Rastreamento de pedidos: como implantá-lo de forma eficaz na logística?

O rastreamento de pedidos se tornou uma prioridade fundamental na logística atual, pois os clientes querem saber a todo o momento a localização exata de suas compras e seu status. Em um ambiente cada vez mais competitivo, em que rapidez, transparência na informação e rigoroso cumprimento dos prazos de entrega são fatores que fazem a diferença, ter um sistema eficiente de rastreamento de envios é essencial, pois não só melhora a experiência do cliente, como também otimiza o gerenciamento operacional, permitindo antecipar e resolver possíveis incidentes.

Nesta postagem abordamos como implantar um sistema automático de rastreamento em seu armazém e as tecnologias que podem ajudá-lo a otimizar esse processo de forma simples e eficiente.

O que é o rastreamento de pedidos em logística?

Em logística, o rastreamento de pedidos refere-se ao processo de rastrear em tempo real a localização e o status de cada pacote, desde sua preparação no armazém até a fase de última milha, ou seja, quando finalmente é entregue ao cliente. Graças às sucessivas leituras do ID do pacote, cada passo fica registrado: movimentos, tempo de trânsito, mudanças de status e eventuais incidentes.

Esse tracking logístico não só permite ao cliente localizar um envio, verificar “onde está” ou rastrear um pedido em cada fase, como também possibilita às empresas otimizar rotas de transporte, antecipar possíveis atrasos e fazer o controle sobre seus SLA (Service Level Agreement). Em ambientes com alta rotatividade e grandes volumes de pedidos, ter um sistema de rastreamento de envios é essencial para garantir um serviço competitivo, tanto em âmbito nacional quanto internacional.

Benefícios de implantar um sistema de rastreamento de pedidos

Ter um sistema de rastreamento de pedidos oferece vantagens diretas para a operação logística e para o serviço ao cliente. Entre seus principais benefícios destacam-se:

• Visibilidade em tempo real. Proporciona aos responsáveis logísticos informação atualizada sobre a localização e o status de cada pedido, o que facilita a tomada de decisão e o gerenciamento diário do armazém.
• Excelente experiência para o cliente. O consumidor pode acessar com facilidade uma plataforma de rastreamento, consultar o número de rastreamento ou localizador, e seguir seu pedido sem necessidade de entrar em contato com a empresa, eliminando incertezas e melhorando a confiança no serviço.
• Redução de erros e reclamações. Automatizar o tracking reduz o gerenciamento manual, diminui o número de falhas e simplifica a detecção e resolução de problemas.
• Otimização de processos logísticos. O sistema de rastreamento em tempo real gera dados valiosos para analisar o desempenho, identificar pontos de estrangulamento e agilizar as entregas, aspectos cruciais para cumprir os acordos de nível de serviço.
• Controle sobre a última milha. A integração do rastreamento de envio com as agências de transporte proporciona um controle abrangente da fase mais sensível da entrega, ajudando a evitar atrasos.

Tecnologias essenciais para o rastreamento de pedidos em tempo real

Para implantar um sistema de rastreamento eficaz, é básico integrar diferentes tecnologias que conectem o armazém com o transporte e com o cliente:

• Terminais de radiofrequência (RFID ou scanners) e smartphones. Os leitores de códigos de barras leem e registram em tempo real o movimento de cada pacote, associando o ID ou localizador a cada operação. Além disso, algumas empresas incorporam sistemas de rastreamento por GPS para verificar a localização exata dos envios durante o transporte.
• Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS). Esses sistemas centralizam as informações de estoque, pedidos e envios, atuando como o cérebro que conecta o armazém com o exterior e com as plataformas de tracking. Por exemplo, o software de armazém Easy WMS oferece o módulo Sistema de expedição logística, que facilita a integração com inúmeras agências de transporte. Além disso, automatiza a criação de etiquetas, a atribuição de números de rastreamento e a atualização do status de cada envio em diferentes plataformas.
• TMS (Transportation Management System). Os sistemas TMS são ferramentas de gerenciamento do transporte que organizam e otimizam os envios. Garantem uma comunicação bidirecional entre a empresa e as transportadoras, aspecto primordial para manter atualizado o rastreamento em tempo real.
• Plataformas de rastreamento. Oferecem ao cliente a possibilidade de rastrear seu pedido, localizar um envio, consultar o tracking number ou verificar onde está o pacote a qualquer momento.
• ERP (Enterprise Resource Planning). O ERP é o sistema central que reúne todos os processos empresariais, incluindo vendas, compras, estoque, armazém e transporte. Sua integração com o WMS e o TMS permite a rastreabilidade completa do pedido desde que é gerado até sua entrega ao cliente.

