Kaizen: a arte de mudar a empresa para melhor

A filosofia kaizen, cujos princípios começaram a ser aplicados no final dos anos quarenta, tornou-se popular entre os gerentes do setor manufatureiro japonês na década de oitenta. Desde então, consolidou-se como uma ferramenta essencial para que as empresas possam melhorar continuamente seus processos e atingir maiores níveis de eficiência.

O que é o ‘kaizen’ e qual sua função?

A palavra kaizen vem do japonês kai (改), que significa alteração ou verificação, e zen (善), que se traduz como virtude ou bondade. Ou seja, significa "mudar para melhor". Trata-se de um método que busca a excelência operacional e a melhoria contínua em todas as áreas das empresas através de modificações na forma de trabalhar. O objetivo do kaizen é garantir às empresas sistemas organizacionais que lhes permitam atingir seus objetivos de longo prazo. Essa filosofia está estreitamente ligada ao lean manufacturing, que promove um ambiente de trabalho inclusivo e participativo para que as ideias ajudem a reduzir as ineficiências e a aumentar a produtividade.

Origem do método 'kaizen'

O kaizen começou a tomar forma no Japão que acabava de sair da Segunda Guerra Mundial. A população rapidamente percebeu que, com a falta de alimentos e energia e com sua indústria afetada, não podia utilizar os processos produtivos habituais se quisesse avançar. O termo está ligado à União Japonesa de Cientistas e Engenheiros (JUSE) e, posteriormente, nos anos oitenta, se popularizou através do consultor de gestão Masaaki Imai, fundador do Kaizen Institute.

Apesar de sua origem japonesa, especialistas em gestão de qualidade norte-americanos como William Edwards Deming (conhecido pelo ciclo de Deming) e Joseph Duran também desempenharam um papel importante na criação do kaizen. Ambos visitaram o Japão para compartilhar seus conhecimentos sobre controle de qualidade e gerenciamento estatístico após a guerra, e as empresas japonesas incorporaram suas ideias em seus métodos de trabalho.

Quais são os 5S da filosofia 'kaizen'?

O conceito kaizen baseia-se em cinco palavras japonesas que começam com a letra "S" (os 5S), a saber, Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke:

• Classificação (Seiri). O ponto de partida é a eliminação de tudo aquilo que é desnecessário e não agrega valor. Além de liberar espaço, esse passo exclui aspectos que complicam a eficiência da organização.
• Ordem (Seiton). A ordem é uma ferramenta para a produtividade. Manter cada elemento em seu devido lugar permite que o trabalho flua sem interrupções e reduz o tempo perdido procurando.
• Limpeza (Seiso). Além de tornar o espaço de trabalho mais agradável, a limpeza aumenta a segurança, pois, com um menor ruído visual, é mais fácil identificar e corrigir possíveis avarias ou incidentes. Isso contribui para a melhoria contínua.
• Padronização (Seiketsu). Envolve manter os três primeiros passos (Seiri, Seiton e Seiso) através de normas e controles visuais que assegurem o acompanhamento de boas práticas e a conservação da ordem.
• Autodisciplina (Shitsuke). Deve haver um compromisso para evoluir rumo a uma filosofia de trabalho mais adequada e garantir a transformação.

10 princípios para melhorar processos com o 'kaizen'

Embora os 5S sejam constituídos pelos fundamentos do kaizen, esse pensamento e sua implementação também podem ser resumidos no seguinte decálogo:

