Mapeamento de processos: como fazê-lo passo a passo

Os mapeamentos de processos fornecem clareza aos planos das empresas. Em que consiste esse método de visualização de projetos?

O que é o mapeamento de processos?

Um mapeamento de processos é uma técnica que permite planejar cargas e operações de forma visual. Caracteriza-se pela criação de um diagrama de fluxo que comunica como funciona um procedimento e como se relaciona com outras áreas do negócio de forma concisa. Através dessa ferramenta, todas as etapas necessárias para executar uma ação são exibidas em uma ordem sequencial fornecendo uma visão global das tarefas a realizar. Essa distribuição das informações facilita o fornecimento rápido de explicações aos membros, a compreensão de todas as fases do trabalho em questão e a detecção de possíveis ineficiências.

Por que utilizar um mapeamento de processos?

Representar as atividades presentes ou futuras em um mapeamento de processos fornece inúmeros benefícios às organizações:

• Compartilhar objetivos. Expor as metas empresariais nos mapeamentos de processos ajuda a alinhar os diferentes departamentos e que todos colaborem no mesmo sentido.
• Detectar ineficiências. Sintetizar os passos a seguir em um esquema facilita a identificação de possíveis complicações como gargalos.
• Documentar os procedimentos. Registrar o necessário para completar uma tarefa ajuda a replicá-la várias vezes. Além disso, gera uma ferramenta muito útil para o treinamento e capacitação de novos funcionários.
• Definir funções e responsabilidades. Ao resumir as funções e responsabilidades de cada membro da organização, os mapeamentos de processos ajudam a controlar as atividades da empresa. Um exemplo é o organograma do armazém, que mostra as áreas de cada um dos responsáveis pela logística.
• Implementar melhorias. Obter uma visão panorâmica da atividade da empresa possibilita adotar medidas para corrigir problemas. Também permite encontrar formas alternativas de desenvolver os mesmos trabalhos.

Quando utilizar um mapeamento de processos?

Alguns exemplos de situações em que pode ser útil elaborar um mapeamento de processos:

• Mostrar o percurso da cadeia de suprimentos. Os profissionais do mundo da logística podem fazer a representação do percurso que as mercadorias seguem da origem ao destino através de um mapeamento de processos.
• Compreender os procedimentos de pagamento. Um departamento de contabilidade pode explicar aos seus colegas como as ordens de pagamento são processadas através desses gráficos.
• Resumir uma estratégia de venda. As equipes de vendas podem ilustrar como abordar seus potenciais clientes desde os primeiros contatos até o fechamento do negócio, além de representar como cuidarão dessa nova conta no futuro.

Quais são os tipos de mapeamentos de processos?

Existem diferentes tipos de mapeamentos de processos, e cada um deles pode ser mais adequado para as diferentes questões a resumir ou planejar:

• Mapeamento SIPOC. A sigla inglesa SIPOC significa fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes. Esses gráficos costumam ser utilizados em contextos produtivos e identificam tudo o que é fundamental para oferecer um produto ou serviço de qualidade.
• Mapeamento de implementação. Explicam aos diferentes departamentos ou colaboradores a função de cada um deles na implementação de um projeto.
• Diagrama de faixas. Além das etapas a serem seguidas, mostra quem é o responsável por sua execução, sendo uma opção adequada para implementações. Cada faixa, ou seja, cada fila ou coluna, representa uma das partes envolvidas.
• Mapeamento de fluxos de valor. Essa ferramenta, também conhecida como value stream mapping, aproveita ainda mais o potencial dos mapeamentos de processos. Os VSM incluem dados como a duração de cada fase e detalhes adicionais sobre questões como materiais ou estoque.

Etapas para fazer um mapeamento de processos perfeito

Elaborar o mapeamento de processos de uma empresa torna-se fácil quando se tem conhecimento da tarefa a representar:

1. Escolher o procedimento a ilustrar. Antes de começar, é aconselhável refletir sobre o objetivo desse mapeamento de processos e se está sendo criado com o objetivo de aperfeiçoar uma atividade, comunicá-la ou documentá-la, além disso, é necessário estar ciente de que, possivelmente, será necessário eliminar ou modificar algumas etapas.
2. Identificar o que envolve sua execução. Elaborar uma lista de requisitos separadamente poderá facilitar sua posterior organização em formato visual.
3. Organizar as etapas. A sequência correta deve estar representada.
4. Escolher o formato do mapeamento. Existem diferentes símbolos para explicar os processos. Os mais comuns são setas, círculos, losangos, caixas, retângulos e formas ovais, e cada elemento tem seu próprio significado.
5. Analisá-lo em equipe. Uma vez finalizada a proposta, é aconselhável mostrá-la aos colegas envolvidos para incluir possíveis modificações.

Elementos de um mapeamento de processos

A linguagem unificada de modelagem (UML, na sigla em inglês) é a mais utilizada pelos sistemas de software. Suas principais características são:

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Em logística, os mapeamentos de processos permitem compilar informações sobre aspectos como a localização, o projeto e o layout dos armazéns, as políticas de distribuição da empresa, as operações e a rastreabilidade das mercadorias. No entanto, a melhor opção para ser competitivo é automatizar a compilação desses dados para obter uma visão em tempo real daquilo que ocorre no armazém.

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