Metodologia ‘lean’: princípios e exemplos para a empresa

A metodologia lean demonstra que, para prosperar, nem sempre é necessário incorporar mais recursos ou camadas de complexidade nos processos de uma empresa. Foca em eliminar tudo aquilo que não seja necessário aplicando técnicas de melhoria contínua. Neste artigo abordaremos o que é e como funciona a metodologia lean e analisaremos algumas de suas aplicações em logística.

O que é a metodologia ‘lean’?

A metodologia lean é um conjunto de métodos criado para otimizar a organização, produção e logística das empresas. Seu objetivo é reduzir os recursos, o tempo e o esforço necessário para que os processos sejam mais eficientes.

Trata-se de uma série de práticas e princípios que busca gerar o maior valor possível para o cliente final através da entrega de produtos e serviços de alta qualidade, no lugar certo e com um custo mais competitivo. Isso se consegue graças à criação de um fluxo de valor contínuo, sem interrupções e em constante busca da perfeição. Tudo isso enquanto fomenta um ambiente onde se incentiva o trabalho em equipe e o respeito mútuo.

Origem da metodologia ‘lean’

Apesar de a metodologia lean ser aplicável a qualquer tipo de setor, inicialmente esteve muito ligada à indústria automobilística e de autopeças. Suas raízes remontam à época em que o fundador de Toyota, Kiichiro Toyoda, decidiu criar uma nova divisão em sua empresa têxtil e dedicá-la à produção de automóveis.

Inspirado no sistema Ford e na rápida expansão do automóvel nos Estados Unidos, Toyoda começou a fabricar seus próprios carros. No entanto, acontecimentos como a Segunda Guerra Mundial fizeram com que a demanda baixasse obrigando a Toyota a adotar um modelo de produção flexível. Devido às circunstâncias, engenheiros da empresa como Taiichi Ohno buscaram formas de simplificar os processos ao mínimo essencial para operar de forma eficiente, formando os princípios da Toyota. No entanto, a metodologia lean não ganhou popularidade entre as empresas japonesas e americanas até os anos 70 e início dos 80.

Os três ideais do método ‘lean’

A metodologia lean é construída sobre três fundamentos principais: melhoria contínua, geração de valor e eliminação de desperdícios. Aplicá-los corretamente e respeitar as pessoas que integram as equipes fomenta uma tomada de decisão mais inteligente tornando as organizações mais saudáveis e produtivas.

• Eliminação dos desperdícios. Trata-se de deixar de lado tudo aquilo que não ajude a criar um produto final que seja de interesse para o público.
• Melhoria contínua. Consiste em identificar oportunidades para simplificar o trabalho e reduzir os desperdícios. Para isso, podem ser utilizadas várias técnicas e sistemas, tais como Six Sigma ou o modelo Shingo.
• Agregar valor. As organizações lean colocam seus clientes no centro e estabelecem um diálogo com eles para identificar a forma mais adequada de melhorar seus produtos e serviços. Também empoderam seus funcionários para que sejam capazes de resolver problemas e tomar decisões oferecendo-lhes autonomia, domínio e o máximo desempenho.

Os 5 princípios da metodologia ‘lean’

A metodologia lean se divide em cinco princípios que regem a forma de conseguir um gerenciamento eficaz:

1. Identificar o valor. A metodologia lean começa por eliminar aquilo que não traz nenhum benefício para os clientes, pois dessa forma é possível identificar as partes do produto ou serviço que merecem esforço para se concentrar nelas.
2. Analisar o fluxo de materiais ou de informação. Após detectar o que cada parte da equipe pode proporcionar, é conveniente elaborar um mapa de fluxos de valor ou value stream mapping para visualizar como serão os processos. Um modo de fazê-lo é através de planilhas kanban.
3. Estabelecer um bom fluxo de trabalho. Trata-se de desenvolver uma nova metodologia de trabalho que seja mais eficaz em sua execução, mas também na excelência do produto ou serviço obtido. Como resultado, tarefas redundantes são descartadas buscando-se tecnologias e ferramentas ou sistemas que se encarreguem de atividades que, de outra forma, consumiriam muito tempo.
4. Utilizar o sistema pull. O gerenciamento de estoque tem um impacto considerável nas despesas logísticas. Ao contrário das estratégias push, que produzem com antecedência de acordo com as previsões, os sistemas pull promovem a eficiência ao responder à demanda real e atrair vendas para fornecer os produtos quando necessários.
5. Buscar o progresso. Alinhados ao compromisso com a melhoria contínua, os profissionais que adotam práticas lean procuram atingir a perfeição nos processos. Para tal, pesquisam as causas dos problemas, fazem medições e aplicam alterações quando necessário, por exemplo, lutando contra os desperdícios lean.