1. Deixar de lado as suposições e questionar as práticas atuais, assumindo que sempre há espaço para melhorias. O progresso é constante e inesgotável.
2. Exige proatividade na resolução de problemas. Trata-se de encontrar formas de realizar melhorias antes de descartá-las e de extrair ideias das situações de dificuldade.
3. É preciso construir de forma positiva em vez de negativa. Ou seja, em vez de especificar como uma tarefa não deve ser feita, é preciso explicar como desenvolvê-la e detalhar os passos necessários para sua realização.
4. Os erros devem ser corrigidos à medida que ocorrem, sem adiar sua correção.
5. Antes de fazer mudanças, é preciso chegar à raiz do conflito para entender suas causas. Só assim eles podem ser resolvidos.
6. A mudança deve priorizar as ideias que promovam o bom funcionamento da empresa, mas sem cair em um perfeccionismo contraproducente que paralisa os processos.
7. As empresas devem incentivar ambientes onde todos os colaboradores possam propor ou sugerir ideias de melhoria, ou seja, onde todos possam contribuir.
8. É preferível ter em consideração as ideias de dez pessoas do que esperar uma ideia genial de apenas uma.
9. Depois de implementar uma mudança, os resultados devem ser verificados através de métricas que permitam avaliar sua eficácia. Se der certo, o próximo passo é padronizar essa modificação e aplicá-la a outras áreas.
10. Os problemas devem ser resolvidos in loco. Com o genchi genbutsu ou, o que é a mesma coisa, "ver as coisas por si mesmo", é possível compreender a seriedade dos incidentes e adotar medidas para corrigi-los.

Benefícios do 'kaizen' nas empresas

A adoção do método kaizen promove uma cultura de melhoria contínua e oferece uma infinidade de benefícios para as organizações que optam por seguir suas recomendações:

• Aumento da eficiência. Eliminar passos repetidos e redundâncias faz com que a produção e a distribuição se tornem mais ágeis e se adaptem melhor às exigências do mercado.
• Redução de custos. O uso responsável dos recursos da empresa, focando naquilo que realmente é crucial, gera um efeito positivo no resultado final.
• Maior qualidade. Os esforços para identificar os atuais problemas e a otimização de processos contribuem para a obtenção de produtos e serviços que satisfaçam os clientes.
• Flexibilidade. Ao serem mais resilientes, as empresas podem se adaptar mais rapidamente às mudanças e imprevistos, obtendo assim uma vantagem competitiva.
• Estimular as habilidades. O método kaizen promove o treinamento dos colaboradores para a sua evolução profissional, o que lhes permite participar em mais projetos e liderar iniciativas.
• Ambiente de trabalho positivo. Os ambientes que envolvem e motivam seus colaboradores incentivam a troca de ideias. Isso se traduz em um maior senso de pertencimento e em trabalhadores que agregam valor à empresa.
• Ambientes mais seguros. A eliminação de etapas desnecessárias e a implementação de processos mais eficientes reduz os riscos no local de trabalho.

Exemplos de empresas que utilizam o 'kaizen'

Várias empresas de tecnologia asiáticas, incluindo a Samsung, incorporaram práticas inspiradas na filosofia kaizen, como os passeios gemba, outra prática comum entre os executivos. Consiste em ser testemunha do dia a dia do local onde se cria valor na organização, e não só quando houver um problema. Assim, os gerentes podem avaliar as oito áreas onde ocorrem mais ineficiências nas empresas, fáceis de lembrar através do acrônimo timwoods: Transporte, Estoque, Movimento, Espera, Processamento excessivo, Produção excessiva, Defeitos e Habilidades.

Nestlé, líder mundial em alimentos e bebidas, foi uma das primeiras multinacionais da alimentação a adotar o método kaizen. Graças a essa filosofia, limitou os desperdícios gerados em suas fábricas e evitou tempo de inatividade em seus processos. A empresa caracteriza-se por aderir à mudança para melhorar continuamente, por isso não hesitou em utilizar os armazéns automáticos da Mecalux para maximizar o desempenho de suas fábricas ao longo dos anos.

A Mecalux impulsiona a ordem e a eficiência das operações realizadas através de sistemas de armazenamento, instalações automáticas e soluções digitais diretamente alinhadas com a filosofia kaizen. Além disso, trabalhamos com nossos clientes para instalar o Easy WMS, o sistema de gerenciamento de armazém que satisfaz as necessidades específicas de cada empresa. Se deseja potencializar sua cadeia de suprimentos, não hesite em entrar em contato conosco, podemos ajudá-lo a otimizar sua logística.