia.

Para gerenciar todo esse inventário de forma adequada, é preciso fazer um controle das entradas e saídas dos produtos no armazém. Da mesma forma, deve ser definida a quantidade de produtos necessária para atender a demanda e o momento de reposição dessa mercadoria.

Importância da gestão de inventário

O gerenciamento do inventário é fundamental para a correta organização do armazém e o adequado desenvolvimento de todas as atividades da supply chain.

Manter os níveis de estoque corretos permite uma maior fluidez das operações. Além disso, facilita o transporte e a distribuição dos produtos para prestar um serviço mais eficiente aos clientes. A redução dos erros e das devoluções e, portanto, a satisfação dos clientes são algumas das prioridades de qualquer empresa.

Graças ao gerenciamento do inventário, a empresa contabiliza os produtos que tem em estoque, mantém todas as informações atualizadas e conhece seu comportamento histórico.

E o que fazemos com todas essas informações? Basicamente, prever necessidades futuras, ou seja, prever os pedidos que terá de preparar. Assim, se organizam os recursos com antecedência, se mantém um estoque de segurança e não ocorrem quebras de estoque.

O gerenciamento do inventário baseia-se em contabilizar todos os produtos que existe em estoque no armazém
O gerenciamento do inventário baseia-se em contabilizar todos os produtos que existe em estoque no armazém

Como fazer um bom gerenciamento do inventário?

Para um adequado gerenciamento do inventário, é indispensável incorporar um sistema de controle que permita:

  • Manter um registro atualizado dos estoques.
  • Conhecer o nível de estoque para saber quando deve ser feita a reposição e a quantidade de cada produto. O ponto de pedido pode ser determinado através do modelo de Wilson, por exemplo.
  • Notificar situações fora do comum que podem indicar problemas.
  • Elaborar relatórios para o chefe do armazém e a pessoa responsável pelo inventário.
  • Evitar a obsolescência dos produtos. Ocorre quando certas mercadorias acabam estragando por terem permanecido muito tempo no armazém.

Em suma, o gerenciamento do inventário baseia-se em dois processos: por um lado, fazer um registro dos movimentos do armazém. Por exemplo, quando chega mercadoria nova é necessário ter conhecimento de todos os detalhes (hora de recebimento, descrição dos produtos, peso, etc.).

Por outro, avaliar a quantidade de produtos em estoque. Para atender os clientes, a empresa deve ter mercadoria suficiente e evitar que os produtos se acumulem durante muito tempo porque isso representaria um excesso de custo.

Sistema para o gerenciamento de inventário

As empresas podem fazer um registro manual de seus ativos utilizando lápis e papel ou através de arquivos de Excel. No entanto, além do custo ser mais elevado (pois exige tempo e recursos que poderiam ser destinados a outras atividades), também pode ocasionar erros.

Para controlar a mercadoria com exatidão e eficácia, o recomendável é instalar um sistema de gerenciamento de armazém, como o Easy WMS da Mecalux. Com esse software, as organizações podem controlar os recursos disponíveis em seus armazéns, conhecer a localização exata de cada artigo, supervisionar as entradas e saídas dos produtos e saber quando a mercadoria vai se esgotar.

Para fazê-lo, o WMS identifica e registra os produtos a partir do momento em que chegam ao armazém e lhes atribui uma localização baseando-se nas necessidades da empresa (denomina-se slotting). Como resultado, a rastreabilidade de um produto é total.

Para gerenciar o inventário com precisão é recomendável instalar um sistema de gerenciamento de armazém
Para gerenciar o inventário com precisão é recomendável instalar um sistema de gerenciamento de armazém

Métodos e indicadores para o gerenciamento do inventário

Além de utilizar um sistema de gerenciamento de armazém para fazer um gerenciamento correto do inventário, as empresas devem familiarizar-se com métodos e métricas que podem ajudá-las a organizar corretamente a mercadoria, caso contrário perdem competitividade.

