Como aplicar o ciclo de PDCA na logística?

O ciclo Deming, ou ciclo PDCA por sua sigla em inglês (Plan, Do, Check and Act), é um método de gestão de qualidade que permite executar uma estratégia de melhoria contínua na empresa, facilitando assim a resolução de problemas em um estruturado e sistemático.

Este procedimento é composto por quatro etapas fundamentais: planejar, fazer, verificar e ajustar.

O nome do ciclo leva o sobrenome do consultor americano que o popularizou, William Edwards Deming, embora a criação seja atribuída ao seu mentor, Walter Shewhart. Deming, especialista em sistemas de gestão de qualidade e profundo conhecedor de estatística, trabalhou com engenheiros e cientistas para aplicar o círculo PDCA em empresas japonesas ao longo da década de 1950. Somente três décadas mais tarde sua metodologia para qualidade total criaria raízes na indústria dos Estados Unidos.

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo Deming, também chamado de espiral de melhoria contínua, é uma metodologia que visa aprimorar um procedimento, localizar a causa de um problema e corrigi-la. O círculo PDCA é geralmente mostrado como uma roda, visto que é concebido como um processo cíclico. Confira a representação abaixo:

O ciclo PDCA aborda o planejamento de uma ação de melhora que parte de um problema recorrente, a execução controlada da solução proposta, a posterior análise da operação ─ para identificar diferenças entre o que foi planejado e o que foi executado ─ e, por fim, a padronização do ajuste corretivo, com objetivo de estabelecer o novo processo otimizado na empresa.

As 4 etapas do ciclo PDCA aplicadas à logística

Analisamos em detalhes o que cada uma das etapas do ciclo PDCA engloba:

1. Planejar

O objetivo desta etapa é definir o problema ou o processo que a empresa deseja melhorar. Na logística, algumas das situações que merecem ser submetidas ao ciclo de Deming podem ser: erros nas fases de picking e packing, atrasos na preparação dos pedidos, elevado índice de devoluções, entrega de embalagens danificadas, entre outros. Manter um controle exaustivo do armazém por meio de métricas definidas é essencial para identificar as áreas que estão falhando.

Esta fase do ciclo PDCA pode ser dividida em três subprocessos:

1. Determine a oportunidade de melhoria e analisar a situação inicial: devemos enfatizar as causas que estão gerando o problema e aprofundar os "porquês". O Princípio de Pareto pode ser útil aqui. Da mesma forma que é relevante no método ABC do armazém, esta regra também pode ser usada para definir prioridades derivadas de um problema de logística. Normalmente, a maior parte dos efeitos negativos de um problema (80%) são causados ​​por algumas causas (20%).

2. Estabeleça objetivos mensuráveis: eles devem ser específicos, alcançáveis, relevantes e orientados para resultados. Além disso, é fundamental designar um prazo para sua avaliação. Esses objetivos podem ser baseados em dados históricos que a empresa registrou estabelecendo KPIs (indicadores-chave de desempenho) ou em dados setoriais resultantes de um processo de benchmarking da concorrência.

3. Elaborar o plano de ação: inclui estudar e escolher as medidas corretivas mais adequadas, os responsáveis ​​por cada ação e as datas de execução. Pode ser considerada a realização de um teste piloto que posteriormente é estendido para as demais áreas se os resultados forem satisfatórios.

2. Fazer

O estágio "fazer" no ciclo PDCA também é conhecido como estágio de teste. Consiste em executar a ação escolhida e eliminar as causas do problema. Para um bom funcionamento, prepare instruções e treinamentos para os funcionários envolvidos e registre eventuais desvios do plano inicial.

3. Checar

Trata-se de avaliar os resultados, comparando o plano executado com o planejado. A partir das informações coletadas, geralmente são utilizadas ferramentas de visualização de dados, com gráficos e diagramas. Um ponto importante aqui é respeitar os prazos estabelecidos para não se antecipar e tirar conclusões precipitadas.

