Procedimento operacional padrão (POP): o que é e exemplo

Um procedimento operacional padrão permite estabelecer instruções detalhadas para cada tarefa-chave, assegurando que todas elas sejam realizadas de forma eficiente. Se implementado adequadamente, o POP pode melhorar a produtividade, reduzir custos e garantir o cumprimento das normas. No contexto da logística e do armazém, um procedimento operacional padrão (POP) permite, entre outras coisas, otimizar o gerenciamento do estoque desde o recebimento de mercadorias até o envio de pedidos.

O que é um POP?

POP significa procedimento operacional padrão (do inglês, standard operating procedure - SOP). Trata-se de um conjunto de instruções documentadas que descrevem como realizar uma atividade de maneira eficiente, uniforme e segura. Dessa forma, um funcionário inexperiente pode resolver uma situação simplesmente seguindo algumas instruções.

Os procedimentos operacionais padrão, podem ser apresentados em diferentes formatos, de acordo com o público e o contexto. Embora o documento escrito em Word ou PDF continue sendo o mais comum, cada vez mais suportes são combinados para facilitar a compreensão: fluxogramas, vídeos ou infográficos.

Em logística, um POP para armazéns é um tipo de documento estruturado, em papel ou em formato digital, que padroniza as tarefas críticas, como o recebimento de mercadoria, armazenamento, preparação de pedidos, controle de estoque e expedição, entre outras. Seu principal objetivo é reduzir erros, aumentar a produtividade e fazer com que se cumpram as normas ao longo dos processos logísticos.

Quantos detalhes deve ter um POP?

O nível de complexidade de um procedimento operacional padrão depende da complexidade da tarefa e do perfil dos funcionários que irão executá-lo. Os fatores que determinam o grau de precisão a ser atingido são:

• Complexidade da tarefa. Os processos críticos ou de alto risco exigem maior concretização nas indicações.
• Experiência do pessoal. Se os operadores forem novos, o POP deve ser mais explicativo e servir como ferramenta de treinamento.
• Regulamentações e normas. Os processos sujeitos a auditoria devem ser o mais completos possível.
• Frequência da tarefa. Tarefas pouco frequentes normalmente exigem mais detalhes para evitar erros.

Como redigir um procedimento operacional padrão?

Um procedimento operacional padrão deve ser claro, minucioso e fácil de seguir. Para redigi-lo corretamente, é importante seguir alguns passos:

1. Definir o objetivo do POP. Identificar expressamente o objetivo, especificando qual atividade abrange e por que é importante.
2. Descrever o âmbito. Indicar a quem se dirige e as situações em que deve ser implantado.
3. Atribuir responsabilidades. Identificar a equipe ou funcionário que deve executar cada tarefa.
4. Explicitar o procedimento passo a passo. Compartilhar instruções simples e, se necessário, incorporar imagens ou diagramas que simplifiquem a compreensão do processo.
5. Incluir medidas de controle e segurança. Descrever como evitar erros e garantir o cumprimento das normas.
6. Definir indicadores de desempenho. Definir métricas para avaliar a eficácia do procedimento.
7. Atualizar o documento periodicamente. Verificar o POP quando ocorram mudanças na operação para manter sua validade e utilidade.

Benefícios de implementar o POP em armazéns

Um POP bem redigido melhora a produtividade, reduz erros e facilita o treinamento do pessoal, conseguindo um fluxo de trabalho eficiente e estruturado. Implementar procedimentos operacionais padrão em armazéns traz vários benefícios:

• Padronização de processos. O POP promove a uniformidade na execução de tarefas realizadas no armazém, evitando inconsistências operacionais.
• Maior eficiência. Ao eliminar etapas desnecessárias, as tarefas são executadas de forma mais rápida e organizada, reduzindo períodos de tempo improdutivos e melhorando o gerenciamento do armazém.
• Redução de erros. A documentação minuciosa no POP ajuda a reduzir falhas no recebimento, armazenamento, preparação de pedidos e expedição de mercadorias.
• Treinamento do pessoal mais rápido. Os novos funcionários se adaptam antes, pois o POP funciona como um guia preciso e detalhado.
• Conformidade regulatória. Garante que as operações estejam em conformidade com os regulamentos de segurança e qualidade, promovendo um ambiente de trabalho mais seguro.
• Adaptabilidade e melhoria contínua. O POP pode ser atualizado para integrar novas tecnologias e otimizar processos operacionais, permitindo que o armazém seja mais competitivo.