Essas formas de trabalho visam distribuir a mercadoria e o trabalho dos operadores de acordo com determinados requisitos. O primordial é facilitar o fluxo de movimentos dos produtos e garantir o abastecimento aos clientes ou às linhas de produção, sem atrasos e sem que se origine um excesso estoque.

Materials Requirement Planning (MRP)

O MRP (Planejamento das Necessidades de Material) é um sistema para organizar com antecedência os processos de produção, compra e entrega dos produtos.

Para organizar o inventário que permitirá prestar o serviço, é necessário ter disponível o histórico de vendas e estabelecer uma comunicação fluida com as empresas que fornecem as matérias-primas.

Por exemplo, uma empresa que fabrica cosméticos deve ter todos os materiais necessários para sua atividade cotidiana: diferentes tipos de componentes químicos, água, recipientes, vasilhames ou embalagens.

Economic Order Quantity (EOQ)

O Economic Order Quantity (EOQ) (não confundir com MOQ) é um cálculo matemático utilizado para identificar quando e a quantidade necessária para fazer um pedido de matérias-primas a um fornecedor.

O objetivo deste cálculo é verificar a quantidade adequada de um produto que deve ser requisitado e sua frequência. A ideia é atingir um equilíbrio entre os custos de armazenagem e o custo fixo que tem qualquer pedido. Dessa forma, adquirimos uma quantidade suficiente para compensar o custo fixo de pedido, mas sem incorrer em alguns custos de armazenagem excessivos.

Day Sales of Inventory

É um indicador do tempo que os produtos permanecem armazenados até serem vendidos ou enviados às linhas de produção. Esse dado é crucial para identificar quando é preciso organizar as reposições.

Just-in-time

Além de calcular os produtos necessários para atender o cliente, as empresas também devem saber como gerenciá-los de forma eficaz. O sistema just-in-time consiste em armazenar o número indispensável de produtos para abastecer as linhas de produção e os clientes.

A vantagem do just-in-time é que reduz o armazenamento e, portanto, seus custos. No entanto, pode ser inadequado se a demanda aumentar repentinamente e ocorrerem pontos de estrangulamento.

Com os métodos de gerenciamento de inventário a empresa organiza a mercadoria baseando-se em suas necessidades
Com os métodos de gerenciamento de inventário a empresa organiza a mercadoria baseando-se em suas necessidades

A operação-chave do armazém

Fica claro que o gerenciamento do inventário é um dos eixos transversais da cadeia de suprimentos. Ao calcular a quantidade de produtos que a empresa deve manter em estoque se garante uma maior fluidez nas operações, assim como permite evitar interrupções e atrasos.

Um sistema de gerenciamento de armazém é uma ferramenta capaz de manter um inventário atualizado em tempo real. O WMS sabe a todo o momento qual é o estoque disponível, sua proveniência, localização e destino para minimizar possíveis erros. Na Mecalux temos o Easy WMS, um software utilizado por uma infinidade de empresas de todos os setores e tamanhos para aumentar a precisão de seu trabalho e melhorar a produtividade de seus armazéns.

Por exemplo, a empresa de elementos de fixação Faynot se beneficiou das vantagens do Easy WMS, pois o instalou em seu armazém localizado na França para fazer um correto gerenciamento do inventário e garantir que as entregas dos pedidos sejam efetuadas no menor tempo possível. Também é o caso da Heidelberg, multinacional fornecedora da indústria da impressão, que utiliza o Easy WMS em seu armazém de Barcelona. Segundo afirma Sonia Ros, responsável pela logística da Heidelberg: "graças ao Easy WMS simplificamos o gerenciamento do inventário", e ainda acrescenta "melhoramos, sem dúvida alguma, os tempos de resposta, a localização dos produtos e os controles de qualidade”.

Não pense mais e entre em contato conosco. Teremos prazer em informá-lo sobre como a Mecalux pode ajudá-lo a gerenciar seu inventário com eficiência para potencializar seu negócio.