Quantos desperdícios são cobertos pela metodologia ‘lean’?

De acordo com a metodologia lean, as atividades que não agregam valor ao produto ou serviço são denominadas desperdícios ou mudas. São o resultado de deficiências na produção ou no gerenciamento que poderiam ter sido evitadas.

A seguir, descrevemos os oito desperdícios ou ineficiências que, de acordo com o método lean, podem ocorrer em fábricas, armazéns, centros de distribuição ou escritórios quando o trabalho não é corretamente organizado. Uma forma simples de recordá-las é o acrônimo timwoods:

• Transporte. A falta de planejamento no movimento de produtos dentro do armazém e sua transferência injustificada ocasiona uma utilização ineficiente do tempo e dos recursos.
• Estoque. Um excesso de matérias-primas, produtos em andamento ou acabados imobiliza espaço e capital, o que afeta a rentabilidade.
• Movimento. O movimento ineficiente de máquinas ou veículos causa um desgaste desnecessário nos produtos, operadores e equipamentos de manuseio de materiais, incluindo as empilhadeiras. A automação de armazéns ajuda a minimizar o double handling em empresas lean.
• Espera. Longos tempos de espera reduzem a produtividade das empresas. Alguns exemplos são prazos longos para receber materiais, informações ou verificação de tarefas. Caso se estendam muito e afetem o consumidor final, as esperas e a falta de disponibilidade de produtos ou de matérias-primas podem prejudicar a imagem dos negócios.
• Processamento excessivo. Realizar tarefas que não agregam valor ao produto final e complicam o fluxo de trabalho é um desperdício.
• Produção excessiva. Fabricar mais do que o solicitado provoca excesso estoque. Para impedi-lo é necessário ter uma boa previsão, métodos otimizados e ferramentas de gerenciamento de armazém.
• Defeitos. A fabricação de produtos defeituosos repercute negativamente na satisfação do cliente e origina custos adicionais de logística reversa e substituições.
• Habilidades. Não aproveitar o conhecimento, a criatividade e o talento dos funcionários é um desperdício de capital humano que pode ser prevenido envolvendo o pessoal na melhoria contínua.

Metodologia ‘lean’ em logística

As máximas lean também podem ser aplicadas no mundo da logística. Essa estratégia conhecida como lean logistics se reflete nos seguintes aspectos:

• Automação de armazéns. Automatizar o manuseio de cargas é crucial para a logística interna. Dessa forma, reduz o tempo de transporte intralogístico e aumenta a segurança. A automação é especialmente eficaz em tarefas repetitivas como os deslocamentos, onde soluções como os transelevadores otimizam cada movimento.
• Preparação de pedidos. Um bom planejamento do picking também ajuda a minimizar os deslocamentos desnecessários. Um Sistema de Gerenciamento de Armazém (WMS) facilita a organização de rotas de picking eficientes, fomentando o agrupamento de mercadorias desde tarefas em estantes até etiquetagem e embalagem dos produtos.
• Logística reversa. Os erros na preparação de pedidos podem estar por trás de um grande volume de devoluções. A implementação de um WMS pode reduzir significativamente essas falhas melhorando a qualidade geral do serviço.

Em suma, a metodologia lean facilita a troca de informações e ideias entre os membros de uma equipe. As culturas que dominam esse método integram a eliminação dos desperdícios e a eficácia como uma parte natural de seus processos, portanto os níveis de eficiência e inovação da organização crescem.