As funções de um armazém

Um armazém bem projetado deve ser capaz de desempenhar as seguintes funções:

O recebimento de todos os produtos abrangidos pela a atividade industrial da empresa proprietária do armazém
A execução de um controle de qualidade imediato
O controle e registro dos produtos armazenados
A armazenagem correta das mercadorias
A preparação dos pedidos com destino aos armazéns regionais, aos clientes ou à ambos
A expedição rápida dos pedidos

Sabe em que consiste cada uma dessas funções?

Recebimento de produtos

Para realizar um recebimento correto de todos os produtos abrangidos pela atividade industrial da empresa que instala um armazém central, é necessário realizar uma série de trabalhos prévios para determinar as necessidades dos meios mecânicos, humanos e informáticos exigidos.

O primeiro passo começa com uma análise exaustiva dos produtos recebidos no centro. Tal análise deve considerar as dimensões e peso das unidades de carga, a consistência da embalagem ou embalagens, se forem utilizadas, além da frequência de chegada de cada material e a quantidade de mercadoria recebida em cada envio.

Peso e dimensões dos produtos que devem ser recebidos

A análise desses dois fatores condiciona as necessidades que devem ser abrangidas em relação às mercadorias recebidas, ao tipo de equipamento e à sua respectiva capacidade de carga. No entanto, não serão necessariamente as mesmas que serão utilizadas posteriormente para a armazenagem propriamente dita. É conveniente que as máquinas utilizadas na zona de armazenagem possam também ser usadas para o recebimento e, se for possível, também para a expedição.

Para determinar as funções do armazém devem ser consideradas as dimensões da mercadoria

Medidas que devem ser consideradas para mercadorias paletizadas

As mercadorias recebidas podem ser de diferentes formas, tamanhos e pesos. De fato, quase sempre é assim, e isso é mais frequente quanto mais variadas forem as fontes de abastecimento.

Costumam ocorrer duas situações: todas as unidades têm as dimensões e o peso adequados para sua armazenagem direta, ou uma boa parte delas não possui essas características e precisa ser modificada antes de ser alocada.

Em ambos os casos, o armazém central deve estar preparado para receber, preparar e alojar qualquer tipo de mercadoria e, portanto, deverá dispor de uma ou várias docas, equipamentos de movimentação para a descarga dos caminhões, uma área de recebimento e, quando for necessário, outra de preparação.

Meios mecânicos utilizados para a carga e descarga

Os equipamentos ou meios mecânicos que podem e costumam ser utilizados para facilitar a carga e descarga da mercadoria são as transpaleteiras, as empilhadeiras elétricas (retráteis, trilaterais, etc) ou combustão.

Empresa do setor de alimentos dedicada à padaria e confeitaria

Execução de um controle de qualidade imediato

O controle de qualidade realizado em um armazém central deve se limitar à verificação do conteúdo da embalagem na qual o produto é recebido corresponde ao contêiner.

Para facilitar essa operação, as unidades de carga devem estar acompanhadas de uma nota de entrega, onde se especifique as características do produto que foi recebido, seu nome comercial caso exista e a quantidade de unidades contida em cada embalagem ou recipiente (por exemplo, em cada palete, contêiner ou caixa).

Com essa nota, o pessoal que receber a mercadoria deve fazer uma amostragem seletiva, abrindo algumas embalagens, se for necessário, para verificar seu conteúdo. Essa análise é realizada para certificar tanto a quantidade quanto a qualidade do envio.

Um segundo aspecto que o controle de qualidade deve verificar é o da embalagem para comprovar se é suficientemente resistente para suportar o tempo e as condições de armazenagem previstas. É nesse momento que é feita, se necessário, a modificação da embalagem para adaptá-la às características do armazém; isso é feito, sobretudo, quando se trata de um armazém central que recebe mercadorias de diversas procedências ou fornecedores.

Controle e inventário dos produtos armazenados

Imediatamente depois do controle de qualidade é feita uma recontagem dos produtos. Depois de efetuá-la (nunca antes), são inseridos os dados no computador central. O departamento de recebimento deve dispor de um ou vários terminais para que, caso se detecte alguma discrepância entre a mercadoria e a nota de entrega que a acompanha, possa ser feita imediatamente uma reclamação ao centro de fabricação ou ao fornecedor correspondente.

Quando for dada a entrada da carga no computador, o sistema deve informar a localização precisa atribuída a cada unidade, de acordo com a programação de armazenagem preestabelecida.

Durante o processo de expedição das mercadorias deve ser efetuada a operação inversa, informando o computador central da baixa ou saída das unidades correspondentes. Assim, o sistema de gestão poderá dispor do vão vazio e lhe atribuir uma nova carga.

Essa saída de mercadoria deve ser feita no momento em que se realiza a operação porque, embora o computador emita uma nota de entrega, durante o tempo transcorrido entre a emissão desse documento e a coleta da carga de sua alocação, esta deve constar como ocupada.

De outro modo, o sistema poderia considerar a posição vaga atribuindo-lhe uma nova carga. Se a carga anterior ainda não tiver sido coletada, o operário poderia encontrar o vão ocupado, uma situação que pode ocorrer se a entrada e saída de mercadorias forem realizadas em ritmos diferentes. Para evitar essa situação, o computador não considera que a alocação esteja vazia até o momento em que o operário colete a unidade e comunique o sistema. A utilização de um WMS (Software de Gestão de Armazém) adequado garante todos os processos implicados nesse ponto e evita esse tipo de erro no gerenciamento das posições.