Implementar o POP em armazéns não só impulsiona a eficiência, como também traz maior segurança e controle, contribuindo para obter uma cadeia de suprimentos mais ágil e confiável.

Exemplo de procedimento operacional padrão no armazém

Este é um exemplo de procedimento operacional padrão para o recebimento de mercadorias em uma instalação logística que possui um sistema de gerenciamento de armazém. De modo geral, as empresas têm um modelo que pode ser utilizado repetidamente:

1. Objetivo. Determinar o processo de recebimento de mercadoria no armazém, garantindo a verificação da quantidade, qualidade e documentação, assim como a correta localização dos produtos.
2. Âmbito. Aplicável a todo o pessoal envolvido no recebimento de mercadoria, incluindo supervisores, operadores de doca e pessoal de controle de qualidade, entre outros.
3. Responsabilidades. O supervisor deve coordenar o recebimento e os operadores descarregar, inspecionar e registrar a mercadoria. Finalmente, o departamento de qualidade verifica o status e a conformidade dos produtos.
4. Procedimento. Envolve as seguintes subetapas:
   • Preparação. Verificar a programação de entregas no sistema de gerenciamento do armazém (WMS) e comprovar se a área de recebimento está limpa e pronta para a descarga.
   • Descarga de mercadoria. Confirmar a identidade da empresa transportadora, verificar a documentação (romaneio, fatura, packing list), situar o veículo na doca de descarga atribuída e descarregar a mercadoria utilizando equipamentos de movimentação adequados (empilhadores, transpaleteiras).
   • Inspeção e verificação. Contar e comparar, com a assistência do WMS, a quantidade recebida com a documentada, inspecionar as condições físicas dos produtos (embalagem, validade, número do lote), registrar qualquer incidente e comunicá-lo ao supervisor.
   • Registro no sistema. Se a inspeção for correta, as informações coletadas pelo WMS são confirmadas e os produtos são etiquetados de acordo com o procedimento interno.
   • Armazenamento. Transferir a mercadoria para a área de armazenamento e localizá-la de acordo com a estratégia de armazenagem estabelecida, seja FIFO, LIFO ou classificação ABC. O software indica a posição exata aos operadores.
   • Encerramento do processo. Confirmar a finalização do recebimento no WMS e informar o departamento pertinente sobre qualquer incidente detectado.
5. Medidas de controle e segurança. Usar Equipamentos de Proteção Individual (EPI), manter a área de docas livre de obstáculos e sinalizada e verificar se o caminhão está imobilizado antes de descarregar.
6. Indicadores de desempenho. Como o software calcula o tempo médio de recebimento por fornecedor, a porcentagem de discrepâncias no recebimento e o número de incidentes registrados, os responsáveis podem avaliar os KPIs.
7. Documentação associada. Coletar os documentos necessários para executar, controlar ou verificar o processo descrito, tais como o romaneio de entrega ou o packing list, assim como utilizar um relatório de incidentes que exiba discrepâncias ou danos detectados.

O software, um aliado-chave do POP

Ter um procedimento operacional padrão bem estruturado pode contribuir significativamente para melhorar os fluxos de trabalho em um armazém. Ao estabelecer diretrizes claras que podem ser repetidas, o POP ajuda a manter a consistência na execução de tarefas e incentiva a melhoria contínua no gerenciamento de processos logísticos. No entanto, sua eficácia depende de uma correta implementação, verificação periódica e adaptação às características específicas de cada operação.

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