Após esta avaliação de resultados, existem duas opções:

• O objetivo foi alcançado, então o ciclo de Deming avança para o próximo estágio de ajuste. É essencial verificar o restante das métricas para que não haja “efeitos colaterais”, ou seja, que nenhum problema tenha sido descoberto ou aumentado em outras áreas.
• O objetivo não foi alcançado: se o motivo for porque o plano não foi executado da forma adequada, será necessário voltar à fase anterior e rever detalhadamente o seu desenvolvimento. Se isso for descartado, será necessário retornar ao início do ciclo PDCA e analisar novamente as causas que deram origem ao problema.

4. Ajustar ou atuar

Uma vez que o ciclo tenha se mostrado eficaz, a mudança deve ser documentada, padronizada e controlada. É aconselhável disponibilizar essas informações aos funcionários, organizando, por exemplo, treinamentos. Para um monitoramento abrangente de novos processos, também é pertinente designar os KPIs a serem monitorados.

Além disso, se novas ferramentas foram testadas, elas devem ser amplamente aplicadas. Assim, se o teste piloto com dispositivos de picking por voz se mostrou eficaz na redução de erros na preparação do pedido, será aconselhável perguntar aos responsáveis ​​pela logística sobre sua utilização por todas as operadoras.

Vantagens do ciclo PDCA

• Destacamos os principais benefícios da aplicação do ciclo de Deming:
• Fornece um método padronizado que pode ser usado em qualquer área de negócios para resolver problemas recorrentes.
• Economize tempo procurando a solução mais eficaz.
• Funciona como um roteiro para garantir a execução completa de um projeto.
• Garante uma análise detalhada de erros comuns para resolução.
• Utilizado para controlar e documentar o início de novos processos.
• O ciclo PDCA estabelece um guia de ação para eliminar as causas de um problema, independentemente de mudanças de pessoal.
• Incentiva o trabalho em equipe, graças à participação ativa de todos os envolvidos.

Como o PDCA melhora a qualidade logística de uma empresa?

Em logística, qualidade significa satisfazer a demanda do cliente com o menor custo, sem comprometer o nível de serviço em nenhum momento. A chave é encontrar o equilíbrio ideal entre custo e qualidade de serviço.

Os custos da qualidade e da não qualidade

Ligados a este conceito, existem dois tipos de custos:

• Custos da qualidade: são aqueles derivados da obtenção da qualidade exigida. Por exemplo, é o custo relacionado à implantação de um plano de manutenção preventiva industrial no armazém para a correta conservação dos sistemas.
• Custos de não qualidade: são aqueles que surgem devido à falta de excelência nos processos. Um exemplo são as perdas devido às paradas ou falhas em máquinas.

Ferramentas para o gerenciamento eficiente do armazém 

Melhorar a qualidade é um objetivo constante em logística, pois é sinônimo de maior produtividade. O objetivo final é "fazer bem na primeira tentativa". Para isso, aplicar métodos como o ciclo PDCA aos processos do armazém é fundamental para aumentar a eficiência logística da empresa.

A implementação do ciclo de Deming pode ser complementada com novos sistemas e equipamentos para otimizar todos os processos de instalação. A instalação de um WMS no armazém potencia a aplicação deste método, uma vez que este sistema coleta e processa automaticamente um grande volume de informação.

Além disso, ferramentas como o Supply Chain Business Intelligence facilitam a análise desses dados por meio de painéis e gráficos personalizados, o que aumenta a eficiência em estágios importantes, como entradas e saídas de estoque, preparação de pedidos o gerenciamento de estoque, entre outras.

A inovação tecnológica potencializa o efeito do ciclo PDCA

O objetivo final da qualidade logística é alcançar a melhoria contínua do serviço, ajustando ao máximo os custos. Na verdade, dois em cada dez entrevistados na pesquisa Supply Chain Digital and Analytics Survey, da Deloitte, consideram a redução dos custos de logística como a primeira meta em seu compromisso com as ferramentas de análise de dados.

O monitoramento do processo garante o controle do correto desenvolvimento do ciclo de PDCA, que pode ser aplicado de forma mais eficaz com o uso de sistemas computacionais. Se pretende conhecer em profundidade as vantagens de utilização de um sistema de gerenciamento de armazém, entre em contato conosco e mostraremos como funciona numa demonstração personalizada.