Armazenagem correta das mercadorias

Os armazéns centrais devem dispor dos meios mecânicos suficientes e necessários para realizar a armazenagem correta das mercadorias. Se estas forem recebidas sobre paletes, é preciso dispor de algum dos meios ou equipamentos de movimentação para poder manuseá-las com comodidade e segurança, assim como introduzi-las na zona de armazenagem.

Armazém central com os equipamentos de movimentação necessários para manipular a carga

Se, ao contrário, a mercadoria for recebida a granel, é necessário dispor não apenas dos meios exigidos para sua movimentação, mas também das ferramentas ou máquinas para fazer seu empacotamento. Para isso, é preciso dispor de tremonhas, caçambas ou outros elementos mecânicos adequados, como mini carregadoras ou inclusive pás carregadoras, se o volume e características da mercadoria exigir.

Em geral, não se pode efetuar uma armazenagem correta nem exigir rentabilidade e eficiência de uma instalação que não estiver dotada dos meios físicos, humanos e materiais adequados.

Preparação de pedidos com destino aos armazéns regionais

Como foi indicado no início dessa página, uma das missões fundamentais de um armazém central consiste em servir de reserva para os centros regionais ou locais e, portanto, uma função primordial que ele deve desempenhar consiste na preparação dos pedidos solicitados por esses centros. Esta operação pode ser realizada diária, semanal, mensal ou bimestralmente, ou com intervalos maiores de tempo, dependendo da periodicidade necessária, dos produtos manuseados e de seu tamanho.

O tópico seguinte analisará os diferentes sistemas e métodos disponíveis para a preparação de pedidos. Todos eles foram estudados para aplicações concretas, por isso, sua utilização se baseia na adaptação às necessidades específicas de cada empresa.

Cabe destacar que, para que um armazém central possa realizar uma boa preparação de pedidos, é imprescindível deixar espaços para tal finalidade nas estantes ou no piso. Para isso, é fundamental ter uma armazenagem correta.

Normalmente, a preparação de pedidos em um armazém central seja efetuada no piso ou mediante sistemas automáticos ou semiautomáticos, pelo menos, é assim que deveria ser projetada. Isso proporciona uma maior capacidade de armazenagem, assim como uma melhoria na facilidade e rapidez da operação.

A razão pela qual ocorrem essas duas vantagens se deve a dois fatores principais:

A possibilidade de preencher completamente os vãos das estantes, o que evidentemente aumenta a capacidade de armazenagem em comparação com a preparação em estante, que faz com que o vão ou os vãos destinados para tal finalidade estejam, a maior parte do tempo, semivazios.
Em segundo lugar, o piso é o nível apropriado para que o pessoal execute essas operações, multiplicando seu desempenho e incorporando essa facilidade (menor número de erros), assim como a rapidez mencionada.

Por outro lado, a preparação de pedidos mediante sistemas automáticos ou semiautomáticos reduz os tempos utilizados. Contudo, para conseguir o melhor desempenho possível, é necessário que os pedidos sejam programados adequadamente, sendo muito importante sua realização, se for possível, por unidades de carga completas. Outro fator que influencia na agilidade e eficiência é a capacidade do armazém central de ter um conhecimento permanente das necessidades dos demais pontos da cadeia e prever, com a maior antecedência possível, suas solicitações.

Como se pode conseguir essa previsão? O único sistema eficaz para conseguir isso é a informação e quanto mais rápida e precisa for, melhores serão os resultados. Por isso, é indispensável estabelecer uma comunicação em tempo real entre todos os elos da cadeia, desde o mais remoto ponto de consumo final (por exemplo, o estabelecimento comercial que vende os artigos) até o computador central do ponto de produção ou coleta.

Partes de um armazém central

A comunicação entre o comércio e o armazém regular se produz via internet. A conexção entre o armazém regulador e a seletora de pedidos é realizada de operador a computador, mediante um escâner que se comunica por ondas de rádio. Por último, a comunicação entre o armazém regulador e o central é realizada de computador a computador, novamente através da intranet.

O sistema pode ter diversas variações e existem outras alternativas. As empresas especializadas nas tecnologias da informação são as mais adequadas para determinar as soluções e o layout das comunicações necessárias. Além disso, para conseguir que tudo permaneça sob controle é imprescindível contar com um bom sistema de gestão de armazéns (SGA-WMS).

Rápida expedição dos pedidos

O tempo na expedição de pedidos é fundamental para evitar demoras e rupturas nas cadeias de distribuição. Por isso, uma das funções de um armazém central consiste justamente em realizar tal operação com agilidade.

A rapidez na execução das expedições é apenas consequência de uma organização correta de todos os aspectos explicados nos tópicos anteriores. Se todas essas funções forem realizadas da forma mais adequada, a expedição de pedidos é simplificada e acelerada.

No entanto, se surgirem congestionamentos gerando estrangulamento ou gargalos em algum dos pontos anteriores, a expedição de pedidos se torna um caos e fica mais lenta. Por isso, é essencial que no interior da instalação se trabalhe de forma coordenada, sendo essa a responsabilidade mais importante de um bom chefe de armazém.