Precisão do inventário: o que é, por que é importante e como melhorá-la

A precisão do inventário é um dos pilares de um gerenciamento logístico eficiente. Ter um conhecimento preciso dos produtos disponíveis, onde estão localizados e as quantidades permite tomar decisões operacionais mais confiáveis e garantir a continuidade das operações.

Uma baixa precisão do inventário pode levar a quebras de estoque, atrasos nos pedidos, erros na preparação ou compras desnecessárias. No entanto, manter registros confiáveis do inventário ajuda a melhorar a disponibilidade de estoque, reduzir erros operacionais e aumentar a eficiência do armazém.

Neste artigo analisamos o que se entende por precisão do inventário, por que é tão importante no gerenciamento do armazém e as práticas que ajudam a mantê-la em níveis adequados.

O que é a precisão do inventário?

A precisão do inventário compara o grau de correspondência entre o estoque teórico e o inventário físico disponível no armazém. Ou seja, mede até que ponto os registros do sistema de gerenciamento refletem fielmente a realidade operacional, tanto em quantidades quanto em localização dos produtos.

Quando a precisão é alta, os responsáveis logísticos podem confiar nas informações disponíveis para planejar reposições, preparar pedidos ou reorganizar determinadas áreas. Por outro lado, se os dados apresentarem discrepâncias frequentes em relação ao inventário físico, o risco de erros operacionais e decisões incorretas aumenta.

Importância da precisão do inventário

Manter um alto nível de precisão no inventário é fundamental para o funcionamento da cadeia de suprimentos. Quando as informações do armazém são confiáveis, as empresas podem coordenar melhor suas operações e evitar problemas logísticos. Entre os principais benefícios destacam-se:

• Melhoria do nível de serviço. Uma informação rigorosa permite confirmar a disponibilidade real dos produtos e prevenir cancelamentos ou atrasos nos pedidos.
• Otimização das operações do armazém. Os operadores podem localizar os produtos com maior rapidez e reduzir o tempo de preparação.
• Abastecimento bem planejado. Com dados confiáveis, os responsáveis podem ajustar as compras à demanda real, evitando tanto com as quebras de estoque quanto o excesso de estoque.
• Redução dos custos operacionais. Ao facilitar o planejamento do abastecimento e diminuir o número de quebras de estoque, um inventário preciso ajuda a otimizar o gerenciamento dos estoques e a reduzir os custos operacionais, além de eliminar movimentações e verificações desnecessárias de mercadoria.
• Maior visibilidade da cadeia de suprimentos. A precisão do inventário proporciona informações confiáveis sobre o estoque disponível, o que facilita o planejamento, a coordenação entre departamentos e o gerenciamento eficiente das operações.

Qual KPI é utilizado para determinar a precisão do inventário?

Em logística, a precisão do inventário geralmente é medida através de diferentes indicadores-chave de desempenho (KPI). Um dos mais utilizados é o ERI (precisão dos registros de inventário), que calcula a porcentagem de correspondência entre o inventário contábil registrado no sistema de gerenciamento e o inventário físico. A fórmula do ERI costuma ser expressa da seguinte forma:

ERI (%) = (Unidades corretas / Total de unidades verificadas) x 100

Além do ERI, outros KPI de inventário podem servir como referência indireta para avaliar o nível de precisão:

• Contração de inventário. Mede a diferença entre os estoques registrados e o estoque real que decorre como consequência de perdas, danos ou erros administrativos. Um valor elevado pode indicar problemas no controle das referências.
• Taxa de ajustes de inventário. Reflete a frequência em que devem ser realizados ajustes no sistema para que o estoque registrado corresponda ao inventário físico.
• Índice de quebras de estoque. Um número elevado de faltas inesperadas pode ser sinal de discrepâncias entre o inventário contabilizado e o estoque disponível.
• Preparação de pedidos ágil e sem erros. Erros comuns no picking podem estar relacionados a informações incorretas sobre localizações ou quantidades inseridas no sistema.
• ERU. O erro no recebimento de unidades (ERU) mede as discrepâncias detectadas na entrada da mercadoria, sejam elas diferenças nas quantidades, referências ou status dos produtos recebidos.

