O software de compras e sua combinação com um WMS
A necessidade de ter um controle do estoque mais preciso fez com que muitas empresas optassem por soluções digitais para gerenciar os processos logísticos. Um software de compras é um programa de gerenciamento especializado em automatizar o ciclo de aquisição de produtos, desde que se faz um pedido até que se efetua o pagamento ao fornecedor.
Para coordenar a compra de matérias-primas ou produtos elaborados com os fluxos de trabalho do armazém, é comum complementar as tarefas de um programa de compras com um software de gerenciamento de armazém (WMS).
O que é um software de compras?
Um software de compras é um programa que planeja a aquisição de estoque, assim como a seleção e gerenciamento de fornecedores. Trata-se de um aplicativo de gerenciamento empresarial que se encarrega de coordenar o ciclo completo de compras com uma única ferramenta, organizando todos os processos e facilitando o controle de gastos da operação. Além disso, o programa automatiza a geração, processamento e impressão da documentação necessária, tais como notas de entrega e faturamento, entre outros documentos.
O aplicativo oferece funcionalidades para vários departamentos, uma vez que integra em um único espaço as ordens de aquisição de material e produtos realizadas nas diferentes áreas da empresa. O gerenciamento integral de compras evita erros, assim como permite coordenar a organização de pedidos e o acompanhamento dos recebimentos de estoque.
Os softwares de compras mais avançados também permitem que os gerentes de área de compras, logística ou produção, monitorem o processo de aquisição da mercadoria através do acompanhamento e análise de gastos em tempo real. A operação mais beneficiada ao implementar um software de compras é o planejamento da demanda de produto: o programa pode ser sincronizado com outros aplicativos logísticos para fazer o planejamento da demanda de estoque.
No entanto, um software de compras pode ser ineficiente no gerenciamento de estoque dentro do armazém, uma vez que monitora a aquisição de produtos, mas não controla o processo de recebimento e localização de mercadoria. Para resolver essa questão, é recomendável complementar esse tipo de software com a implementação de um programa de gerenciamento de armazém que controle as operações em tempo real.
Um software de gerenciamento de armazém pode melhorar o processo de compras?
Um software de gerenciamento de armazém é um programa logístico especializado na organização integral de todos os processos realizados no armazém, desde o recebimento de mercadorias até a preparação e expedição de produtos.
Uma ferramenta de gerenciamento das operações logísticas, como um software de armazém, pode ser utilizada para complementar as tarefas de um software de compras e aumentar a eficiência no processo de aquisição de estoque. Digitalizar a logística de uma empresa através de um software de gerenciamento de armazém garante o controle do estoque em tempo real. O gerente de compras tem uma total visibilidade da quantidade e status dos produtos armazenados na instalação, o que evita quebras de estoque ou, pelo contrário, excesso de estoque. Ambas as situações podem comprometer o desempenho do armazém, originando um excesso de custos ou backorders (pedidos pendentes).
O programa de gerenciamento de armazém automatiza processos como o recebimento de estoque e sua localização: a partir de estratégias predeterminadas pelo gerente de logística, o software guia os operadores em suas tarefas através de terminais de radiofrequência, limitando a possibilidade ocorrer erros nessas operações logísticas.
Software de compras: eficiência do estoque em armazém
Complementar um software de compras com um WMS permite que o gerente de logística tenha, o tempo todo, uma total rastreabilidade de produto. O software supervisiona o desempenho dos processos dentro do armazém, reduzindo os custos logísticos no médio e longo prazo. Quando a mercadoria chega às instalações, o papel desempenhado pelo software de gerenciamento de armazém é essencial para automatizar o recebimento de estoque, tanto em armazéns manuais, onde os operadores trabalham com terminais de radiofrequência conectados ao software, quanto em instalações automáticas, onde o software coordena todos os equipamentos automatizados.
A integração da informação entre ambos os softwares permite que o programa de gerenciamento de armazém inspecione e valide a mercadoria que chega ao armazém. Em cadeias de suprimentos integradas, é comum que o programa receba, após a confirmação da ordem de compra, um advanced shipping notice (ASN), ou seja, um documento eletrônico que contém informações relevantes como a data do envio, a unidade de carga ou as condições de entrega.
O controle de estoque é essencial para o processo de compras, porque consegue evitar que se adquiram produtos desnecessariamente, assim como elimina o excesso de custos devido ao excesso de estoque. Nessa operação, um software de armazém desempenha uma função básica: atribui a localização ideal para cada produto de acordo com um conjunto de critérios e regras predeterminado pela empresa. “O sistema também dirige e otimiza o reposicionamento dos estoques em função das informações obtidas em tempo real sobre o status de utilização dos contêineres. O WMS supervisiona o status dos produtos no armazém e o estoque da infraestrutura física, assim como os sistemas de acompanhamento e a comunicação entre as estações de trabalho”, aponta o catedrático especializado em aprovisionamento através de ferramentas TIC, Bernardo Nicoletti, em seu livro Agile Procurement volume II: designing and implementing a digital transformation.
O software de compras e a digitalização do armazém
Um software de compras é uma ferramenta útil para integrar todas as aquisições dos departamentos de uma empresa em um único programa. Para um gerenciamento eficiente dessas compras, normalmente se sincroniza o software de compras com um programa de gerenciamento de armazém que automatiza o recebimento dos produtos, organiza o processo de armazenamento e faz o controle do estoque em tempo real.
A implementação conjunta de um software de compras e um software de armazém se traduz em um processo de compras eficiente e coordenado com as necessidades logísticas da empresa, suprimindo o excesso de custos originado a partir do excesso de estoque, além de abastecer o armazém e as fábricas no momento adequado.
O Easy WMS da Mecalux é um programa de gerenciamento de armazém avançado que garante uma completa rastreabilidade dos produtos. O software se conecta aos diferentes programas que operam na cadeia de suprimentos (como o software de compras) para garantir a eficiência nas operações de armazenamento, preparação e expedição de pedidos. Caso deseje obter mais informações sobre o Easy WMS, não hesite em entrar em contato conosco. Um consultor especializado lhe oferecerá a melhor solução digital para sua logística.