Exemplo passo a passo de implantação de um sistema de rastreamento de pedidos

A implementação de um sistema de rastreamento de pedidos não se limita apenas a instalar um software, também é necessário integrar processos, tecnologia e equipamentos para conseguir uma logística mais ágil e rastreável. Nesse sentido, um exemplo claro são as empresas Wallbox e Stand-Privé.com, que implantaram um sistema de rastreamento em colaboração com a Mecalux:

Passo 1. Análise das necessidades e objetivos

Qualquer projeto começa com uma análise pormenorizada. A Wallbox, uma das principais fabricantes de carregadores para veículos elétricos, precisava gerenciar um crescente volume de pedidos internacionais e controlar cada envio em tempo real. Por outro lado, a Stand-Privé.com, importante empresa francesa de e-commerce especializada em moda, necessitava de agilidade para preparar milhares de pedidos diários e uma rastreabilidade total para melhorar a experiência de compra.

Passo 2. Integração de um WMS

Ambas as empresas escolheram o Easy WMS da Mecalux, com o módulo Sistema de expedição logística, que se conecta com as agências de transporte e automatiza o gerenciamento de etiquetas, documentação de envio e comunicação de dados. Esse passo envolveu:

• Configurar o software para adaptá-lo às transportadoras habituais (DHL, UPS, GLS, entre outras).
• Integrar o Easy WMS com o ERP e com as plataformas e-commerce no caso da Stand-Privé.com.
• Personalizar regras de expedição e atribuição automática de transportadoras de acordo com o destino, custos ou prazos de entrega.

Passo 3. Treinamento de usuários e testes

O sucesso de qualquer implantação depende das pessoas. Tanto a Wallbox quanto a Stand-Privé.com treinaram seus operadores e responsáveis logísticos para se familiarizarem com o sistema. Foram realizados testes de impressão de etiquetas, validação de dados e simulações de processos de envio para garantir um início sem erros.

Passo 4. Colocação em funcionamento e operação diária

Após o treinamento, chegou a hora da colocação em funcionamento. Na Wallbox, o sistema permitiu verificar em tempo real o status de cada pedido, desde sua preparação até a entrega ao cliente, algo crucial para seus envios internacionais. Por outro lado, a Stand-Privé.com conseguiu reduzir o prazo de envio e oferecer a seus compradores informações específicas sobre o rastreamento de seus pacotes, inclusive durante picos de atividade como o período de liquidações ou Black Friday.

Passo 5. Otimização contínua

Com o sistema operacional, ambas as empresas começaram a analisar dados para maximizar processos. A Wallbox utiliza as informações proporcionadas pelo Easy WMS e pelo módulo Sistema de expedição logística para planejar adequadamente seus envios internacionais e otimizar custos logísticos. A Stand-Privé.com aproveita a rastreabilidade para gerenciar incidentes de forma proativa e reforçar a fidelização de seus clientes.

Rastreamento de pedidos: condição estratégica para uma logística competitiva

O rastreamento de pedidos deixou de ser um valor agregado tornando-se uma funcionalidade crucial na logística moderna. Implantar um sistema automático fornece rastreabilidade em tempo real, reduz custos e melhora a experiência do cliente, ajudando a cumprir os exigentes acordos de nível de serviço. Para as empresas, significa transformar a logística em uma área estratégica que agrega valor e competitividade.