O acompanhamento combinado desses indicadores permite detectar desvios nos registros e avaliar até que ponto o inventário está realmente sob controle.

O que é considerado normal em relação à precisão do inventário?

O objetivo de qualquer armazém é manter uma precisão do inventário que se situe perto de 100%. No entanto, na prática podem aparecer pequenas discrepâncias devido a erros humanos, danos na mercadoria, movimentos não contabilizados ou incidentes operacionais.

Por essa razão, as empresas geralmente trabalham com intervalos de referência para avaliar o nível de confiabilidade dos registros do armazém.

• Mais de 98-99%: nível de excelência. Uma precisão superior a 98% costuma ser considerada muito elevada. É comum em armazéns altamente automatizados ou gerenciados com sistemas de gerenciamento de armazém (WMS). Nesses ambientes, a digitalização dos processos e o registro automático de movimentos ajudam a minimizar erros e a garantir dados confiáveis.
• Entre 95 e 98%: nível adequado. Inúmeras operações logísticas trabalham dentro desse intervalo. Embora possam existir pequenas discrepâncias entre o inventário físico e o registrado no sistema, seu impacto na operação costuma ser limitado.
• Abaixo de 95%: risco operacional. Quando a precisão fica abaixo desse limite, é mais provável que surjam problemas como quebras de estoque ou erros em pedidos, além de ajustes frequentes nos registros.

Como melhorar a precisão do inventário?

A melhoria da precisão do inventário não depende apenas da tecnologia. Embora os sistemas de gerenciamento desempenham um papel importante, também influenciam as práticas operacionais do armazém e dos procedimentos de controle. Algumas das estratégias mais comuns incluem:

• Implantar contagens cíclicas. As contagens periódicas de determinadas localizações ou produtos permitem detectar discrepâncias antes de se tornarem problemas maiores.
• Padronizar os processos operacionais. Definir procedimentos claros para o recebimento, armazenamento, picking e expedição limita os erros na anotação de movimentos.
• Treinar o pessoal do armazém. Uma excelente capacitação dos operadores é essencial para evitar erros no registro de mercadorias ou no manuseio de produtos.
• Utilizar tecnologias de identificação. Tecnologias como os códigos de barras ou RFID, junto com dispositivos de leitura, facilitam o registro preciso de cada movimento.
• Implementar um WMS. Um sistema de gerenciamento de armazém (WMS) especializado controla as localizações, registra os movimentos de mercadoria e mantém o inventário atualizado em tempo real.

A combinação de tecnologia, processos bem definidos e disciplina operacional é primordial para atingir um alto nível de precisão.

Exemplo prático: otimização da precisão do inventário

Um exemplo de como a digitalização elimina falhas no controle do inventário é o da Sarkany, empresa argentina especializada em calçados e acessórios.

Após implementar o Easy WMS, o sistema de gerenciamento de armazém da Mecalux, em seu centro logístico de Buenos Aires, a empresa conseguiu otimizar diversas áreas operacionais, especialmente o controle do inventário. Consequentemente, a porcentagem de incidentes no inventário foi reduzida em de 1,5%, o que aumentou a confiabilidade dos registros e a eficiência das operações logísticas. Em suma, melhorar o controle do inventário ajuda a manter altos níveis de precisão no armazém.

A precisão do inventário como base de uma logística produtiva

A precisão do inventário influencia diretamente a eficiência e a confiabilidade das operações logísticas. Quando os registros do armazém refletem a realidade, as empresas podem planejar mais adequadamente suas atividades e oferecer um excelente serviço ao cliente. Para manter níveis elevados de precisão é necessário combinar boas práticas operacionais, controle contínuo dos estoques teóricos e utilizar as ferramentas tecnológicas adequadas que ajudam a contabilizar as movimentações de mercadoria com mais confiabilidade.