Sistema de inventário: métodos para controlar o estoque do armazém

O sistema de inventário é um processo básico para qualquer tipo de empresa, especialmente para aquelas que gerenciam um número muito variado de produtos. Saber a localização exata das referências evita erros e atrasos nas tarefas de armazenamento e preparação de pedidos.

Com um sistema de inventário adequado, as empresas podem calcular a quantidade necessária de produtos para prestar serviço, garantir a distribuição da mercadoria nos prazos combinados e, inclusive, enfrentar as mudanças imprevistas na demanda.

O que é um sistema de inventário?

Um sistema de inventário consiste em um conjunto de normas e procedimentos utilizados pelas empresas para verificar a quantidade exata de produtos disponíveis. Esse processo lhes permite saber os artigos que estão prestes a esgotar-se para, dessa forma, organizar seu reabastecimento com antecedência para prevenir possíveis quebras de estoque.

As empresas que registram as entradas e saídas de mercadoria no armazém podem determinar o nível de rotatividade de cada artigo e elaborar uma estratégia de aprovisionamento eficaz que garanta um serviço ininterrupto.

O controle do estoque também ajuda a identificar desajustes entre o inventário físico, os estoques localizados nas estantes, e o teórico ou contábil, o que está registrado em um software de gerenciamento de armazém, em um ERP ou em um Excel.

Com um sistema de inventário, as empresas podem identificar a mercadoria que é indispensável para a operação diária e, inclusive, calcular o estoque de segurança necessário diante de um possível aumento da demanda.

Tipos de sistemas de inventário

Cada empresa adapta o sistema de inventário a seu tipo de negócio, produto ou fluxos de trabalho. Esse procedimento dependerá de determinadas questões, tais como o tipo de mercadoria (se são matérias-primas ou produtos acabados) ou do processo logístico (se os artigos estão armazenados ou sendo movidos ao longo da rede logística).

Cabe diferenciar dois sistemas de inventário diferentes de acordo com a periodicidade em que se faz o controle do estoque no armazém:

• Inventário periódico. É um inventário realizado de forma manual e periódica (por exemplo, a cada mês, trimestre, semestre ou uma vez por ano).
• Inventário permanente. Graças à digitalização, a quantidade de mercadoria disponível de uma empresa se mantém atualizada em tempo real, permitindo fazer um rigoroso controle do estoque.

Os sistemas de inventário periódico ou permanente ajudam a fazer o controle dos estoques disponíveis no armazém. A escolha de um sistema ou outro dependerá do tamanho da empresa, dos fluxos internos de mercadoria, dos recursos disponíveis e da quantidade de estoque existente no armazém.

Como funciona um sistema de inventário periódico?

O sistema de inventário periódico consiste em verificar os níveis de estoque disponíveis durante um período de tempo específico. Como regra geral, a data exata em que vai ser feita a contagem é estabelecida antecipadamente para poder organizar corretamente o trabalho. As empresas costumam fazer esse trabalho em épocas de menor atividade empresarial para evitar interferir em outras tarefas.

Uma das particularidades do sistema de inventário periódico é não precisar de nenhum suporte informático para sua execução. Os operadores percorrem o armazém contando e anotando os produtos armazenados em cada localização. Além disso, podem aproveitar para verificar visualmente se os produtos estão em bom estado.

No entanto, o inventário periódico oferece alguns inconvenientes: ao tratar-se de uma operação manual o risco de cometer erros é alto. Esse método também exige tempo e obriga a parar completa ou parcialmente os trabalhos no armazém para fazer a contagem dos produtos em cada localização. A empresa sabe qual é o status do estoque em um momento específico, mas não em tempo real, portanto podem ocorrer desajustes.

Como funciona um sistema de inventário permanente?

No sistema de inventário permanente, a mercadoria se mantém atualizada em tempo real. Através desse processo, as empresas podem controlar constantemente o estoque que possuem em seu armazém.

Para fazer um controle tão preciso dos produtos, as empresas utilizam a tecnologia porque proporciona informações detalhadas sobre a situação de todos e cada um dos estoques. Uma das tecnologias que faz o controle do estoque é o software de gerenciamento de armazém, como o Easy WMS da Mecalux.

Para monitorar os movimentos da mercadoria o software registra os artigos recebidos e expedidos enquanto envia instruções aos operadores sobre o que fazer com cada um deles. Os trabalhadores do armazém utilizam leitores de radiofrequência conectados ao software para identificar as etiquetas dos produtos.

Um sistema de inventário permanente garante a rastreabilidade completa dos produtos. O software monitora todas as etapas pelas quais passa um produto ao longo da cadeia de suprimentos, o que lhe permite saber sua localização exata. Graças à contagem constante do inventário, as empresas conseguem evitar as quebras de estoque.

As vantagens proporcionadas por um software logístico para controlar o estoque compensam o investimento inicial que exige implementar essa tecnologia no armazém. O inventário permanente com um sistema de gerenciamento de armazém elimina erros e proporciona uma maior flexibilidade para enfrentar as mudanças que ocorrem no mercado, tal como o aumento no número de pedidos.

Software para um sistema de inventário permanente

Um software de inventário é um programa informático que facilita o gerenciamento da mercadoria. As empresas com um estoque muito diversificado podem utilizar esse tipo de software para automatizar o gerenciamento do inventário e evitar erros.

Um programa de inventário permite que as empresas possam organizar com antecedência tarefas como o aprovisionamento. Esse seria o caso da empresa dedicada à venda de discos e instrumentos musicais Gonher. A empresa digitalizou seu armazém no México visando fazer um controle mais rigoroso da mercadoria. No momento em que o último produto de uma referência é retirado de sua localização, ou seja, está esgotado, o Easy WMS da Mecalux gera automaticamente a ordem de reabastecimento.

Por outro lado, o software de inventário é fundamental para controlar a rastreabilidade dos produtos. É uma operação fundamental, por exemplo, para a empresa francesa de produtos fitossanitários Maison François Cholat. Com o software da Mecalux, a empresa pode fazer um acompanhamento rigoroso da mercadoria e rastrear seu percurso: "A rastreabilidade sempre nos preocupou. Precisávamos de um software que nos permitisse encontrar o cliente ao qual foi vendido um produto específico e que registrasse informações relevantes sobre a mercadoria, como a data de fabricação ou o número de lote", afirma Morgane Cholat, gerente de logística da firma.

A digitalização do sistema de inventário

Para que as empresas possam prestar um bom serviço aos clientes o sistema de inventário é um processo fundamental. Estar ciente dos produtos disponíveis no armazém é o ponto de partida para poder preparar os pedidos com eficiência.

Em um contexto onde os armazéns trabalham com mais referências, principalmente devido ao crescimento do e-commerce, a tecnologia pode ajudar as empresas a verificar o status de todos os produtos oferecendo o maior número de detalhes. Caso esteja interessado em saber mais sobre como automatizar o gerenciamento de seu armazém, não hesite em entrar em contato conosco. Um consultor especializado irá assessorá-lo sobre a melhor solução digital para sua empresa.